افزودن پرداخت به فاکتور بعد از ایجاد

بعد از اینکه فاکتور را ایجاد و ارسال کردید، ممکن است بعداً از مشتری پرداخت دریافت کنید. می‌توانید این پرداخت را مستقیماً برای فاکتور ثبت کنید بدون اینکه سند پرداخت یا رسید جداگانه ایجاد کنید. این سابقة پرداخت فاکتور را در یک مکان نگاه می‌دارد.

پیش از شروع

• نقش شما باید اجازة ویرایش فاکتورها را داشته باشد.
• فاکتور باید در حالت پیش‌نویس، ارسال‌شده، یا تأیید‌شده باشد (قوانین بستگی به پیکربندی سیستم دارد).
• مبلغ و روش پرداخت (نقد، چک، انتقال بانکی، و غیره) را بدانید.
• کدام حساب پرداخت باید ثبت شود (مثلاً حساب نقد، حساب بانکی).
• تاریخ پرداخت و هر اطلاعات مرجع (شماره چک، شناسة تراکنش) را داشته باشید.

مراحل

1. به فهرست فاکتورها بروید. در Usystems باز کنید

2. فاکتوری را که می‌خواهید پرداخت به آن اضافه کنید، بیابید و باز کنید.

3. بخش پرداخت‌ها را در صفحة جزئیات فاکتور بیابید (غالباً در پایین یا در panel جانبی).

4. روی افزودن پرداخت، + پرداخت، یا ثبت پرداخت کلیک کنید (برچسب دکمه ممکن است متفاوت باشد).

5. فرم ورود پرداخت ظاهر می‌شود. پر کنید:

   • تاریخ پرداخت: تاریخ پرداخت مشتری (نه امروز اگر پرداخت تاریخی باشد).
   • روش پرداخت: نحوة پرداخت مشتری (نقد، چک، کارت، انتقال بانکی، و غیره).
   • حساب: حساب نقد یا بانکی جایی که پول دریافت شد.
   • مبلغ: مبلغ پرداخت‌شده. می‌توانید بخشی یا کل تعادل باقی‌مانده را پرداخت کنید.
   • مرجع (اختیاری): یادداشت یا شماره چک برای اهداف حسابرسی.

6. روی ذخیره یا تأیید کلیک کنید تا پرداخت ثبت شود.

7. بدهی باقی‌مانده فاکتور فوری‌اً برای نشان دادن پرداخت به‌روز می‌شود.

8. اگر پرداخت مبلغ کامل را پوشش دهد، فاکتور ممکن است به حالت پرداخت‌شده برود.

تأثیر حسابداری

وقتی پرداخت را برای فاکتور موجود ثبت می‌کنید:

• حساب نقد یا بانک به مبلغ پرداخت بدهکار می‌شود.
• حساب حساب‌های دریافتنی به مبلغ پرداخت بستانکار می‌شود (مبلغی که مشتری باقی‌مانده بدهکار است را کاهش می‌دهد).
• پرداخت به فاکتور پیوند می‌خورد و مسیر حسابرسی ایجاد می‌کند.

نکات و اشتباهات رایج

• پرداخت‌های قسمی برای هر تراکنش ثبت می‌شوند. اگر مشتری امروز 500 و هفتة بعد 500 بپردازد، دو ورود پرداخت جداگانه ثبت کنید.
• تاریخ پرداخت امروز نیست. همیشه تاریخ واقعی پرداخت مشتری را استفاده کنید، نه تاریخ ثبت آن.
• حساب را دو بار بررسی کنید. انتخاب حساب نقد/بانکی اشتباه بعداً مشکلات تطابق ایجاد می‌کند.
• پرداخت بیش‌ازحد. اگر مشتری بیش‌تر از مبلغ فاکتور پرداخت کند، سیستم ممکن است تعادل اعتباری (پیش‌پرداخت) ایجاد کند که می‌تواند برای فاکتورهای آینده استفاده شود. رفتار سیستم خود را بررسی کنید.
• لغو یا اصلاح. اگر پرداخت را به اشتباه ثبت کنید، از سرپرست بپرسید چگونه آن را معکوس یا حذف کند؛ قوانین بستگی به سیستم و صلاحیت‌ها دارد.