سوالات متداول: اثر حسابداری
سوالات متداول درباره اینکه چگونه فاکتورها بر سوابق حسابداری و صورتهای مالی شما تأثیر میگذارند.
متی ثبت فاکتور اتفاق میافتد—هنگام ایجاد یا پرداخت؟
ثبت فاکتور هنگام ایجاد فاکتور شروع میشود، نه هنگام دریافت پرداخت. وقتی شما فاکتور ایجاد میکنید، یوسیستمزِ بلافاصله آن را در حساب دریافتنیاز (پول دستیری شدۀ شما) و درآمد فروش (درآمد) ثبت میکند. بعداً، وقتی مشتری پرداخت میکند، دومین ثبت نقدینگی دریافتشدۀ را ثبت میکند. به این حسابداری استحقاقی گفته میشود، که درآمد را هنگام کسبآن (در زمان فروش) شناخت میکند، نه هنگام جمعآوری نقد.
آیا لغو فاکتور ثبت را برگردیبدهد؟
بلی. اگر شما فاکتور را لغو یا باطل کنید، یوسیستمزِ تمام ثبتهای مرتبط با آن را برگردیبدهد. هم ورودیهای درآمد و هم ورودیهای حساب دریافتنیاز برگردیبدهیده میشوند، و اگر موجودی کاهش داده شده باشد، دوباره اضافه میشود. دفتر کل به وضعیتی بازمیگردد که قبل از ایجاد فاکتور بود.
آیا میتوانم فاکتور با تاریخ آینده ایجاد کنم؟
این به تنظیمات شرکت شما بستگی دارد. برخی از کسبوکارها فاکتورها را با تاریخ آینده ایجاد میکنند (به عنوان مثال، برای فاکتورهایی که فردا چاپ میشوند)، و یوسیستمزِ این را اجازه میدهد. تاریخ ثبت توسط تاریخ فاکتورای که هنگام ایجاد انتخاب میکنید تعیین میشود. سیاستهای حسابداری شرکت خود را بررسی کنید تا ببینید آیا این اجازه داده شده است یا نه.
اگر من فاکتور ایجاد کنم اما آن را تمام نکنم چه میشود؟
اگر شما فاکتور را به عنوان پیشنویس ذخیره کنید اما آن را ارسال نکنید، یوسیستمزِ آن را در دفتر کل ثبت نمیکند. فاکتور پیشنویس هیچ اثر حسابداری ندارد. این تنها وقتی ثبت میشود که شما وضعیت را به ارسالشده یا وضعیتی که نشان میدهد فاکتور صادر شده است تغییر دهید.
چگونه هزینۀ موجودی بر سود تأثیر میگذارد؟
وقتی شما اقلام موجودی را فاکتور میکنید، یوسیستمزِ هزینۀ اجناس فروختهشده را در قیمت هزینه (آنچه شما برای قلم پرداخت کردید) ثبت میکند، نه قیمت فروش. تفاوت بین قیمت فروش و هزینه سود ناخالص شما است. به عنوان مثال، اگر شما برای یک قلم 100 افغانی پرداخت کردید و آن را برای 200 افغانی میفروشید، COGS به عنوان 100 افغانی ثبت میشود و سود شما 100 افغانی است. این به دلیل این است که ردیابی دقیق هزینۀ اقلام برای گزارش سود صحیح اهمیت بسیار دارد.
فاکتور از کدام حسابات استفاده میکند؟
یک فاکتور ساده از این حسابات استفاده میکند:
- حساب دریافتنیاز — هنگام ایجاد فاکتور افزایش مییابد (بدهکار)
- درآمد فروش — هنگام ایجاد فاکتور افزایش مییابد (بستانکار)
- نقد — هنگام پرداخت فاکتور افزایش مییابد (بدهکار)
- حساب دریافتنیاز — هنگام پرداخت فاکتور کاهش مییابد (بستانکار)
اگر فاکتور اقلام موجودی شامل کند، نیز به این موارد ثبت میشود:
- هزینۀ اجناس فروختهشده — توسط هزینۀ قلم افزایش مییابد (بدهکار)
- موجودی — توسط هزینۀ قلم کاهش مییابد (بستانکار)
اگر فاکتور تخفیف یا مالیات داشته باشد، حسابات اضافی ممکن است استفاده شود (مثل تخفیف فروش، مالیاتِ فروش دستیری شده). برای جزئیات کامل ثبت فاکتور در دفتر کل را ببینید.
آیا من میتوانم فاکتور را بعد از ثبت ویرایش کنم؟
برخی از تغییرات پس از ثبت فاکتور اجازه داده میشود، اما دیگران محدود میشود بر اساس تنظیمات شرکت و وضعیت فاکتور. به عنوان مثال:
- ویرایش جزئیات مشتری (نام، آدرس) ممکن است بدون تغییر ثبت اجازه داده شود.
- ویرایش اقلام خط یا مبالغ معمولاً نیاز به لغو و ایجاد مجدد دارد تا جلوی خراب شدن سوابق حسابداری را بگیرد.
قبل از ویرایش فاکتور ثبتشده، سیاستهای شرکت خود را بررسی کنید یا با مدیر حسابداری تماس بگیرید.
آیا ایجاد رسید فروش متفاوت از فاکتور ثبت میشود؟
بلی. رسید فروش برای فروشهای نقد آنی است (پول در زمان فروش دریافت میشود)، در حالی که فاکتور برای فروشهای اعتباری است (پول بعداً دریافت میشود). یوسیستمزِ آنها را متفاوت ثبت میکند:
- فاکتور: بدهکار حساب دریافتنیاز، بستانکار درآمد (ثبت هنگام ایجاد اتفاق میافتد).
- رسید فروش: بدهکار نقد، بستانکار درآمد (ثبت هنگام ایجاد اتفاق میافتد و هیچ دریافتنیاز ایجاد نمیشود).
برای اطلاعات بیشتر در مورد انتخاب بین این اسناد، کدام سند فروش را باید استفاده کنم؟ را ببینید.
چگونه تأیید کنم فاکتور به درستی ثبت شده است؟
به راپورها → روزنامچه یا تراکنشها بروید تا تمام ثبتها را مشاهده کنید.
بازکردن در یوسیستمزِ
فیلتر کنید بر اساس شماره یا تاریخ فاکتور، و شما هر خط بدهکار و بستانکار را خواهید دید. مجموع بدهکارها و مجموع بستانکارها باید برابر باشند (ثبت دوطرفۀ). اگر آنها مطابق نداشته باشند یا یک ثبت گم شده باشد، با پشتیبانی حسابداری خود تماس بگیرید.
آیا این مطلب مفید بود؟