ثبت خودکار اسناد: فاکتور، بل، پرداخت و انتقال
وقتی فاکتور، بل یا پرداخت را ذخیره میکنید، Usystems خودکار ثبتهای دفتر کل را ایجاد میکند تا نیاز نباشد.
اینچه چیست ثبت خودکار
وقتی در Usystems فاکتور، بل، خریداری نقده، پرداخت یا انتقال حساب ایجاد میکنید، سیستم خودکار ثبتهای بدهکار و بستانکار را به دفتر کل عمومی مینویسد. شما نیازی ندارید هیچ چیزی را در روزنامچه دستی وارد کنید — این در پسزمینه هنگام ذخیرهسازی سند اتفاق میافتد.
چرا مهم است
ثبت خودکار اطمینان میدهد که:
- دفتر کل شما همیشه با اسنادتان هماهنگ است. هر فاکتور، بل و پرداخت فوراً منعکس میشود.
- دفتریِ دوجانبه تضمین شده است. Usystems قانون بدهکاری برابر با بستانکاری را بر هر ثبت اعمال میکند، بنابراین کتابهای شما همیشه متوازن هستند.
- ردپیگیری تدقیق خودکار است. هر ثبت به سند اصلی (فاکتور #۱۲۳، پرداخت #۴۵۶) مرتبط است، بنابراین همیشه میتوانید بفهمید یک ثبت در دفتر کل از کجا آمده است.
- وقت شما را صرفهجویی میکنید. برای تراکنشهای معمول تجاری هیچ ثبت دستی روزنامچه لازم نیست.
نحوۀ کار در Usystems
فاکتورها (فروش)
وقتی فاکتور جدیدی را ذخیره میکنید:
- بدهکار: حسابهای دریافتنی (یا نقد اگر بلافاصله پرداخت شود)
- بستانکار: درآمد فروش (و اختیاری، مالیه فروش دریافتی اگر مالیه شامل باشد)
سیستم تاریخ فاکتور، مشتری، اقلام، مبالغ و تنظیمات مالیه را میخواند، سپس خودکار به این حسابها ثبت میکند. اگر بعداً فاکتور بهعنوان پرداختشده یا مسترد علامتگذاری شود، ثبتهای اضافی حساب دریافتنی را تنظیم میکنند.
بلها (خریداری از فروشندگان)
وقتی بل جدیدی را ذخیره میکنید:
- بدهکار: حساب مصارف (یا موجودی، بسته به نوع بل)، یا تنظیم هزینۀ حسابهای پرداختنی
- بستانکار: حسابهای پرداختنی (یا نقد اگر بلافاصله پرداخت شود)
خریداری نقده
وقتی خریداری نقده (پرداخت فوری، بدون مرحلۀ بل) را ذخیره میکنید:
- بدهکار: موجودی یا حساب مصارف
- بستانکار: نقد یا حساب بانک
پرداختها (پرداخت بل یا فاکتور)
وقتی پرداخت را برای بل یا فاکتور ثبت میکنید:
- بدهکار: حسابهای پرداختنی (مبلغی که مدیوناید را کاهش میدهد)
- بستانکار: نقد یا حساب بانک (پول بیرون میرود)
سیستم پرداخت را به بل یا فاکتور اصلی مرتبط میکند، بنابراین حساب دریافتنی یا پرداختنی شما بهدرستی کاهش مییابد.
انتقالهای حساب (انتقال پول میان حسابهای بانکی)
وقتی انتقال را میان دو حساب ثبت میکنید:
- بدهکار: حساب مقصد (مثلاً حساب پسانداز)
- بستانکار: حساب مبدأ (مثلاً حساب جاری)
جایی که آن را میبینید
میتوانید ثبتهای خودکار را در نمای روزنامچه یا دفتر کل ببینید:
- به حسابداری → روزنامچه برویدتا تمام ثبتها (دستی و خودکار) را ببینید. باز کردن در Usystems
- به حسابداری → دفتر کل برویدیا روی نام حسابی در چارت خود کلیک کنید تا تمام ثبتهای یک حساب واحد را ببینید. باز کردن در Usystems
هر ثبت تاریخ، سندی که از آن آمده (مثلاً "فاکتور #۴۲")، حسابهای بدهکار و بستانکار و مبالغ را نشان میدهد. این روشی است که بفهمید ثبت بهدرستی اتفاق افتاده است.
موارد خاص
برخی از انواع اسناد (مثل مستردهای فروش یا بازپرداختها) ممکن است ثبتهای معکوس ایجاد کنند — یک جفت دوم از بدهکاری و بستانکاری که ثبت اصلی را قطع کنند. این عمدی است و ردپیگیری تدقیق شما را واضح نگاه میدارد.
اگر سند پس از ثبت ویرایش شود، Usystems ممکن است یک ثبت تنظیم ایجاد کند بهجای اصلاح ثبت اصلی، بنابراین همیشه یک سابقۀ کامل از تغییرات دارید.
آیا این مطلب مفید بود؟