ارسال و تأیید درخواست رخصتی

کارمندان درخواست رخصتی ارسال می‌کنند تا مدیر خود را از غیبت‌های خود آگاه کنند. سپس مدیران درخواست‌ها را بررسی کرده و بر اساس نیازهای تجاری و سیاست‌های رخصتی تأیید یا رد می‌کنند. درخواست‌های رخصتی در سیستم منابع بشری ردگیری می‌شوند تا مدیریت منصفانه حق‌الزحمه‌های رخصتی تضمین شود.

قبل از شروع

برای کارمندان:

• موجودی رخصتی دسترس خود را برای نوع رخصتی که می‌خواهید درخواست کنید بشناسید.
• سیاست سازمان خود را در مورد دوره‌های پیش‌اطلاع بررسی کنید (مثلا چقدر پیش از وقت باید رخصتی درخواست کنید).
• تأیید کنید که تاریخ‌هایی که نیاز دارید توسط سایر اعضای تیم رزرو نشده‌اند (اگر سازمان شما این را ردگیری می‌کند).

برای مدیران:

• شما باید صلاحیت‌های مدیر یا مدیر منابع بشری برای تأیید درخواست‌های رخصتی داشته باشید.
• مطمئن شوید که معیارهای تأیید رخصتی سازمان خود را درک کردید.

مراحل ارسال درخواست رخصتی

1. به منابع بشری → درخواست‌های رخصتی یا منابع بشری → رخصتی من بروید. باز کردن در Usystems

2. روی درخواست رخصتی جدید یا دکمه + درخواست رخصتی کلیک کنید.

3. نوع رخصتی را انتخاب کنید (مثلا رخصتی سالانه، رخصتی بیماری).

4. تاریخ شروع رخصتی خود را وارد کنید.

5. تاریخ پایان رخصتی خود را وارد کنید (سیستم ممکن است تعداد روزها را به‌طور خودکار محاسبه کند).

6. (اختیاری) یک دلیل یا یادداشت اضافه کنید (مثلا "بازدید خانواده" یا "قرار ملاقات پزشکی").

7. روی ارسال یا ارسال برای تأیید کلیک کنید.

مدیر شما یک اطلاع‌رسانی دریافت خواهد کرد و می‌تواند درخواست شما را تأیید یا رد کند.

مراحل تأیید یا رد درخواست رخصتی (برای مدیران)

1. به منابع بشری → درخواست‌های رخصتی یا منابع بشری → تأیید‌های در انتظار بروید. باز کردن در Usystems

2. درخواست رخصتی که منتظر تأیید شما است را پیدا کنید (ممکن است برجسته یا به عنوان "در انتظار" علامت‌گذاری شده باشد).

3. روی درخواست کلیک کنید تا جزئیات آن باز شود.

4. نام کارمند، نوع رخصتی، تاریخ‌ها و دلیل را بررسی کنید.

5. روی تأیید کلیک کنید تا درخواست را قبول کنید، یا رد برای رد آن.

6. (اختیاری) یک نظر اضافه کنید اگر تأیید یا رد می‌کنید (مثلا "تأیید شد - پوشش برنامه‌ریزی‌شده با تیم" یا "رد شد - دوره تجاری پرفعالیت").

7. روی تأیید کلیک کنید.

کارمند از تأیید یا رد مطلع می‌شود و موجودی رخصتی به‌طور خودکار اگر تأیید‌شود به‌روز‌رسانی می‌شود.

نکات و اشتباهات رایج

• موجودی را قبل از تأیید بررسی کنید: همیشه تأیید کنید که کارمند برای تاریخ‌های درخواست‌شده موجودی رخصتی کافی دارد. سیستم ممکن است هشدار دهد اگر ندارند.
• درخواست‌های متوالی: اگر کارمند چندین درخواست رخصتی همپوشانی‌دار ارسال می‌کند، اولین تاریخ را بررسی کنید و مطمئن شوید که تضادی وجود ندارد.
• درخواست‌های رد‌شده: درخواست رد‌شده روزهای رخصتی را مصرف نمی‌کند. کارمند می‌تواند اگر شرایط تغییر کند در تاریخ بعدی دوباره ارسال کند.
• تاریخ‌های تعطیلات: اگر درخواست رخصتی از یک تعطیل عمومی عبور کند، روشن کنید که آیا تعطیل به سمت موجودی رخصتی شمارش می‌شود. این به سیاست سازمان شما بستگی دارد (اغلب در تنظیمات منابع بشری تنظیم می‌شود).