پرداخت فاکتور از پیشپرداخت مشتری (تخصیص بیلانس)
استفاده از اعتبار موجود یا پیشپرداخت مشتری برای تسویة بخشی یا کل فاکتور.
تخصیص بیلانس اعتبار موجود یا پیشپرداخت مشتری را برای صدورفاکتور آنها اعمال میکند. به جای اینکه از مشتری نقد بخواهید، از پولی که آنها قبلاً سپردهگذاری کردهاند یا در ماضی بیشازحد پرداخت کردهاند استفاده میکنید. این برای پیشپرداختهای سپرده، پرداختهای بیشازحد، یا اعتبارات ناشی از بازپرداختها یا بازگرداندنهای قبلی مفید است.
پیش از شروع
- مشتری باید یک تعادل مثبت (اعتبار) در حسابشان داشته باشند. این میتواند از:
- پرداخت بیشازحد قبلی برای فاکتور.
- پیشپرداخت (سپرده) برای استفادة آینده جمعآوریشده.
- اعتبار ناشی از بازپرداخت یا بازگرداندن.
- نقش شما باید اجازة ویرایش فاکتورها را داشته باشد.
- شما میدانید چه میزان از تعادل مشتری را برای این فاکتور تخصیص دهید.
مراحل
-
به فهرست فاکتورها بروید و فاکتوری را باز کنید که میخواهید آن را با استفاده از تعادل مشتری بپردازید. در Usystems باز کنید
-
بخش پرداختها را بیابید (معمولاً نزدیک پایان).
-
روی افزودن پرداخت، استفاده از بیلانس، یا تخصیص بیلانس کلیک کنید (برچسب دکمه بستگی به سیستم دارد).
-
فرم تخصیص بیلانس ظاهر میشود. وارد کنید:
- بیلانس دستیاب مشتری: این بهطور خودکار نمایش داده میشود؛ این اعتبار در دسترس در حساب مشتری است.
- مبلغ برای تخصیص: مبلغی از بیلانس که میخواهید برای این فاکتور اعمال کنید. نمیتواند از بیلانس دستیاب یا کل فاکتور تجاوز کند.
- توضیح (اختیاری): یادداشتی که تخصیص را توضیح میدهد (مثلاً «پیشپرداخت از سپرده اعمال شد»).
-
روی اعمال یا تأیید کلیک کنید.
-
پرداخت ثبت میشود و بدهی باقیمانده در فاکتور به میزان تخصیصشده کاهش مییابد.
-
تعادل حساب مشتری نیز به همان میزان کاهش مییابد.
-
اگر مبلغ کامل فاکتور تخصیص داده شود، فاکتور به حالت پرداختشده میرود. اگر تنها بخشی تخصیص داده شود، به حالت قسمی میرود.
به تعادل مشتری چه اتفاق میافتد؟
- قبل: مشتری دارای موجودی اعتباری 500 است؛ فاکتور 1000 است.
- بعد از تخصیص 500: موجودی مشتری 0 است؛ موجودی فاکتور 500 باقیمانده است.
- مشتری اکنون 500 نقد بدهکار است، یا تعادل میتواند توسط پرداختهای بیشازحد آینده دوباره پر شود.
تأثیر حسابداری
وقتی تعادل مشتری را برای فاکتور تخصیص میدهید:
- حساب حسابهای دریافتنی به مبلغ تخصیصشده بستانکار میشود (حسابهای دریافتنی فاکتور کاهش مییابد).
- تعادل مشتری (یا حساب پیشپرداخت/سپرده، بستگی به نحوة ثبت اصلی آن دارد) بدهکار میشود (اعتبار مصرف میشود).
- هیچ نقلوانتقال نقد رخ نمیدهد؛ این تنها یک تعدیل حساب داخلی است.
نکات و اشتباهات رایج
- تخصیص بیلانس پرداخت نیست. نقد جدید را وارد نمیکند؛ از اعتبار موجود استفاده میکند.
- تخصیص قسمی. میتوانید بخشی از تعادل را تخصیص دهید و هنوز هم از مشتری بقیة آن را به نقد بخواهید.
- اول تعادل را بررسی کنید. قبل از تخصیص، تأیید کنید که مشتری اعتبار کافی در دسترس دارد.
- تخصیص فوری است. پس از اعمال، تخصیص ثبت میشود و فوریاً وضعیت فاکتور را تحت تأثیر قرار میدهد.
- لغو. اگر به اشتباه تخصیص دهید، از سرپرست بپرسید چگونه آن را واگرد کند؛ قوانین بستگی به سیستم و صلاحیتها دارد.
آیا این مطلب مفید بود؟