سوالات متداول: ثبتهای روزنامچه
سوالات رایج درباره ثبت، ثبتهای دستی و نحوۀ کار دفتر کل.
آیا میتوانم یک ثبت روزنامچه را پس از ذخیرهسازی ویرایش کنم؟
اکثر سیستمها اجازه ویرایش ثبت پس از ثبت در دفتر کل را نمیدهند. اگر نیاز دارید یک ثبت ثبتشده را تصحیح کنید، یک ثبت معکوس (ثبت روزنامچۀ جدید که اول را با بدهکاری و بستانکاری معکوس لغو کند) ایجاد کنید، سپس یک ثبت صحیح شدۀ جدید بفروشید. این ردپیگیری تدقیق نگاه میدارد تا بدانید چه تغییری داده شده است و چه زمانی.
اگر مدیر شما دورۀ حسابداری را قفل کرده باشد، ممکن است نتوانید ثبتهای معکوس نیز ایجاد کنید. از مدیر خود بخواهید دورۀ را برای مدت کوتاهی باز کند اگر نیاز دارید تصحیح کنید.
چرا فاکتور من به "حسابهای دریافتنی" بهجای "نقد" ثبت شد؟
وقتی فاکتور عادی ایجاد میکنید، Usystems آن را به حساب حسابهای دریافتنی شما ثبت میکند زیرا مشتری هنوز پرداخت نکرده است. اگر بعداً پرداخت را برای آن فاکتور ثبت کنید، ثبت جداگانهای پول را از دریافتنی به نقد منتقل میکند.
اگر کسبوکار شما مستلزم ثبت فاکتورها مستقیماً به نقد باشد (نادر، اما گاهی برای مشتریان ریسکبالا یا فروشهای نقطۀ فروش استفاده میشود)، از مدیر خود بخواهید تنظیمات ثبت فاکتور را تنظیم کند.
تفاوت روزنامچه و دفتر کل چیست؟
- روزنامچه: فهرست زمانیای از تمام ثبتها (خودکار و دستی)، مرتبشده بر اساس تاریخ. هر تراکنش را نشان میدهد که اتفاق افتاده است، بهترتیب.
- دفتر کل: منظمشده بر اساس حساب. وقتی دفتر کل را باز میکنید، تمام ثبتهای یک حساب را میبینید — تمام بدهکاری و بستانکاری که برای آن حساب در طول زمان اتفاق افتاده است، با بیلانس در حالپیشروی.
هر دو نماییِ همان دادهها هستند؛ روزنامچه فهرست منبع است و دفتر کل تفکیک حساببهحساب است.
آیا میتوانم ثبت روزنامچه را در یک دورۀ حسابداری بسته ثبت کنم؟
خیر، طراحی است. دورۀهای بسته قفلشدهاند تا از تغییرات تصادفی یا دستکاریهای احتیالی به ماههای گذشته جلوگیری شود. اگر نیاز دارید ثبتی را در دورۀ بسته ثبت کنید (مثلاً فاکتور دیررسیدۀ ماه گذشته)، از مدیر خود بخواهید دورۀ را باز کند، ثبت خود را ثبت کنید و دوباره قفل کند.
چرا دو ثبت در دفتر کل برای یک فاکتور میبینم؟
اگر فاکتور بهطور جزئی یا کامل پرداخت شود، Usystems یک ثبت دوم ایجاد میکند تا پرداخت را ثبت کند. اولین ثبت (هنگام ایجاد فاکتور) دریافتنی را نشان میدهد. دوم ثبت (هنگام ثبت پرداخت) نقد ورودی و دریافتنی خروجی را نشان میدهد.
ممکن است بیشتر از دو ثبت ببینید اگر فاکتور بعداً تنظیم شود (تخفیف، مسترد یا تصحیح مالیه)؛ هر تنظیم ثبت جداگانهای است.
چگونه روزنامچه را با صورتحال بانکی خود تطابق بخشیم؟
روزنامچه و دفتر کل را برای حساب بانک خود برای همان دورهای که صورتحال بانکیتان است صادر یا چاپ کنید، سپس ثبتها را ردیفبهردیف تطابق دهید.
- موارد در صورتحال شما اما نه در دفتر کل: این ثبتهای زمینخوار هستند (چکها یا انتقالهایی که هنوز در Usystems وارد نشدهاند). یک ثبت روزنامچه یا ثبت پرداخت برای آنها ایجاد کنید.
- موارد در دفتر کل اما نه در صورتحال: این موارد پاکنشدۀ است (هنوز در بانک پردازش میشوند). آنها در صورتحالِ آتی ظاهر خواهند شد.
آیا این مطلب مفید بود؟