سوالات متداول: راپور حاضری
سوالات رایج درباره اجرا، خواندن و استفاده از راپور حاضری.
پ: سیستم چگونه میداند که کارمند حاضر یا غایب بود؟
ج: راپور حاضری دادهها را از سوابق حاضری میکشد — معمولاً از طریق ساعتهای زمانی، اسکنرهای بیومتریک، برگههای ورود دستی یا تأیید درخواست مرخصی ثبت میشود. اگر کارمند ورودی حاضری ثبتشدهای ندارند و مرخصی تأییدشدهای نیست، به عنوان غایب ظاهر میشوند.
پ: چرا راپور حاضری یک کارمند را به عنوان غایب نشان میدهد حالیکه میدانم آنها به کار آمدند؟
ج: رایجترین دلیل این است که حاضری آنها ثبت نشده است. بررسی کنید که آنها یا سرپرست خود زمان ورود خود را ثبت کردند. اگر برای آن روز درخواست مرخصی ارائه کردند، ممکن است غیبت را لغو کند. اگر معتقد هستید رکورد نادرست است، با مدیر منابع بشری خود تماس بگیرید.
پ: آیا میتوانم آخرهفتهها را در راپور حاضری شامل کنم؟
ج: بله، بیشتر سیستمها به شما این گزینه را میدهند تا این گزینه را تغییر دهید. اگر سازمان شما هفت روز در هفته کار میکند (مثلاً بیمارستان یا کسب و کار خردهفروشی)، فیلتر "شامل آخرهفتهها" را فعال کنید. اگر فقط در روزهای کاری کار میکنید، آن را خاموش کنید تا بر روزهای کاری تمرکز کنید.
پ: آیا راپور حاضری همان راپور خلاصه اضافه کاری است؟
ج: خیر. راپور حاضری حضور یا غیبت (و مرخصی گرفته شده) را نشان میدهد. راپور خلاصه اضافه کاری ساعات کار فراتر از برنامه منظم را نشان میدهد. آنها متممیکدیگر هستند اما اهداف متفاوتی دارند.
پ: چگونه میتوانم ببینم هر کارمند چقدر مرخصی باقی مانده دارند؟
ج: هنگام تولید راپور حاضری، گزینه نمایش بیلانسها را فعال کنید. این مرخصی سالانه، مرخصی بیماری یا سایر بیلانسهای مرخصی برای هر کارمند را در کنار سوابق حاضری آنها نمایش میدهد.
پ: آیا میتوانم راپور حاضری را برای سالهای گذشته اجرا کنم؟
ج: بله، تا زمانی که سیستم شما دادههای تاریخی را نگه دارد. میتوانید هر بازه زمانیای را انتخاب کنید که رکوردها وجود داشته باشند. اگر نیاز به دادههای قدیمیتر از آنچه که سیستم شما نگه میدارد دارید (مثلاً بیش از 3 سال)، درباره گزینههای بایگانی با مدیر منابع بشری خود صحبت کنید.
پ: اگر خطای حاضری کسی را پیدا کنم چه باید انجام دهم؟
ج: راپور را ویرایش نکنید. به جای آن، به سابقه حاضری اصلی یا درخواست مرخصی بروید، آن را تصحیح کنید و سرپرست یا مدیر منابع بشری خود تغییر را تأیید کند. هنگامی که تصحیح شد، راپور را دوباره اجرا کنید تا تصحیح را تأیید کنید.
پ: آیا راپور حاضری میتواند مرا هشدار دهد اگر کسی غیبتهای بیشازحد داشته باشد؟
ج: راپور خود تاریخی است، اما میتوانید از فلترها و تحلیل برای مشاهده الگوها استفاده کنید. راپورهای ماهانه تولید کنید و به دنبال کارمندانی باشید که غیبتهای مکرر داشته باشند. برخی سیستمها هشدارهای خودکار یا داشبوردها برای این منظور ارائه میدهند؛ از مدیر منابع بشری خود بپرسید.
آیا این مطلب مفید بود؟