تاریخ، یادداشت و سایر جزئیات سربرگ

سربرگ فاکتور جزئیات اداری مثل تاریخ فاکتور، تاریخ سررسید و یک قسمت یادداشت برای یادداشت‌ها را شامل می‌شود. این جزئیات برای نگهداری سوابق، برنامه‌ریزی جریان نقدی و تماس با مشتری مهم هستند.

پیش از شروع

• باید مشتری را قبلاً در فاکتور انتخاب کنید.
• تاریخ فروش (تاریخ فاکتور) و زمان سررسید پرداخت را بدانید.
• هر دستورالعمل خاص یا اطلاعات مرجع که می‌خواهید در یادداشت شامل کنید را داشته باشید.

مراحل

1. به فاکتورها → فاکتور جدید بروید. باز کردن در یوسیستمز

2. مشتری را انتخاب کرده و اقلام خط را مثل معمول اضافه کنید.

3. قسمت تاریخ فاکتور را در سربرگ فاکتور جستجو کنید. به‌طور پیش‌فرض به تاریخ امروز تنظیم شده است. اگر فروش در تاریخ متفاوتی انجام شد آن را تغییر دهید.

4. قسمت تاریخ سررسید را جستجو کنید. تاریخی را وارد کنید که انتظار دریافت پرداخت دارید. تاریخ سررسید از شرایط پرداخت شما (اگر تنظیم شده باشد) محاسبه می‌شود اما می‌توانید آن را به‌طور دستی تنظیم کنید.

5. قسمت یادداشت یا یادداشت‌ها را پیدا کنید و هر اطلاعات مرتبط را وارد کنید:

   • دستورالعمل‌های تحویل خاص
   • شماره‌های مرجع از سفارش خرید مشتری
   • توضیح‌های خلاصه فروش یا شرایط خاص
   • یادداشت‌های داخلی برای تیم حسابداری شما

6. برای هر فیلد اختیاری دیگر بررسی کنید (مثلاً شماره PO، مرجع، بخش) و اگر برای فروش شما اعمال شود آن‌ها را پر کنید.

7. تمام جزئیات سربرگ را بررسی کنید تا مطمئن شوند دقیق هستند، سپس اقلام خط را اضافه یا تعیین کنید و فاکتور را ذخیره کنید.

تأثیر حسابداری

تاریخ فاکتور موارد زیر را تعیین می‌کند:

• زمان ثبت فروش در دفاتر شما (تاریخ حسابداری).
• دورهٔ نمایش درآمد در گزارش‌های مالی.
• سنی حساب‌های دریافتنی (میزان وصول‌نشدهٔ فاکتور).

تاریخ سررسید مستقیماً حسابداری را تأثیر نمی‌گذارد، اما برای ردیابی انتظارات پرداخت و محاسبهٔ جریان نقدی مهم است.

نکات و اشتباهات معمولی

• تاریخ فاکتور = تاریخ فروش. از تاریخ تحویل کالاها یا خدمات استفاده کنید، نه تاریخی که فاکتور را در سیستم ایجاد می‌کنید.
• تاریخ سررسید اهمیت دارد. اگر شرکت شما شرایط پرداخت را ارائه می‌دهد (مثلاً خالص 30)، تاریخ سررسید را به‌درستی محاسبه کنید تا مشتری بداند کی پرداخت سررسید است.
• یادداشت برای مشتری مرئی است. اگر فاکتور شما چاپ یا ارسال شود، قسمت یادداشت معمولاً در سند نمایش داده می‌شود. از زبان واضح و حرفه‌ای استفاده کنید.
• درآگاهی منطقهٔ زمانی. اگر شما در منطقهٔ چند منطقهٔ زمانی یا کار در مرزها هستید، تاریخ فاکتور را در منطقهٔ زمانی محلی صحیح برای فروش تأیید کنید.
• بازگذاری. از ایجاد فاکتورهای دارای تاریخی دور در گذشته اجتناب کنید؛ این می‌تواند آشتی‌سازی و ردیابی را پیچیده کند. اگر نیاز به ثبت فروش قدیمی دارید، ابتدا با سرپرستتان تماس بگیرید.