اجرای سرشماری و تعدیل موجودی
موجودی فزیکی را سرشماری کنید و سیستم را تطبیق دهید.
سرشماری موجودی به شما کمک میکند تا مقدار واقعی کالاهای موجود در گدام را بررسی کنید و سیستم را با واقعیت درست کنید. این کار برای گزارشات مالی دقیق و شناسایی خسارتها و اختلافات ضروری است.
پیشنیازها
- شما دسترسی به گدام و سرشماری موجودی دارید (یا مدیر شما این صلاحیت را به شما داده است)
- لیست کالاهایی که میخواهید سرشماری کنید دارید
- سیستم موجودی باز دارد (حداقل یک رسید یا صادره قبل از سرشماری)
- تمام تراکنشهای اخیر رسید و صادره کامل شدهاند
مراحل
-
به گدام → سرشماری موجودی بروید و سرشماری جدید را انتخاب کنید. باز کردن در سیستم
-
گدامی یا محل نگهداری را که سرشماری میکنید انتخاب کنید (اگر شرکت شما چند گدام دارد).
-
تاریخ سرشماری و یک توضیح مختصر وارد کنید (مثلاً "سرشماری ماهانه — جولای ۲۰۲۶").
-
برای هر کالا در گدام:
- کد کالا را جستجو یا اسکن کنید تا به سرشماری اضافه شود
- مقدار واقعیای که سرشماری کردید وارد کنید (عدد واقعی واحدها)
- سیستم مقدار دفتری را نشان میدهد (آنچه دفتر کل میگوید باید داشته باشید)
- اگر مقادیر متفاوت هستند یادداشت بگذارید
-
بعد از اتمام سرشماری، تمام ردیفها را بررسی کنید. کالاهای پرارزش یا موارد با تفاوت زیاد را دوباره چک کنید.
-
روی ذخیره و ارسال کلیک کنید. سیستم سرشماری را قفل کرده و تعدیلها را محاسبه میکند.
-
خلاصه تعدیل را بررسی کنید — کالاهایی که نیاز به تصحیح دارند نشان داده میشود.
-
روی تایید و ثبت کلیک کنید. سیستم دفتر را تطبیق میدهد و موجودی را با سرشماری فزیکی برابر میکند.
تأثیر حسابداری
وقتی تعدیل سرشماری را ثبت میکنید، سیستم یک دفتر روزنامچه ایجاد میکند که حساب موجودی و حساب تفاضل را بدهکار یا بستانکار میکند. این کار دفتر کل را درست کرده و اطمینان میدهد که ترازنامه موجودی واقعی را نشان دهد.
نکات و اشتباهات عام
- اگر گدام بزرگ است سرشماری را در بخشهای جداگانه انجام دهید. گدام را به مناطق تقسیم کنید تا گم نشوید و بتوانید دوباره شمارش کنید.
- برای کالاهای در حال انتقال تعدیل نکنید. اگر موجودی در کامیون یا در انتظار رسید است و شرکت آن را نخریده، از سرشماری فزیکی حذف کنید.
- به دنبال کالاهای منقضی یا خراب باشید. این موارد را علامتگذاری کنید تا مدیر شما بتواند نوشتنها را جداگانه بررسی کند.
- رسید و صادره را متوقف کنید. از تیم خود بخواهید در زمان سرشماری کالایی اضافه نکنند یا نفروشند — این کار تطبیق را سختتر میکند.
آیا این مطلب مفید بود؟