عیبیابی اسناد چند اسعاری
تشخیص و حل مشاکل رایج مربوط به تبدیل اسعار، نرخ تبادله و تراکنشهای چند اسعاری.
فاکتور یا اسناد با خطای اسعار بسته نمیشوند
مسئله: هنگام ایجاد فاکتور، بل، یا سفارش خرید با اسعار غیر پیشفرض، پیام خطا دریافت میکنید.
علل محتمل (به ترتیب اهمیت):
- اسعار در سیستم فعال نیست — اسعاری که انتخاب کردید در سیستم وجود دارد، اما مدیر آن را برای کاربری در اسناد فعال نکرده است.
- نرخ تبادله برای امروز تعیین نشده است — سیستم نمیتواند نرخ تبادله بین اسعار اصلی و اسعار سند را محاسبه کند.
- اسعار در سیستم وجود ندارد — کد اسعار اشتباه تایپ شده یا به سیستم اضافه نشده است.
راهحل برای هر مورد:
- اسعار فعال نیست: از مدیر خود بخواهید به تنظیمات → اسعار Open in Usystems رفته و اسعاری را که نیاز دارید فعال کند.
- نرخ تبادله کم است: به حسابداری → نرخ تبادله Open in Usystems رفته، نرخ تبادله امروز بین اسعار اصلی و اسعار سند را بررسی کنید. اگر کم است، آن را اضافه یا بهروز کنید. معمولاً نرخها یک بار در روز بهروز میشوند؛ تاریخ را با تاریخ سیستم تطابق دهید.
- اسعار وجود ندارد: از مدیر خود بخواهید اسعار را در تنظیمات → اسعار Open in Usystems اضافه کند.
نرخ تبادله مقدار نادرست را نشان میدهد
مسئله: نرخ تبادله روی سند (یا در لیست نرخهای تبادله) اشتباه است، یا هنگام ذخیره کردن سند بدون دلیل تغییر میکند.
علل محتمل:
- نرخ دستی و منسوخ است — نرخ تبادله توسط دست وارد شده و از آن زمان بهروز نشده است.
- سیستم نرخ تاریخ مختلفی را استفاده کرد — نرخ تبادله در تاریخ سند با امروز متفاوت است. سیستم نرخ را برای تاریخ ایجاد سند جستجو میکند، نه امروز.
- اسعار مشتری یا فروشنده متفاوت است — اگر سند به مشتری یا فروشنده مرتبط است، سیستم ممکن است بهطور خودکار اسعار سند را برابر اسعار اصلی مشتری یا فروشنده تعیین کرده باشد.
راهحل برای هر مورد:
- نرخهای منسوخ را بهروز کنید: به حسابداری → نرخ تبادله Open in Usystems رفته، جفت نرخ را (مثلاً USD ↔ AFN) انتخاب کنید و مقدار پیشین را با نرخ جدید جایگزین کنید.
- تاریخ سند را بررسی کنید: روی سند (فاکتور، بل و غیره)، تاریخ را تصدیق کنید. اگر در گذشته است، بررسی کنید که نرخ تبادله در آن تاریخ متفاوت بوده است یا نه. میتوانید تاریخ را تغییر دهید و سیستم نرخ را برای تاریخ جدید دوباره محاسبه میکند.
- اسعار مشتری یا فروشنده را تأیید کنید: مشتری یا فروشنده مرتبط با سند را بازکنید (به مخاطبین Open in Usystems رفته)، جزئیات مخاطب را بررسی کنید و اسعار اصلی را تأیید کنید. اگر لازم است تغییر دهید، سپس سند را دوباره بسازید.
مبلغ به اسعار اصلی صفر یا نادرست است
مسئله: بعد از وارد کردن مبلغ به اسعار خارجی، فیلد "کل به اسعار اصلی" صفر، مقدار بسیار کم یا عددی نشان میدهد که با محاسبه شما تطابق ندارد.
علل محتمل:
- نرخ تبادله کم یا صفر است — سیستم نمیتواند تبدیل را انجام دهد زیرا نرخی وجود ندارد یا نرخ به اشتباه صفر تعیین شده است.
- مقدار یا قیمت خط اقلام صفر است — اگر اقلام را به سند اضافه میکنید، بررسی کنید که مقدار و قیمت واحد هر دو غیر صفر باشند. حتی یک خط صفر میتواند کل را خراب کند.
- گرد کردن در مبالغ کوچک — اگر مبالغ خارجی بسیار کوچک را تبدیل میکنید، معادل اسعار اصلی ممکن است به صفر گرد شود (مثلاً 0.01 USD با نرخ 80:1).
راهحل برای هر مورد:
- نرخ تبادله را بازیابی کنید: به حسابداری → نرخ تبادله Open in Usystems رفته، تأیید کنید که نرخی برای امروز (یا تاریخ سند) وجود دارد و نرخ بزرگتر از صفر است. اگر کم است، آن را اضافه یا بهروز کنید.
- خطوط اقلام را بررسی کنید: روی سند، بررسی کنید که تمام خطوط اقلام مقدار بیشتر از صفر و قیمت واحد بیشتر از صفر داشته باشند. هر خط ناقص را حذف کنید.
- گرد کردن را پذیرفته باشید: مبالغ بسیار کوچک ممکن است بهطور صحیح به صفر در اسعار اصلی گرد شوند. اگر مبلغ عمداً کوچک است، تأیید کنید که این برای حسابداری شما قابلقبول است.
نرخ تبادله تغییرکردن در اسناد ذخیرهشده منعکس نمیشود
مسئله: نرخ تبادله برای جفت اسعار را تغییر دادید، اما اسنادی که قبل از تغییر ایجاد شدند هنوز نرخ و کل تبدیلشدگی قدیمی را نشان میدهند.
دلیل این اتفاق: سیستم نرخ تبادله مورداستفاده در هر سند را بهطور جداگانه ذخیره میکند (بهعنوان عکس). تغییر نرخ جاری، کلهای اسنادی را که قبلاً ایجاد شدند دوباره محاسبه نمیکند. این طراحیشده است — برای حفاظت از سابقه تاریخی آنچه که واقعاً انجام شد.
کاری که باید انجام دهید:
- اگر سند هنوز پیشنویس است: سند را حذف کنید و دوباره بسازید. سیستم نرخ تبادله جدید را اعمال خواهد کرد.
- اگر سند نهاییشده یا به حسابداری ارسال شده است: از مدیر خود تماس بگیرید. اصلاح نرخ تبادله تاریخی نیاز به ورود روزنامچه (تعدیل) دارد (برگرداندن ارسال اصلی و ارسال مبلغ اصلاحشده). این یک تصمیم حسابداری است، نه مسئله سیستم.
چه زمانی با پشتیبانی تماس بگیرید
اگر از موارد زیر رخ دهد، با مدیر یا پشتیبانی تماس بگیرید:
- نمیتوانید اسعاری را که نیاز دارید در لیست اسعار بیابید، حتی بعد از بررسی تنظیمات → اسعار.
- نرخهای تبادله به اشتباه بهروز میشوند، یا سیستم ورود نرخ را نمیپذیرد.
- یک سند نهاییشده نرخ تبادلهای را نشان میدهد که میدانید اشتباه است، و برای اصلاح حسابداری کمک نیاز دارید.
آیا این مطلب مفید بود؟