حالت‌های فاکتور و معنای هر کدام

هر فاکتور در Usystems از یک حیات می‌گذرد که در وضعیت آن منعکس شده است. درک هر وضعیت کمک می‌کند تا بدانید که با یک نگاه چه اتفاقی برای فاکتور رخ داده و چه اقدامی—اگر لازم باشد—سپس نیاز است.

پیش‌نویس شما هنوز در حال ویرایش فاکتور هستید. هیچ تأثیری در حسابداری ندارد. می‌توانید هر فیلد را تغییر دهید، خطوط را اضافه یا حذف کنید، و آن را کاملاً بدون تأثیر بر دفاتر حذف کنید. فقط شما (و مدیران) می‌توانند فاکتورهای پیش‌نویس را ببینید.

تأیید‌شده شما فاکتور را نهایی‌کردید و آن را به مشتری فرستادید (یا آن را به‌عنوان فرستاده‌شده علامت‌گذاری کردید). پس از تأیید، فاکتور در برابر ویرایش قفل است—نمی‌توانید خطوط، مجموع‌های کل یا نام مشتری را تغییر دهید. سیستم این را به عنوان یک دریافت‌نی ثبت می‌کند: مشتری اکنون این مبلغ را باید بپردازد، و مجموع در گزارش‌های سنی درآمدهای دریافتنی شما ظاهر می‌شود. اگر باید فاکتور تأیید‌شده‌ای را ویرایش کنید، ابتدا باید آن را لغو کنید و یک فاکتور جدید ایجاد کنید (یا در برخی تجارت‌ها، یادداشت اعتباری برای تفاوت صادر کنید).

تا‌حدی پرداخت‌شده مشتری بخشی از فاکتور را پرداخت کرده است، اما مانده باقی‌مانده است. سیستم پیگیری می‌کند که چه مبلغی دریافتنی است و چه مبلغی دریافت شده است.

پرداخت‌شده مشتری کل مبلغ را پرداخت کرده است. فاکتور بسته است، اگرچه می‌توانید آن را هنوز مشاهده و چاپ کنید. اگر مشتری بعداً کالاها را برگرداند یا درخصوص هزینه اعتراض کند، می‌توانید مسترد (یادداشت اعتباری) برای معکوس کردن بخشی یا تمام پرداخت صادر کنید.

لغو‌شده (اگر قابل اعمال باشد) فاکتور توسط مدیر یا از طریق فرآیند لغو رسمی لغو شده است. دیگر بر دفاتر تأثیر نمی‌گذارد. فاکتورهای لغو‌شده در گزارش‌ها برای اهداف تدقیق قابل مشاهده‌اند اما به عنوان غیرفعال علامت‌گذاری شده‌اند.

چرا وضعیت مهم است:

• پیش‌نویس: ویرایش یا حذف شما ایمن است.
• تأیید‌شده: فاکتور «زنده» است—بر موضعیت مالی و تعهد مالیاتی شما تأثیر می‌گذارد.
• پرداخت‌شده/تا‌حدی پرداخت‌شده: پول منتقل شده است؛ برای مسترد یا مبالغ مختلف‌الرای هشیار باشید.
• لغو‌شده: برای اهداف حسابداری، انگار که هیچ‌وقت اتفاق نیفتاده است.

هنگامی که کار می‌کنید، Usystems به‌طور خودکار وضعیت را بر اساس پرداخت دریافت‌شده و تغییرات انجام‌شده توسط شما به‌روزرسانی می‌کند. شما می‌توانید در برخی موارد وضعیت را به‌صورت دستی تغییر دهید (برای مثال، تأیید کردن یک پیش‌نویس یا لغو کردن یک فاکتور تأیید‌شده)، بسته به صلاحیت‌های شما.