شمارهگذاری فاکتورها: کد خودکار، پیشوند و کد دستی
بیاموزید که Usystems چگونه شمارههای فاکتور را اختصاص میدهد و نحوه سفارشیسازی آنها.
۲۰ سرطان ۱۴۰۵
هر فاکتور یک شماره منحصربهفرد نیاز دارد. Usystems سه روش برای مدیریت شمارهگذاری ارائه میدهد، و میتوانید مشخص کنید که کدام روش تجارت شما استفاده میکند.
| روش شمارهگذاری | نحوه کار | چه زمانی استفاده کنید | مثال |
|---|---|---|---|
| کد خودکار | سیستم هر بار که فاکتور را تأیید میکنید یک شماره متوالی ایجاد میکند. فرمت معمولاً یک پیشوند (اختیاری) به دنبال یک عدد افزایشی است. | رایجترین؛ سادهترین برای اکثر تجارتها. | INV-00001, INV-00002, یا 001, 002 |
| پیشوند + خودکار | شما یک پیشوند متنی را تنظیم میکنید (اغلب اختصارات تجارت یا کد مکان)، و سیستم یک شمارنده متوالی اضافه میکند. | مفید اگر چندین مکان یا خط محصول دارید و میخواهید فاکتورها توسط پیشوند گروهبندی شوند. | NYC-INV-001, LA-INV-002, یا RETAIL-001, BULK-002 |
| کد دستی | هنگام ایجاد فاکتور، شماره فاکتور را خود تایپ میکنید. | نادر؛ فقط اگر باید با یک طرح شمارهگذاری قبلی مطابقت داشته باشید یا یک نیاز خاص داشته باشید. | APR-2026-042, CUSTOM-789 |
پیکربندی (فقط مدیران) شمارهگذاری فاکتور در تنظیمات → تنظیمات تجاری یا تنظیمات → محصولات (اگر در هر محصول) تنظیم میشود. مدیران میتوانند روش شمارهگذاری را انتخاب کنند، پیشوند را تنظیم کنند، و اگر لازم باشد شمارنده را بازنشانی کنند.
رفتار و یادداشتها
- پس از تأیید فاکتور، سیستم شماره آن را قفل میکند. نمیتوانید آن را تغییر دهید.
- اگر پیشنویس را قبل از تأیید آن کنار بگذارید، هیچ شماره اختصاص نمییابد.
- اگر کد خودکار استفاده کنید، سیستم آخرین شمارۀ استفادهشده را به یاد میآورد و افزایش میدهد. اگر فاکتور را حذف یا لغو کنید، شمارنده بازنشانی نمیشود (بنابراین ممکن است شکافهایی در دنباله مشاهده کنید—این معمول و ایمن است).
- کدهای دستی برای موارد خاص مفید هستند اما مسئولیت شما هستند؛ سیستم اگر دو بار شماره یکسانی را وارد کنید، برای تکراری بررسی نمیکند.
- صفرهای پیشرو (001, 002) در کدهای خودکار حفظ میشوند، که نامهای خوانایی و مرتبسازی را آسانتر میکند.
شمارهگذاری در محصولات متعدد اگر تجارت شما چندین ref_product دارد (مثلاً بخش داروخانه و حسابداری)، هریک میتواند طرح شمارهگذاری خود داشته باشد. هریک را بهطور جداگانه در تنظیمات پیکربندی کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟