موجودی فزیکی با سیستم برابر نیست

یافتن تفاوت بین سرشماری فزیکی و سیستم عام است — و قابل حل است. این راهنما کمک می‌کند علت را پیدا کنید.

علائم

• ۹۵ واحد کالایی را سرشماری کردید اما سیستم ۱۰۰ نشان می‌دهد
• کالای ارزشمندی از گدام گم است اما دفتر می‌گوید آنجا است
• بعد از تعدیل سیستم برابر سرشماری، بیلانس هنوز برابر نیست
• سرشماری‌ها هر ماه بزرگ‌تر یا کوچک‌تر می‌شوند

علل محتمل (به ترتیب احتمال)

۱. تراکنش‌های اخیر هنوز ثبت نشده‌اند

رایج‌ترین علت. حواله‌ای ممکن است رسیده یا فروشی ثبت شده باشد اما تایید نشده باشد.

حل:

• گزارش تراکنش‌های معلق را چک کنید یا دفتر روزنامچه را بررسی کنید
• از تیم فروش و خرید بپرسید اگر حواله‌هایی در حال بررسی هستند
• اگر تراکنش‌های معلق پیدا کردید، آن‌ها را تکمیل کنید
• اگر آخر دوره است، کالاهای در انتقال را در نظر بگیرید

۲. خطای ورودی داده (رقم غلط، کالای اشتباه)

کسی ممکن است رقم اشتباه را وارد کرده یا کد اشتباهی را اسکن کرده باشد.

حل:

• به گدام → تراکنش‌ها بروید و براساس تاریخ فیلتر کنید
• مقادیر عجیب یا کالاهایی که معمول نیستند را جستجو کنید
• اگر خطای پیدا کردید، از مدیر بخواهید آن را تصحیح کند
• کالا را دوباره سرشماری کنید

۳. سرقت، خسارت، یا ضایع‌شدن

موجودی ممکن است گم شده، خراب، یا بدون ثبت رسمی جابه‌جا شده باشد.

حل:

• گدام را برای کالاهای خراب یا ناپدید اسکن کنید
• کالاهای ارزشمند در محل ایمن هستند یا خیر بررسی کنید
• یک سرشماری تعدیل ایجاد کنید تا ضایع‌شدن را ثبت کنید
• الگو را بررسی کنید: آیا هر ماه بیشتر می‌شود؟

۴. خطای سرشماری

سرشماری خود ممکن است اشتباه باشد (رقم اشتباه، کالا فراموش شده).

حل:

• یک نفر دیگر کالاهای با تفاوت زیاد را دوباره سرشماری کند
• برای کالاهای بزرگ، وزن یا اندازه‌گیری کنید
• اگر سرشماری دوم با سیستم برابر است، سرشماری اول اشتباه بود
• اگر سرشماری دوم با سرشماری اول برابر است، سیستم اشتباه است

۵. مسئله ارزیابی (قیمت اشتباه)

مقدار برابر است اما ارزش سیستم برابر نیست. معمولاً قیمت اشتباه است.

حل:

• به محصولات بروید و قیمت تمام‌شد را چک کنید
• آن را با فاکتورهای خریداری اخیر مقایسه کنید
• از مدیر بخواهید روش ارزیابی را تأیید کند
• اگر قیمت اشتباه است، مدیر می‌تواند آن را تصحیح کند

زمان تماس با پشتیبانی

• تمام علل را بررسی کردید اما تفاوت باقی است
• تفاوت از ۱۰% بیشتر است
• تفاوت‌ها هر ماه بیشتر می‌شوند
• سیستم کند است یا هنگام تعدیل خراب می‌شود