سوالات متداول: پرداختها در فاکتور
سوالات متداول درباره ثبت، دنبالکردن، و مدیریت پرداختهای فاکتور.
تفاوت بین پرداخت ابتدایی و افزودن پرداخت بعداً چیست؟
پرداخت ابتدایی در لحظة ایجاد فاکتور جمعآوری میشود. افزودن پرداخت بعداً بعد از اینکه فاکتور قبلاً ایجاد و ارسال شدهاست انجام میشود. هر دو آنچه که مشتری بدهکار است را کاهش میدهند، اما پرداختهای ابتدایی در هنگام ایجاد فاکتور ثبت میشوند، در حالی که پرداختهای بعدی برای فاکتور موجود ثبت میشوند.
آیا میتواند مشتری بخشی از فاکتور را اکنون و بقیة آن را بعداً بپردازد؟
بله. میتوانید یک پرداخت قسمی را فوریاً ثبت کنید و فاکتور وارد حالت قسمی میشود. وقتی مشتری تعادل باقیمانده را بعداً بپردازد، ورود پرداخت دیگری اضافه کنید. فاکتور سپس به حالت پرداختشده میرود.
اگر مشتری بیشتر از مبلغ فاکتور پرداخت کند چه اتفاق میافتد؟
سیستم معمولاً پرداخت بیشازحد را به عنوان اعتبار در حساب مشتری ثبت میکند. این اعتبار (یا پیشپرداخت/بیلانس) میتواند برای فاکتورهای آینده اعمال شود یا بازپرداخت شود. از سرپرست درباره سیاست پرداخت بیشازحد سیستم خود بپرسید.
آیا میتوانم از بیلانس مشتری (پیشپرداخت) برای پرداخت فاکتور استفاده کنم؟
بله. اگر مشتری دارای اعتبار موجود یا بیلانس پیشپرداخت باشد، میتوانید آن را برای فاکتور اختصاص دهید به جای ثبت پرداخت نقد. هر دو مبلغ قابل پرداخت را کاهش میدهند.
اگر پرداخت را ثبت کردم درست، چه باید کنم؟
با سرپرست تماس بگیرید. بستگی به سیستم و صلاحیتهای شما، ممکن است بتوانید پرداخت را حذف، معکوس، یا ویرایش کنید. قوانین متفاوت هستند؛ خود را از تلاش برای واگرد کردن آن خودداری کنید.
چگونه پرداختها بر روی فاکتورهایی با تخفیف یا مالیه اعمال میشوند؟
پرداختها برای کل فاکتور اعمال میشوند (مجموع + تخفیف/مالیه). مبلغ پرداخت ثابت است؛ تخفیفها و مالیهها نحوة ثبت پرداختها را تغییر نمیدهند.
آیا میتواند پرداخت را به اسعار دیگری قبول کنم؟
بله، اگر سیستم شما از چنداسعار پشتیبانی کند. وقتی پرداخت را ثبت میکنید، اسعار پرداخت را انتخاب کنید. سیستم آن را بهطور خودکار با استفاده از نرخ تبادله جاری تبدیل میکند. اگر نرخ تغییر کرده باشد، ممکن است سود یا زیان را شناخت کنید.
چگونه میدانم که فاکتور بهطور کامل پرداخت شده است؟
یک فاکتور در حالت پرداختشده پرداختهای برابر یا بیشتر از کل مبلغ قابل پرداخت دریافت کرده است. همچنین میتوانید فیلد بدهی باقیمانده فاکتور را بررسی کنید: اگر صفر باشد، فاکتور پرداخت شده است.
کدام روشهای پرداخت میتواند ثبت کنم؟
روشهای پرداخت متداول شامل نقد، چک، انتقال بانکی، کارت، و غیره هستند. از سرپرست بپرسید کدام روشهای پرداخت در سیستم شما در دسترس هستند. روشی که انتخاب میکنید تأثیر میگذارد که پرداخت چگونه به حسابهای بانک/نقد شما نوشته میشود.
آیا میتواند پرداخت بدون روش پرداخت خاص ثبت کنم؟
برخی سیستمها مستلزم انتخاب روش پرداخت هستند؛ برخی دیگر اجازة خالی گذاشتن یا استفاده از گزینة عمومی را میدهند. الزامات سیستم خود را بررسی کنید یا از سرپرست بپرسید.
اگر مشتری دیر بپردازد چه اتفاق میافتد؟
پرداختهای دیر نیز به همان روش ثبت میشوند. با این حال، ممکن است بخواهید یادآوریهای پرداخت ارسال کنید یا فاکتورهای معوق را بهطور جداگانه دنبال کنید. از راپورهای عمر سیستم خود برای نظارت بر مبالغ معوق استفاده کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟