سوالات متداول: مدیریت کارمندان
پاسخهای سریع به سوالات رایج در مورد ایجاد، بهروز کردن و حذف دوسیههای کارمندان.
سوالات متداول: مدیریت کارمندان
آیا میتوانم دوسیه کارمند را پس از ایجاد ویرایش کنم؟
بله. به HR → کارمندان بروید، کارمند را در فهرست پیدا کنید و نام آنها را کلیک کنید تا دوسیهشان را باز کنید. میتوانید هر فیلد را بهروز کنید به جز شماره کارمند (اگر خودکار تولید شده بود). برخی فیلدها مانند تاریخ شروع ممکن است نیاز به تعدیل معاشات داشته باشند اگر کارمند قبلاً پرداخت شده باشد، بنابراین قبل از تغییر تاریخهای استخدام با تیم مالی خود بررسی کنید.
اگر کارمندی را حذف کنم چه اتفاقی میافتد؟
حذف کارمند دوسیهشان و تمام دادههای مرتبط (سابقه معاشات، حاضری، تعیینها) را حذف میکند. این عمل قابل خنثیکردن نیست. اگر فقط میخواهید کسی را غیرفعال کنید، بیشتر سیستمها به جای حذف به شما اجازه میدهند تاریخ پایان را تنظیم کنید—این دوسیه تاریخی را برای حسابرسی و فایلهای مالیاتی سالم نگاه میدارد. قبل از حذف با مدیر HR خود تماس بگیرید.
آیا میتوانم شماره یا شناسه کارمند کسی را تغییر دهم؟
شمارههای کارمند معمولاً ثابت هستند تا سردرگمیهای معاشات و حسابرسی را جلوگیری کنند. اگر هنگام ایجاد دوسیه خطای تایپی داشتید، با مدیر سیستم تماس بگیرید؛ ممکن است نیاز باشد شماره را دوباره اختصاص دهید یا دوسیه را دوباره ایجاد کنید. شمارههای کارمند را در سیستمهای تولید دستی ویرایش نکنید.
چگونه حساب بانکی را برای پرداختهای معاش اضافه کنم؟
این معمولاً در بخش جداگانهای مانند جزئیات بانکی یا تنظیمات معاش در دوسیه کارمند انجام میشود. روی نام کارمند کلیک کنید تا نمایهشان را باز کنید، سپس به دنبال برگه بانکداری یا پرداخت باشید. شماره حساب، نام بانک و نام صاحب حساب را وارد خواهید کرد. نامهای دقیق فیلدها بستگی به نیازهای بانکی کشور شما دارد.
آیا چند کارمند میتوانند نام یکسانی داشته باشند؟
سیستم این امکان را میدهد، اما توصیه نمیشود. اگر دو نفر نام یکسانی داشته باشند، برای آنها شمارههای کارمندی متمایز اختصاص دهید تا در گزارشها و معاشات سردرگم نشوند. میتوانید بهصورت اختیاری نام میانی یا نام میانی را به دوسیهشان اضافه کنید تا متمایز شوند.
اگر میخواهم کارمندان را وارد کنم اما تمام جزئیات را ندارم چه کار کنم؟
میتوانید فقط با فیلدهای الزامی (نام و تاریخ تولد، حداقل) وارد کنید و فیلدهای دیگر را خالی بگذارید. میتوانید همیشه بعداً اطلاعات گم شده را با ویرایش دوسیه هر کارمند اضافه کنید. با این حال، اگر برنامهریزی میکنید معاشات را اجرا کنید، باید قبل از پردازش پرداختها جزئیات بانکی و اطلاعات معاش را پر کنید.
چگونه فهرست تمام کارمندان را صادر کنم؟
بیشتر سیستمها دکمه صادر کردن را در صفحه فهرست کارمندان دارند. به HR → کارمندان بروید، صادر کردن را کلیک کنید و قالب CSV یا اکسل را انتخاب کنید. فایلی با تمام کارمندان و فیلدهای نمایششده خود را دریافت خواهید کرد. این برای پشتیبانگیری، گزارشدهی یا بهاشتراکگذاری با سیستمهای خارجی مفید است.
آیا میتوانم حساب کاربری یوسیستمز یکسان را به چند کارمند اختصاص دهم؟
خیر. هر کارمندی که برای ورود به یوسیستمز نیاز دارد باید حساب کاربری منحصر بهفرد داشته باشد. اگر میخواهید چند کارمند دادههای یکسان را مشاهده کنند (مثلاً نمایی مشترک HR)، به جای بهاشتراکگذاری ورود، آنها را به گروه یا نقش یکسان اختصاص دهید.
آیا این مطلب مفید بود؟