سوالات متداول: اساسات فاکتور
پاسخهای سریع به سؤالات رایجترین درباره فاکتورها.
ق: آیا میتوانم فاکتور را بعد از تأیید آن ویرایش کنم؟ پ: خیر. پس از تأیید، فاکتور قفلشده است—نمیتوانید خطوط مورد، مشتری، مبالغ یا تاریخها را تغییر دهید. اگر باید چیزی را تصحیح کنید، میتوانید فاکتور را لغو کنید و یک فاکتور جدید ایجاد کنید، یا یادداشت اعتباری (مسترد) صادر کنید تا مانده را تنظیم کنید. همیشه قبل از تأیید فاکتور را با دقت بررسی کنید.
ق: تفاوت بین فاکتور و رسید فروش چیست؟ پ: فاکتور برای فروشهای اعتباری است—مشتری بعداً پرداخت میکند. رسید فروش برای پرداخت فوری (مثلاً نقد یا کارت بدهکاری در جا) است. هر دو در حسابداری شما پیگیری میشوند، اما فاکتورها درآمدهای دریافتنی را ایجاد میکنند و رسیدها نه.
ق: چقدر باید نسخههای فاکتور را نگه دارم؟ پ: این به نیازمندیهای مقام مالیاتی شما بستگی دارد. در اکثر کشورها، باید فاکتورها را ۳ تا ۷ سال برای تدقیق و اهداف مالیاتی نگه دارید. قوانین محلی خود را بررسی کنید.
ق: آیا میتوانم فاکتور را به مشتری از طریق ایمیل بفرستم؟ پ: Usystems یک ویژگی ایمیل داخلی برای فاکتورها ندارد. میتوانید فاکتور را چاپ یا صادرات کنید و آن را بهصورت دستی بفرستید. برخی تجارتها چاپ تا PDF و آن را به ایمیل پیوست میکنند.
ق: اگر مشتری فاکتور را مورد اختلاف قرار دهد چه میشود؟ پ: اگر مشتری خطا یا برگشت کالا ادعا کند، میتوانید یادداشت اعتباری (مسترد جزئی) یا مسترد کامل صادر کنید. این ماندهای که آنها باید بپردازند را تنظیم میکند. قبل از صدور اعتبار با مشتری برای توافق بر تنظیم ارتباط برقرار کنید.
ق: آیا میتوانم شرایط پرداخت متفاوتی برای مشتریان مختلف داشته باشم؟ پ: بله. هر فاکتور دارای فیلد «شرایط پرداخت» است (مثلاً خالص ۳۰، خالص ۶۰، سررسید در دریافت) که برای هر فاکتور تنظیم میکنید. میتوانید همچنین یک پیشفرض برای هر مشتری در ثبت اصلی آنها تنظیم کنید، که هنگام ایجاد فاکتور برای آنها خودکار پر میشود.
ق: اگر فاکتور را به اشتباه لغو یا حذف کنم چه میشود؟ پ: بلافاصله با مدیر تماس بگیرید. مدیران در اکثر موارد میتوانند فاکتورهای لغوشده را بازیابی کنند، اما نباید بر این تکیه کنید. همیشه قبل از تأیید فاکتور دو بار بررسی کنید.
ق: آیا فاکتورها بهطور خودکار شامل مالیه هستند؟ پ: فقط اگر مدیر قوانین مالیاتی برای کسبوکار شما پیکربندی کرده باشد. نه تمام فاکتورها مالیه دارند—این به محصول، مکان مشتری و قانون مالیاتی محلی بستگی دارد. فاکتور خود را بررسی کنید تا ببینید آیا مالیه محاسبه شده است.
آیا این مطلب مفید بود؟