ایجاد و مدیریت دوسیه‌های کارمندان

ایجاد و مدیریت دوسیه‌های کارمندان

ایجاد یک دوسیه کارمندی در یوسیستمز هویت، اطلاعات تماس و نقش کارمند را در سازمان شما برقرار می‌کند. تمام داده‌های معاشات، حاضری و عملکرد به این دوسیه اصلی مرتبط است.

قبل از شروع

• شما باید اجازه ایجاد و ویرایش کارمندان داشته باشید (معمولاً نقش مدیر HR یا مدیر)
• نام کامل، شماره تماس و تاریخ تولد کارمند را بدانید
• بخش یا دپارتمانی که کارمند به آن تعلق دارد را شناسایی کنید
• اگر برای کارمند حساب کاربری یوسیستمز اختصاص می‌دهید، آدرس ایمیل آنها را آماده کنید
• سیستم شماره‌گذاری کارمندان شرکت خود را (اگر وجود دارد) آماده کنید

مراحل

1. به HR → کارمندان بروید، سپس کارمند جدید یا دکمه + را کلیک کنید. باز کردن در یوسیستمز

2. اطلاعات پایه را وارد کنید:

   • نام و نام خانوادگی (الزامی)
   • شماره کارمند (اختیاری، می‌تواند خودکار تولید شود)
   • تاریخ تولد
   • جنسیت
   • وضعیت تاهل
   • تابعیت (اگر سیستم شما آن را ردیابی کند)

3. اطلاعات تماس را اضافه کنید:

   • شماره موبایل (الزامی برای بیشتر ارتباطات)
   • آدرس ایمیل
   • آدرس دائمی
   • آدرس موقت (اگر متفاوت باشد)

4. تعیین به بخش:

   • بخش کارمند را از منوی کشویی انتخاب کنید
   • عنوان یا موقعیت شغلی آنها را انتخاب کنید
   • نوع استخدام را تنظیم کنید (تمام وقت، پاره وقت، قرارداد، موقت)

5. تاریخ‌های استخدام را تنظیم کنید:

   • تاریخ شروع (تاریخ پیوستن یا شروع کار)
   • تاریخ پایان (خالی بگذارید برای استخدام مستمر؛ اگر کارمند رفته است پر کنید)

6. حساب کاربری یوسیستمز را پیوند دهید (اختیاری):

   • اگر کارمند نیاز به ورود به یوسیستمز دارد، پیوند کاربر را کلیک کنید
   • حساب کاربری موجود را انتخاب کنید یا یک حساب جدید ایجاد کنید
   • نقش‌های کارمند را انتخاب کنید (مثلاً "می‌تواند معاشات را مشاهده کند"، "می‌تواند حاضری را ثبت کند")

7. دوسیه را ذخیره کنید با کلیک کردن روی ذخیره یا ایجاد.

نکات و اشتباهات رایج

• قبل از افزودن جزئیات بیشتر ذخیره کنید. اگر نیاز به افزودن اطلاعات بانکی یا مخاطبین اضطراری دارید، ابتدا دوسیه پایه را ذخیره کنید، سپس آن را ویرایش کنید تا بخش‌های دیگر را اضافه کنید.
• ایمیل بزرگ و کوچک حساس است. اگر حساب کاربری را پیوند می‌دهید، اطمینان حاصل کنید که ایمیل دقیقاً با حساب مطابقت دارد.
• تخصیص بخش بر معاشات تأثیر می‌گذارد. تغییر بخش کارمند پس از اجرای معاشات برای یک ماه ممکن است نیاز به تعدیل معاشات داشته باشد.
• شماره کارمند نمی‌تواند تکراری باشد. اگر از شماره‌های سفارشی کارمند استفاده می‌کنید، یوسیستمز اگر شماره قبلاً وجود دارد به شما هشدار می‌دهد.