ثبت اضافه کاری

اضافه کاری زمانی اتفاق میافتد که کارمند بیش‌تر از ساعات شفت منظم کار کند. Usystems اضافه کاری را به‌طور جداگانه ردیابی میکند تا بتوانید نرخ‌های اضافه کاری (مثلاً 1.5 برابر) را به حقوق‌دهی اعمال کنید. این باعث دستمزد منصفانه و کمک به پیش‌بینی هزینه نیروی کار میشود.

پیش‌نیازها

• اطمینان حاصل کنید که حاضری یا تایم‌شیت‌ها برای تمام کارمندان دقیق ثبت شده‌اند.
• سیاست اضافه کاری خود را تایید کنید (مثلاً هر ساعتی فراتر از 8 روزانه یا 40 در هفته).
• نرخ‌های اضافه کاری را در تنظیمات حقوق‌دهی تعریف کنید (مثلاً 1.5 برابر برای اضافه کاری روزهای هفته، 2 برابر برای یکشنبه).
• باید صلاحیت مدیر یا حقوق‌دهی HR را داشته باشید.

مراحل

1. از منوی اصلی به منابع بشری → اضافه کاری بروید. بازکردن در Usystems

2. یک محدوده تاریخی (مثلاً ماه جاری) را برای مشاهده یا افزودن ثبت‌های اضافه کاری انتخاب کنید.

3. سیستم ممکن است اضافه کاری را براساس ثبت‌های حاضری و شفت به‌طور خودکار محاسبه کند. برای افزودن یا تنظیم دستی اضافه کاری:

   • روی افزودن اضافه کاری یا نماد مثبت کلیک کنید.
   • کارمند را انتخاب کنید.
   • تاریخ اضافه کاری را وارد کنید.
   • ساعات اضافه کاری و نوع آن را مشخص کنید (اضافه کاری معمول، اضافه کاری هفته‌انتها، و غیره).

4. جزئیات اضافه کاری را پر کنید:

   • ساعات اضافه کاری: تعداد ساعات اضافی کار.
   • نوع اضافه کاری: دسته را انتخاب کنید (معمول، هفته‌انتها، تعطیل، اضطراری، و غیره).
   • دلیل: توضیح دهید که چرا اضافه کاری ضروری بود (مثلاً "سفارش فوری"، "تعمیر تجهیزات").
   • تایید‌کننده: نام مدیری که اضافه کاری را مجاز کرده را نشان دهید.

5. روی ذخیره کلیک کنید تا اضافه کاری را ثبت کنید.

6. خلاصه اضافه کاری را بازبینی کنید تا اطمینان حاصل کنید که تمام ساعات درست ثبت شده‌اند.

7. هنگام اجرای حقوق‌دهی، ساعات اضافه کاری با استفاده از نرخ‌هایی که تعریف کردید (مثلاً 1.5 برابر) محاسبه میشوند.

اثر حسابداری

دستمزد اضافه کاری هزینه اضافی است. سیستم ساعات اضافه کاری را در نرخ اضافه کاری (مثلاً 1.5 برابر) ضرب میکند تا دستمزد اضافی را محاسبه کند. این هزینه‌های نیروی کار را افزایش میدهد و به‌عنوان هزینه حقوق‌دهی ثبت میشود. اگر اضافه کاری مخصوص پروژه باشد، ممکن است به هزینه پروژه اختصاص داده شود نه خرج.

نکات و اشتباهات رایج

• سیاست‌های واضح اضافه کاری را تعریف کنید: آستانه‌ها (روزانه یا هفتگی) و نرخ‌ها را مستند کنید.
• ابتدا تایید مدیر را بگیرید: همیشه قبل از انجام اضافه کاری تایید الزام کنید.
• انواع اضافه کاری را به‌طور یکسان استفاده کنید: بین اضافه کاری معمول و هفته‌انتها و تعطیل تمیز دهید.
• روند اضافه کاری را نظارت کنید: اضافه کاری را به‌طور منظم بررسی کنید تا الگو‌ها را شناسایی و هزینه‌های نیروی کار را کنترل کنید.
• با کارمندان ارتباط برقرار کنید: انتظارات اضافه کاری را واضح کنید تا کارمندان بدانند چگونه جبران خواهند شد.