وارد کردن کارمندان از اکسل/CSV

وارد کردن کارمندان از اکسل/CSV

اگر فهرست کارمندان خود را در قالب اکسل یا CSV دارید، می‌توانید همه آنها را یکبار وارد کنید به جای ایجاد دستی هر دوسیه. این سریع‌ترین راه برای تنظیم فهرست کارمندان سازمان شما هنگام شروع یا پذیرش یک تیم بزرگ است.

قبل از شروع

• فهرست کارمندان خود را به‌صورت فایل اکسل (.xlsx) یا CSV (.csv) صادر یا آماده کنید
• فایل شما باید حداقل شامل ستون‌های الزامی باشد: نام کارمند، تاریخ تولد
• ستون‌های توصیه‌شده نیز شامل موارد زیر هستند: شماره موبایل، ایمیل، بخش، عنوان شغلی، تاریخ شروع، نوع استخدام
• بررسی کنید که نام‌های تکراری در فایل شما وجود ندارد (اگر دو نفر نام یکسانی دارند، آن‌ها را با شماره کارمند علامت‌گذاری کنید)
• تمام تاریخ‌ها باید در قالب یکسان باشند (مثلاً DD/MM/YYYY یا YYYY-MM-DD)
• شما باید اجازه ایجاد کارمندان داشته باشید (نقش مدیر HR یا مدیر)

مراحل

1. به HR → کارمندان بروید. باز کردن در یوسیستمز

2. دکمه وارد کردن را کلیک کنید (معمولاً نماد صفحه‌گسترده یا بارگذاری).

3. فایل خود را انتخاب کنید:

   • فایل را انتخاب کنید کلیک کنید و فایل اکسل یا CSV خود را از کامپیوتر انتخاب کنید
   • یوسیستمز پیش‌نمایش چند سطر اول را نمایش می‌دهد

4. ستون‌ها را مطابقت دهید:

   • صفحه وارد کردن ستون‌های فایل شما را در سمت چپ نشان می‌دهد
   • هر ستون را با فیلد کارمندی مربوط در یوسیستمز مطابقت دهید (مثلاً ستون "نام" شما → فیلد "نام" یوسیستمز)
   • برای انتخاب فیلد هدف متفاوت اگر تطابق خودکار اشتباه است روی سلول کلیک کنید
   • فیلدهای الزامی با قرمز علامت‌گذاری می‌شوند؛ فیلدهای اختیاری می‌توانند بی‌نقشه‌شده بمانند

5. تصمیم بگیرید که با رکوردهای موجود چه کاری انجام دهید:

   • تنها ایجاد: فقط کارمندان جدید را وارد کنید؛ هر یک را با شماره کارمند یا آدرس ایمیل تکراری رد کنید
   • اگر موجود است به‌روز کنید: اگر شماره کارمند با رکورد موجودی مطابقت دارد، آن رکورد را به‌روز کنید؛ در غیر این صورت یک رکورد جدید ایجاد کنید
   • (بر اساس اینکه از نو شروع می‌کنید یا داده‌های موجود را تازه‌سازی می‌کنید انتخاب کنید)

6. پیش‌نمایش را بررسی کنید:

   • برای تأیید اینکه نقشه‌برداری صحیح است، سطرهای پیش‌نمایش را در پایین اسکرول کنید
   • اگر ستونی به‌صورت اشتباه نقشه‌برداری شده است، دوباره آن را کلیک کنید تا دوباره اختصاص دهید

7. وارد کردن را کلیک کنید تا تمام کارمندان بارگذاری شوند.

8. نتیجه را بررسی کنید:

   • یوسیستمز خلاصه‌ای را نشان می‌دهد: "X وارد شد، Y رد شد، Z خطا"
   • اگر خطاهایی وجود داشته باشد، آنها با ردیف فهرست می‌شوند (مثلاً "ردیف 5: قالب تاریخ نامعتبر")
   • خطاها را در فایل منبع تصحیح کنید و در صورت نیاز دوباره وارد کنید

تأثیر بر حسابداری

وارد کردن کارمندان مستقیماً بر حسابات شما تأثیر نمی‌گذارد. اما پس از تنظیم معاشات، معاش هر کارمند در زمان پردازش معاش آنها در حساب هزینه مناسب ثبت می‌شود.

نکات و اشتباهات رایج

• از الگوی دانلود استفاده کنید. هنگام باز کردن صفحه وارد کردن، اغلب یک پیوند "دانلود الگو" وجود دارد—آن را استفاده کنید تا ببینید یوسیستمز دقیقاً کدام ستون‌ها را انتظار می‌برد.
• تاریخ‌ها باید در قالب یکسان باشند. اگر فایل شما DD/MM/YYYY و MM/DD/YYYY را ترکیب کند، وارد کردن در برخی سطرها ناموفق خواهد بود.
• شماره‌های کارمند باید منحصر به‌فرد باشند. اگر دو سطر شماره کارمند یکسان داشته باشند، یوسیستمز سطر دوم را رد می‌کند.
• سلول‌های خالی مشکل ندارند. لازم نیست تمام ستون‌ها را پر کنید؛ فیلدهای اختیاری را خالی بگذارید اگر داده‌های آن را ندارید.