اکسپورت و چاپ راپور خلاصه معاشات

پس از اجرای راپور خلاصه معاشات، می‌توانید آن را به قالب PDF، Excel یا CSV اکسپورت کنید یا مستقیماً آن را چاپ کنید. این به شما امکان می‌دهد معاشات را آرشیو کنید، نتایج را با تیم‌های مالی به اشتراک بگذارید یا گزارش‌ها را به اسناد پیوست کنید.

قبل از شروع

• راپور خلاصه معاشات باید قبلاً روی صفحه شما ایجاد شده باشد.
• باید دسترسی به اکسپورت گزارش‌ها داشته باشید (معمولاً به طور پیش‌فرض برای نقش‌های HR و مدیر اعطا می‌شود).
• قالب مورد نظر خود را انتخاب کنید: PDF (برای چاپ و ایمیل)، Excel (برای تجزیه و تحلیل بیشتر) یا CSV (برای پردازش داده).

مراحل اکسپورت

1. روی صفحه راپور خلاصه معاشات، دکمه اکسپورت یا دانلود را پیدا کنید (معمولاً در بالا یا پایین گزارش). باز کردن در Usystems

2. دکمه اکسپورت را کلیک کنید و قالب خود را انتخاب کنید:

   • PDF — بهترین برای چاپ، آرشیو و اشتراک‌گذاری از طریق ایمیل.
   • Excel (.xlsx) — بهترین برای جداول محوری، نمودار و تجزیه و تحلیل بیشتر.
   • CSV — بهترین برای وارد کردن به سیستم‌های یا پایگاه‌های داده دیگر.

3. فایل به پوشه Downloads پیش‌فرض کامپیوتر شما دانلود می‌شود. در صورت نیاز نام‌گذاری مجدد کنید (مثلاً Payroll_Summary_Jan_2026.xlsx).

4. فایل را با باز کردن آن تأیید کنید تا محدوده تاریخی و داده‌های صحیح را داشته باشد.

مراحل چاپ

1. روی صفحه راپور خلاصه معاشات، دکمه چاپ را پیدا کنید یا از دستور چاپ مرورگر خود استفاده کنید (Ctrl+P یا Cmd+P).

2. پیش‌نمایش چاپ را بررسی کنید تا مطمئن شوید که تمام ستون‌ها قابل‌رویت هستند و طرح‌بندی متناسب با اندازه کاغذ است.

3. در صورت نیاز جهت صفحه (عمودی یا افقی) را تنظیم کنید تا تمام ستون‌ها جای بگیرند.

4. چاپگر خود را انتخاب کنید و روی چاپ کلیک کنید.

نکات و اشتباهات رایج

• نام‌گذاری فایل: نام ماه و سال را در نام فایل درج کنید (مثلاً Payroll_Jun_2026) تا بتوانید بعداً گزارش‌های آرشیوی را به راحتی پیدا کنید.
• تجزیه و تحلیل Excel: اگر نیاز به جدول محوری یا جمع براساس بخش یا مرکز هزینه دارید، به Excel اکسپورت کنید و یک جدول محوری ایجاد کنید تا اینکه فایل را به صورت دستی ویرایش کنید.
• نسخه پشتیبان: اکسپورت‌ها را در یک درایو به اشتراک‌گذاری شده یا ذخیره‌سازی ابری ذخیره کنید تا از دست رفتن آن‌ها بر اثر خرابی کامپیوتر جلوگیری کنید.
• داده‌های حساس: داده‌های معاشات محرمانه هستند—مطمئن شوید که فایل‌های اکسپورت شده به طور امن ذخیره شده‌اند و فقط با افراد مجاز به اشتراک‌گذاری شوند.
• گزارش‌های بزرگ: اگر محدوده تاریخی بسیار بزرگ یا سازمان بزرگ را اکسپورت کنید، اکسپورت ممکن است چند ثانیه طول بکشد. تب مرورگر را در حین اکسپورت بسته نکنید.