سوالات متداول: مدیریت فاکتورها
پاسخهای سریع برای سوالات متداول در مورد ویرایش، حذف و سازماندهی فاکتورها.
آیا میتوانم مشتری را در فاکتور ارسالشدهٔ تغییر دهم؟
معمولاً نه. زمانی که فاکتور ارسال شود (نهاییشدهٔ)، زمینهٔ مشتری معمولاً قفل است. اگر برای مشتری غلط صدور کردید، بهترین راه این است فاکتور را مسترد کرده و یکی جدید برای مشتری صحیح ایجاد کنید. اگر استثنایی نیاز دارید با مدیر خود تماس بگیرید.
تفاوت بین ویرایش و مستردی چیست؟
ویرایش یادداشتها، نظرات یا جزئیات غیرمالی را در فاکتور قبلاً ارسالشدهٔ تغییر میدهد. مستردی کل فروش یا بخشی از آن را معکوس میکند، و پول و گدام را بازیافت میکند. اگر نیاز به تغییر مبالغ یا اجناس دارید، باید مستردی کنید، نه ویرایش.
آیا میتوانم فاکتور را به دو فاکتور تقسیم کنم؟
بهطور مستقیم نه. اگر فاکتور را تقسیم کنید (مثلاً نیمی را اکنون، نیمی را بعداً تحویل دهید)، باید فاکتور اصلی را مسترد کرده و دو فاکتور جدید ایجاد کنید. در مورد بهترین راه برخورد با این در جریان کاری خود با مدیر صحبت کنید.
اگر آن را حذف کنم برای شماره فاکتور چه میشود؟
شماره فاکتور دوباره استفاده نمیشود. اگر فاکتور #101 را حذف کنید، فاکتور بعدی هنوز #102 خواهد بود. اعداد حذفشدهٔ شکافهایی در ترتیب ایجاد میکنند، که طبیعی است. این ردپای حسابرسی را محافظت میکند.
آیا میتوانم فاکتور حذفشدهٔ را بازیافت کنم؟
پس از حذف، فاکتور نمیتواند از طریق برنامه بازیافت شود. اگر حذف بسیار اخیراً بود، مدیر شما ممکن است بتواند از پشتیبان پایگاه داده بازیافت کند. در غیر اینصورت، فاکتور را باید بهطور دستی دوباره ایجاد کنید.
چرا نمیتوانم تاریخ فاکتور را ویرایش کنم؟
تاریخهای فاکتور بعد از ارسال قفل میشوند تا صحت رکوردهای مالی را حفظ کنند. اگر تاریخ غلط است، فاکتور را مسترد کرده و یکی جدید با تاریخ صحیح ایجاد کنید. این اطمینان میدهد درآمد شما در دوره صحیح ثبت شود.
اگر مشتری هزینهای را در فاکتور زیر سوال بیاورد چه کار کنم؟
اگر ممکن است، مناقشه را در زمینهٔ یادداشتها یا نظرات فاکتور مستند کنید. سپس بررسی کنید: اگر هزینه نادرست بود، مستردی یا تنظیم ایجاد کنید. اگر هزینه صحیح است، برای مشتری کپی فاکتور و توضیح بفرستید. خودتان فاکتور ارسالشدهٔ را ویرایش نکنید.
آیا میتوانم اجناس را به فاکتور ارسالشدهٔ اضافه کنم؟
نه. پس از ارسال، نمیتوانید اجناس را اضافه یا حذف کنید. اگر فراموش کردید برای چیزی شارژ کنید، میتوانید فاکتور پیگیری جداگانه ای ایجاد کنید یا مبلغ را به عنوان مصارف عملیاتی اضافه کنید (اگر سیستم شما از آن پشتیبانی کند). برای راهنمایی با مدیر خود تماس بگیرید.
چقدر باید فاکتورهای قدیمی را در سیستم نگه دارم؟
فاکتورها باید بر اساس سیاست حفظ رکوردهای سازمان شما و مقررات حسابداری محلی نگهداشته شوند. معمولاً فاکتورها را برای اهداف مالیات و حسابرسی 5–7 سال نگه دارید. فاکتورها را برای خالی کردن فضا حذف نکنید—اگر لازم است آرشیو کنید، اما رکورد را حفظ کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟