ویرایش فاکتور: کدام تغییرات مجاز است

پس از ارسال فاکتور، اکثر زمینه‌ها برای حفاظت از یکپارچگی مالی قفل می‌شوند. با این حال، می‌توانید برخی اطلاعات غیرحساس را بدون تأثیر بر رکوردهای حسابداری ویرایش کنید. اگر نیاز به تغییر مبالغ یا اجناس دارید، به جای آن از مستردی استفاده خواهید کرد.

قبل از شروع

• وضعیت فاکتور: فاکتور باید ارسال‌شدهٔ (نهایی‌شدهٔ) باشد. فاکتورهای پیشنویس را می‌توانید آزادانه ویرایش کنید و دوباره ارسال کنید.
• صلاحیت‌ها: برای ویرایش فاکتورها باید اجازه داشته باشید. مدیر شما می‌تواند این را از طریق کاربران و نقش‌ها → گروه‌ها اعطا کند.
• آنچه می‌توانید تغییر دهید: فقط جزئیات غیرمالی مانند یادداشت‌ها، اطلاعات تماس یا مراجع سند.
• آنچه نمی‌توانید تغییر دهید: مبالغ، اجناس، مقادیر یا تاریخ‌ها (اگر نادرست باشند نیاز به مستردی دارند).

زمینه‌های قابل ویرایش در فاکتور ارسال‌شدهٔ

این زمینه‌ها معمولاً می‌توانند بدون تأثیر بر حسابداری تغییر کنند:

• یادداشت‌های مشتری یا نظرات داخلی — حاشیه‌نویسی‌های فاکتور
• اطلاعات تماس — ایمیل یا تلفن مشتری (اگر به فروش اصلی پیوند‌خوردهٔ نباشد)
• یادداشت‌های چاپی — دستورالعمل‌های چاپی بر روی فاکتورها
• مراجع سند — پیوند‌ها به سفارشات خرید یا سندهای دیگر

اگر در مورد زمینهٔ خاصی مطمئن نیستید با مدیر خود مشورت کنید.

زمینه‌های غیرقابل تغییر

این‌ها نمی‌توانند در فاکتور ارسال‌شدهٔ ویرایش شوند. اگر نادرست باشند، باید مسترد کرده و دوباره صادر کنید:

• نام اجناس یا مقادیر — نیاز به مستردی دارد
• قیمت واحد یا مبلغ کل — نیاز به مستردی دارد
• تاریخ فاکتور — نیاز به مستردی دارد
• مشتری — ممکن است نیاز به مستردی داشته باشد (با مدیر خود مشورت کنید)
• اسعار یا نرخ تبادله — نیاز به مستردی دارد

چگونه فاکتور ارسال‌شدهٔ را ویرایش کنم

1. فاکتورها را باز کنید و فاکتوری را انتخاب کنید که می‌خواهید ویرایش کنید. در Usystems باز کنید

2. اگر نمایان باشد، روی ویرایش یا آیکون ویرایش کلیک کنید.

3. فقط زمینه‌های مجاز (نظرات، یادداشت‌ها، مراجع) را به‌روز کنید.

4. تغییرات را اعمال کنند روی ذخیره کلیک کنید. دوباره ارسال برای ویرایش‌های مجاز لازم نیست.

اگر نیاز به تغییر مبالغ یا اجناس دارید

اگر مبلغ، اجناس یا تاریخ‌های فاکتور نادرست باشند:

1. مبالغ را در فاکتور ارسال‌شدهٔ ویرایش نکنید.
2. مستردی ایجاد کنید تا فاکتور نادرست را معکوس کنید. مستردی‌ها را باز کنید
3. فاکتور جدید و تصحیح‌شدهٔ با جزئیات صحیح ایجاد کنید.
4. این اطمینان می‌دهد رکوردهای حسابداری شما تمیز و قابل حسابرسی باشند.

نکات و اشتباهات متداول

• قبل از ارسال بررسی کنید: اصلاح فاکتور قبل از ارسال آسان‌تر از بعد است. همیشه مبالغ و اجناس را قبل از نهایی‌کردن بررسی کنید.
• برای زمینهٔ پس‌زمینهٔ از یادداشت‌ها استفاده کنید: اگر می‌خواهید مشکلی را در فاکتور پرچم‌شدهٔ کنید (مثلاً "یادداشت: تخفیف به‌طور دستی تنظیم شد")، نظر اضافه کنید تا مبالغ را تغییر ندهید.
• وقتی مطمئن نیستید، مستردی کنید: اگر مطمئن نیستید آیا زمینهٔ می‌تواند تغییر کند، به جای آن مستردی ایجاد کنید. این رکوردهای حسابداری شما را محافظت می‌کند.