حذف فاکتور و اثرات زنجیره‌ای آن

حذف فاکتور آن را به‌طور کامل از سیستم حذف می‌کند، از جمله تمام رکوردهای مرتبط. این یک اقدام قوی با اثرات زنجیره‌ای است. در اکثر موارد، استفاده از مستردی برای حذف ایمن‌تر است، زیرا مستردی ردپای حسابرسی را باقی می‌گذارد.

قبل از شروع

• صلاحیت‌ها: برای حذف فاکتورها باید اجازه داشته باشید. مدیر شما می‌تواند این را از طریق کاربران و نقش‌ها → گروه‌ها اعطا کند.
• دوبار فکر کنید: حذف دائمی است و نمی‌توان آن را برگردانید. اگر مطمئن نیستید، به جای آن مستردی کنید.
• وقتی حذف ایمن است: فقط فاکتورهای پیشنویس یا فاکتورهای بدون تراکنش‌های مرتبط (پرداخت‌ها، مستردی‌ها یا حرکات گدام) را می‌توان ایمن‌انه حذف کرد.
• وقتی حذف خطرناک است: فاکتورهایی که پرداخت شده‌اند، مسترد شده‌اند یا گدام را تأثیر داده‌اند نباید بدون بررسی دقیق حذف شوند.

وقتی فاکتور را حذف می‌کنید چه اتفاقی می‌افتد

اثرات فوری

• رکورد فاکتور از سیستم حذف می‌شود.
• فاکتور دیگر در لیست‌ها یا گزارشات ظاهر نمی‌شود.
• بیلانس مشتری دوباره محاسبه شده و تنظیم می‌شود.

اثرات زنجیره‌ای

اگر فاکتور رکوردهای مرتبط داشت، حذف ممکن است تأثیر بگذارد بر:

• پرداخت‌ها: پرداخت‌های پیوند‌خوردهٔ به فاکتور ممکن است فاقد ارتباط یا نامعتبر شوند.
• مستردی‌ها: مستردی‌های صادرشدهٔ در مقابل فاکتور ممکن است تأثیر بپذیرند.
• گدام: اگر فاکتور موجودی کم کرده بود، حذف ممکن است آن مقادیر را بازیافت کند (بسته به تنظیمات سیستم شما).
• رکوردهای درآمد: فروش به‌طور کامل از رکوردهای حسابداری پاک می‌شود.

کی حذف کنید و کی مستردی کنید

مراحل حذف فاکتور

1. فاکتورها را باز کنید و فاکتوری را انتخاب کنید که می‌خواهید حذف کنید. در Usystems باز کنید

2. دکمه یا آیکون حذف را در صفحه فاکتور جستجو کنید.

3. روی حذف کلیک کنید و هنگام درخواست تایید کنید (معمولاً با هشدار).

4. فاکتور فوری از سیستم حذف می‌شود.

اگر فاکتور را به‌طور تصادفی حذف کردید

اگر فاکتور را اشتباهاً حذف کردید:

1. بررسی کنید آیا سیستم شما ویژگی سطل زباله یا سبد بازیافت دارد که اجناس حذف‌شدهٔ به‌طور موقت در آن ذخیره می‌شوند.
2. اگر حذف اخیراً بود، با مدیر خود در مورد بازیافت از پشتیبان پایگاه داده صحبت کنید.
3. اگر پشتیبان در دسترس نیست، ممکن است باید فاکتور را دوباره ایجاد کنید و رکوردهای مرتبط را به‌طور دستی تنظیم کنید.

پیشگیری بهتر است: وقتی مطمئن نیستید از مستردی به جای حذف استفاده کنید.

نکات و اشتباهات متداول

• مستردی را ترجیح دهید: در اکثر سناریوهای تجاری، مستردی ایمن‌تر و حسابرسی‌پذیرتر از حذف است.
• برای رکوردهای مرتبط بررسی کنید: قبل از حذف، بررسی کنید که هیچ پرداخت، مستردی یا تراکنش دیگری به این فاکتور وابسته نیست.
• تایید بگیرید: اگر فاکتور ارسال‌شدهٔ را حذف کنید، ابتدا از سرپرست یا رهبر حسابداری برای تایید بخواهید.
• دلیل را مستند کنید: اگر باید حذف کنید، دلیل را در نظر یا رکورد داخلی برای اهداف حسابرسی یادداشت کنید.