سوالات متداول: عیبیابی فاکتورها
پاسخهای سریع برای سؤالات و مشکلات رایج فاکتور.
س: آیا میتوانم فاکتور را بعد از ذخیره ویرایش کنم؟
پ: بله، در اکثر موارد. به فاکتورها بروید باز کردن در Usystems، فاکتور خود را در فهرست پیدا کنید، و بر آن کلیک کنید. اگر وضعیت فاکتور امکان ویرایش را بدهد (معمولاً اگر هنوز وضعیت «پیشنویس» داشته باشد)، میتوانید مشتری، قلمها، مقادیر و تاریخها را تغییر دهید. پس از اینکه فاکتور به «منتشر» یا «نهایی» نشانهگذاری شود، معمولاً نمیتوانید آن را مستقیماً ویرایش کنید؛ در عوض، شاید نیاز داشته باشید یادداشت اعتباری یا برگشتی ایجاد کنید. از سرپرست خود بپرسید اگر از اختیارات خود مطمئن نیستید.
س: اگر فاکتور را حذف کنم چه اتفاقی میافتد؟
پ: حذف فاکتور آن را از سیستم حذف میکند و هر ورودی حسابداری مرتبط را لغو میکند. اگر فاکتور قبلاً در دفتر کل منتشر شده بود، حذف ممکن است آن ورودیها را معکوس کند. بسته به تنظیمات شما، حذفها ممکن است تنها برای فاکتورهای پیشنویس محدود باشند. اگر نمیتوانید فاکتور را حذف کنید، از سرپرست خود تماس بگیرید.
س: چرا کل فاکتور با محاسبه من مطابق نیست؟
پ: موارد زیر را بررسی کنید:
- مالیه: آیا مالیه خودکار اضافه میشود؟ برخی فاکتورها شامل مالیه هستند، دیگری نه.
- تخفیف: آیا تخفیف سطحقلم یا سند اعمال شده است؟
- نرخهای تبادله: اگر فاکتور در اسعار خارجی باشد، کل ممکن است تحت تأثیر گردکردن در تبدیل اسعار قرار بگیرد.
- گردکردن: برخی سیستمها سطحقلم گرد میکنند، دیگری سطح سند.
جزئیات آیتمشده را در فاکتور مرور کنید تا ببینید تفاوت کجا است. اگر محاسبه هنوز نادرست است، از سرپرست خود تماس بگیرید.
س: آیا میتوانم بدون مشتری فاکتور صادر کنم؟
پ: خیر، هر فاکتور باید مشتری داشته باشد. اگر هنوز سابقه مشتری ندارید، ابتدا یکی ایجاد کنید. به مخاطبین → مشتری جدید بروید باز کردن در Usystems، نام و جزئیات مشتری را پر کنید، ذخیره کنید، و سپس برگردید تا فاکتور خود را ایجاد کنید.
س: تفاوت بین فاکتور و رسید فروش چیست؟
پ: فاکتور برای مشتریی که بعداً پرداخت میکند (اعتباری) صادر میشود. رسید فروش فوری با پرداخت شده صادر میشود. برای فروش نقدی رسید فروش استفاده کنید؛ برای فروش اعتباری فاکتور استفاده کنید. اگر مطمئن نیستید، از سرپرست خود بپرسید کدام را برای کسبوکار خود استفاده کنید.
س: آیا میتوانم تاریخ فاکتور را بعد از ذخیره تغییر دهم؟
پ: بله، معمولاً. بر ویرایش روی فاکتور ذخیرهشده کلیک کنید و تاریخ را بهروزرسانی کنید. اما اگر فاکتور قبلاً منتشر شده باشد یا اگر سیستم تغییرات تاریخ پس از منتشر کردن را محدود کند، شاید نتوانید آن را تغییر دهید. اگر نیاز دارید تاریخ را در یک فاکتور منتشرشده تغییر دهید، شاید نیاز داشته باشید آن را لغو کنید و یکی جدید با تاریخ صحیح ایجاد کنید.
س: فاکتور من مشتری اشتباه را نشان میدهد—چگونه آن را اصلاح کنم؟
پ: اگر فاکتور هنوز وضعیت پیشنویس دارد، بر ویرایش کلیک کنید و مشتری صحیح را انتخاب کنید. اگر فاکتور قبلاً منتشر شده باشد، شاید نتوانید مشتری را مستقیماً تغییر دهید. در آن صورت، فاکتور را لغو کنید و یکی جدید با مشتری صحیح ایجاد کنید. از سرپرست خود کمک بگیرید اگر لازم است.
س: چرا فاکتور در وضعیت «معلق» یا «پیشنویس» گیر کرده است؟
پ: فاکتور ممکن است در پیشنویس باقی بماند اگر خطاهای اعتبارسنجی داشته باشد (قلمهای از دسترفته، مشتری از دسترفته، حسابات از دسترفته). فرم را برای هر فیلدی که با قرمز نشانهگذاری شده یا پیام خطا داشته باشد بررسی کنید. هر فیلد الزامی را تکمیل یا اصلاح کنید و دوباره ذخیره را امتحان کنید. اگر پیام خطا مبهم است، از سرپرست یا پشتیبانی خود تماس بگیرید.
س: آیا میتوانم فاکتور را چاپ کنم؟
پ: بله. به فاکتورها بروید باز کردن در Usystems، فاکتور را باز کنید، و برای دکمه یا گزینه چاپ جستجو کنید (معمولاً نزدیک بالای فرم یا در منو). میتوانید رسید استاندارد یا فاکتور تفصیلی را چاپ کنید، بسته به اینکه کدام الگوی چاپ دستیاب است. اگر گزینه چاپ را نمیبینید، از سرپرست خود تماس بگیرید.
س: چگونه بیلانس مشتری (پیشپرداخت) را به فاکتور اعمال کنم؟
پ: بیلانس مشتری ممکن است بهعنوان فیلد اطلاعاتی در فاکتور ظاهر شود. برای اینکه واقعاً بیلانس را اعمال (تخصیص) کنم به فاکتور:
- ابتدا فاکتور را ذخیره کنید.
- برای بخش اعمال بیلانس، تخصیص بیلانس، یا پرداختها در فاکتور ذخیرهشده جستجو کنید.
- برای تخصیص بیلانس مشتری کلیک کنید.
- این کار کل فاکتور و بیلانس مشتری را کاهش خواهد داد.
تمام خطهای محصول این ویژگی را ندارند؛ اگر نمیتوانید آن را پیدا کنید، از سرپرست خود بپرسید.
س: اگر مشتری گزارش دهد که فاکتور را هرگز دریافت نکرد چه باید کنم؟
پ: Usystems بهصورت پیشفرض فاکتورها را از طریق ایمیل یا SMS ارسال نمیکند. شما مسئول چاپ یا اشتراک دستی فاکتور با مشتری خود هستید. برای تأیید اینکه فاکتور ایجاد کردهاید:
- به فاکتورها بروید باز کردن در Usystems و برای نام مشتری یا محدوده تاریخ جستجو کنید.
- اگر فاکتور وجود دارد، آن را چاپ کنید و به صورت دستی با مشتری اشتراک بگذارید (از طریق ایمیل، واتساپ، یا حضوری).
- اگر فاکتور وجود ندارد، شاید نیاز داشته باشید یکی جدید ایجاد کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟