افزودن اسعار و به‌روزرسانی نرخ تبادله

افزودن اسعار و به‌روزرسانی نرخ تبادله

پس از فعال‌سازی چند اسعاری، می‌توانید اسعار جدید اضافه کنید و نرخ‌های تبادله را مدیریت کنید. نرخ‌های تبادله تعیین می‌کنند که مبالغ ارز چطور برای گزارش‌گری و تسویه تبدیل می‌شوند. حفظ آن‌ها به روز اساسی برای ثبت‌های مالی دقیق است.

قبل از شروع

• چند اسعاری باید فعال شود (به «فعال‌سازی چند اسعاری» مراجعه کنید).
• شما باید مجوز تنظیمات سیستم یا مدیریت ارز را داشته باشید (معمولاً به مدیران حسابداری یا سرپرستان اعطا می‌شود).
• نرخ‌های تبادله جاری برای اسعاری را که نیاز دارید جمع‌آوری کنید. اینها معمولاً بر اساس منبع استاندارد (مثلاً نرخ‌های بانک مرکزی، نرخ‌های بازار) و روزانه یا هفتگی به‌روزرسانی می‌شوند.
• اسعاری را که کسب‌وکار شما در آن عمل می‌کند یا برنامه دارد عمل کند شناسایی کنید (مثلاً AFN، USD، EUR، PKR).

افزودن ارز جدید

1. به تنظیمات → اسعار بروید (یا تنظیمات → نرخ تبادله، بسته به محصول شما). Open in Usystems

2. دنبال دکمه ارز جدید یا افزودن ارز بگردید.

3. برای باز کردن فرم ارز کلیک کنید.

4. کد ارز را از لیست ارائه‌شده انتخاب کنید (مثلاً USD، EUR، GBP، AFN، PKR). سیستم نام ارز و نماد را به طور خودکار پر می‌کند.

5. نرخ تبادله را نسبت به ارز پایه خود وارد کنید. برای مثال، اگر ارز پایه شما AFN است و USD را اضافه می‌کنید، وارد کنید که چند AFN برابر 1 USD است (مثلاً 1 USD = 88 AFN).

6. به صورت اختیاری، تاریخ اثر نرخ را تعیین کنید اگر سیستم نیاز دارد. این امر به شما اجازه می‌دهد نرخ‌های تاریخی را پیگیری کنید.

7. ذخیره یا افزودن را کلیک کنید. ارز اکنون برای استفاده در تراکنش‌ها و حسابات در دسترس است.

به‌روزرسانی نرخ تبادله

نرخ‌های تبادله اغلب تغییر می‌کنند. شما باید آن‌ها را به طور منظم به‌روزرسانی کنید تا اطمینان حاصل کنید تراکنش‌ها با نرخ جاری ثبت می‌شوند.

به‌روزرسانی دستی

1. به تنظیمات → اسعار یا تنظیمات → نرخ تبادله بروید. Open in Usystems

2. ارزی را که نرخ آن را باید به‌روزرسانی کنید در لیست پیدا کنید.

3. برای باز کردن آن کلیک کنید یا دنبال نماد ویرایش بگردید.

4. فیلد نرخ تبادله را با نرخ جاری به‌روزرسانی کنید.

5. اگر سیستم از آن پشتیبانی می‌کند، فیلد تاریخ به طور خودکار امروز را پر می‌کند. در غیر این صورت، اطمینان حاصل کنید تاریخ منعکس‌کننده زمانی است که نرخ اثرگذار است.

6. ذخیره را کلیک کنید. نرخ جدید اکنون برای تراکنش‌های جدید اثر می‌گذارد.

استفاده از نرخ‌های تاریخی

اگر سیستم شما نرخ‌های تبادله بر اساس تاریخ را پشتیبانی می‌کند، می‌توانید چندین نرخ برای یک ارز با تاریخ‌های اثر متفاوت وارد کنید. این زمانی مفید است که:

• شما نیاز به ارزیابی مجدد تراکنش‌های گذشته (بسته‌بندی پایان دوره) دارید.
• شما نرخ‌های دوره‌ای (مثلاً هفتگی) را بجای روزانه استفاده می‌کنید.

هنگام ثبت تراکنش، سیستم نرخی را استفاده می‌کند که در تاریخ تراکنش اثرگذار بود.

بایگانی ارز

اگر دیگر از ارزی استفاده نمی‌کنید، می‌توانید آن را بایگانی کنید (آن را از استفاده فعال خارج کنید بدون حذف تراکنش‌های تاریخی).

1. به تنظیمات → اسعار بروید. Open in Usystems

2. ارز را پیدا کنید و برای باز کردن آن کلیک کنید.

3. دنبال دکمه بایگانی بگردید یا دنبال رفتن فعال را خاموش کنید.

4. ذخیره را کلیک کنید. ارز از لیست‌های کشویی حذف می‌شود اما برای مشاهده تراکنش‌های تاریخی موجود باقی می‌ماند.

اسعار و کدهای رایج

اثر حسابداری

نرخ‌های تبادله تأثیر می‌گذارند بر نحوه ثبت تراکنش‌ها و نحوه ارزیابی حسابات:

• ثبت تراکنش: وقتی تراکنشی در ارز خارجی ثبت می‌شود، مبلغ به ارز پایه با نرخ اثر‌گذار در تاریخ تراکنش تبدیل می‌شود.
• سود و زیان تبادله: اگر تراکنشی در نرخی متفاوت از نرخ ثبت تسویه شود، سود یا زیان تبادله ثبت می‌شود. اینها در حسابات اختصاصی پیگیری می‌شوند (معمولاً به آن‌ها «سود/زیان تبادله محقق» یا مشابه می‌گویند).
• ارزیابی مجدد پایان دوره: در پایان دوره گزارش‌گری، حسابات ارز خارجی گاهی اوقات با نرخ تبادله جاری ارزیابی مجدد می‌شوند. سود یا زیان غیرتحقق‌یافته در حساب ارزیابی مجدد ثبت می‌شود.

نکات و اشتباهات رایج

• نرخ‌ها را قبل از بسته‌بندی پایان دوره به‌روزرسانی کنید: نرخ‌های تبادله استفاده شده در دوره باید قبل از بسته‌بندی دوره برای گزارش‌گری نهایی شوند. پس از پایان دوره، نرخ‌ها باید یخ‌زد شوند تا از تغییرات در ثبت‌های تاریخی جلوگیری شود.
• منابع نرخ سازگار را استفاده کنید: منبع قابل‌اعتماد را انتخاب کنید (مثلاً بانک مرکزی کشور خود) و به طور مرتب از آن استفاده کنید. ترکیب منابع می‌تواند تطابق را سخت کند.
• به‌روزرسانی نرخ خود را مستند کنید: سابقه یا ثبت زمان به‌روزرسانی نرخ و منبع مورد استفاده را نگاه‌داری کنید. این برای اهداف حسابرسی مهم است.
• حسابات خارجی را در پایان دوره ارزیابی مجدد کنید: اگر تراز قابل‌توجهی در اسعار خارجی در دست دارید، ارزیابی مجدد را در پایان هر دوره گزارش‌گری در نظر بگیرید تا از دقت ترازنامه اطمینان حاصل کنید.
• تبدیل ارز دستی را اجتناب کنید: سیستم را به تبدیل خودکار مبالغ با استفاده از نرخ‌های پیکربندی‌شده اجازه دهید. تبدیل دستی خطاها ایجاد می‌کند.