راپور ختم روز و تطبیق صندوق

در پایان هر روز کاری، باید راجستر POS خود را ببندید تا تمام تراکنش ها را نهایی کنید، نقدی فیزیکی درج را با کل سیستم تطبیق دهید و راپور ختم روز تولید کنید. این گزارش تمام فروش، پرداخت ها، مستردها و اختلافات را برای اهداف حسابداری و حسابرسی مستند می کند.

قبل از شروع

• تمام تراکنش های مشتری برای روز باید تکمیل شود.
• تمام مستردها و تنظیمات باید پردازش شود.
• نقدی فیزیکی باید شمارش و برای تأیید در دسترس باشد.
• باید اجازه بسته کردن راجستر ها و تولید گزارش ها را داشته باشید.
• روش های بسته کردن سازمان خود را بشناسید و برای هر اختلاف انتظار رفتنی حساب کنید (مثلاً برداشت صندوق صغیر، پیش‌پرداخت نقدی).

مراحل

بسته کردن راجستر

1. به نقطه فروش → راجستر یا بسته کاری POS بروید. باز کردن در Usystems

2. دنبال گزینه بسته کردن راجستر، ختم روز یا بسته کردن شیفت باشید.

3. روی گزینه بسته کردن کلیک کنید. سیستم نمایش می دهد:

   • کل سیستم: کل فروش، بر حسب روش پرداخت (نقدی، کارت، بیلانس، و غیره).
   • کل مستردها: مستردها صادر شده امروز.
   • درآمد خالص: کل سیستم منهای مستردها.
   • موجودی درج مورد انتظار: مبلغی که باید در درج باشد.

4. نقدی فیزیکی در درج راجستر خود را بشمارید:

   • تمام اسکناس ها و سکه ها را بردارید.
   • مبلغ کل نقد را بشمارید و تأیید کنید.
   • هر آیتم غیر معمول (چک، توکن، IOU) را یادداشت کنید که نباید در درج باشد.

5. مبلغ نقد واقعی را به سیستم وارد کنید (مبلغی که شمارش کردید).

6. سیستم تفاوت (واریانس) را محاسبه می کند:

   • اگر تطبیق: درج متعادل است، مراحل بسته کردن را ادامه دهید.
   • اگر تفاوت: سیستم واریانس را برجسته می کند و ممکن است برای توضیح درخواست کند (مازاد یا کمبود). تحقیق کنید و در صورت امکان تصحیح کنید یا اختلاف را ثبت کنید.

تحقیق و توضیح اختلافات

اگر واریانس نقدی وجود دارد (شمارش فیزیکی با کل سیستم مطابقت ندارد):

1. نقدی را مجدد بشمارید تا درستی را اطمینان حاصل کنید. خطاهای شمارش کوچک عام هستند.

2. تراکنش های فراموش شده را بررسی کنید:

   • تأیید کنید که تمام فروش، مستردها و پرداخت ها به سیستم وارد شدند.
   • دنبال هر تراکنش های معلق یا ناقص باشید.

3. برداشت های غیرمجاز را تأیید کنید:

   • تأیید کنید که فقط پرسنل مجاز به درج نقدی دسترسی داشته اند.
   • هر استفاده صندوق صغیر یا پیش‌پرداخت نقدی مستند شده را بررسی کنید.

4. اختلاف را ثبت کنید:

   • اگر علت را نمی توانید پیدا کنید، سیستم اجازه می دهد تفاوت را وارد کنید و آن را به عنوان تحقیق شده علامت گذاری کنید.
   • برخی سازمان ها برای واریانس های بالاتر از حد معینی یادداشت یا توضیح را نیاز می گذارند.

5. اگر لازم بود بالا بردن:

   • اگر واریانس بزرگ یا نامشخص است، قبل از نهایی کردن بسته کردن مدیر خود را مطلع کنید.

تولید راپور ختم روز

1. بعد از تطبیق نقدی (یا واریانس ثبت می شود)، تولید گزارش یا بسته کردن نهایی را کلیک کنید.

2. سیستم یک راپور ختم روز تولید می کند که نشان می دهد:

   • ID راجستر / نام صندوق دار: کسی که راجستر را کار کرد.
   • محدوده تاریخ و ساعت: شیفت یا روز کاری.
   • کل فروش: بر حسب دسته محصول، روش پرداخت یا بخش.
   • کل مستردها و تنظیمات: چه چیز مسترد یا تخفیف داده شد.
   • فروش خالص: کل فروش منهای مستردها.
   • تفکیک پرداخت: نقدی، کارت، بیلانس مشتری، و غیره.
   • تطبیق نقدی: شمارش فیزیکی در مقابل کل سیستم، واریانس یادداشت شده.
   • مالیه جمع آوری شده: در صورت انطباق، بر حسب نرخ مالیه شکسته.

3. راپور را برای دقت مرور کنید قبل از ارسال.

4. چاپ یا دانلود راپور برای رکورد خود و بررسی مدیر.

5. برای نهایی کردن بسته کردن ارسال یا بسته کردن شیفت را کلیک کنید.

6. راجستر اکنون برای روز قفل شده است. تراکنش های جدید را نمی توان به کل این روز اضافه کرد.

تأثیر حسابداری

• درآمد فروش هنگام تکمیل تراکنش ها شناخته می شود (نه هنگام بسته کردن راجستر).
• سپردن های نقدی بر اساس مبلغ نقدی تطبیق شده ثبت می شود.
• اختلافات (مازاد یا کمبود) ممکن است به عنوان درآمد یا هزینه متفرقه ثبت شود بسته به سیاست سازمان شما.
• مستردها قبلاً درآمد را هنگام پردازش کاهش داد؛ راپور EOD فقط اثر خالص را مستند می کند.
• راپور EOD فعالیت راجستر را برای روز به دفتر کل صادق می کند.

نکات و اشتباهات رایج

• در همان ساعت هر روز ببندید: یک روتین بسته کردن ثابت برقرار کنید تا اختلافات را به حداقل برسانید و تطبیق را ساده کنید.
• سکه ها را ابتدا بشمارید: هنگام شمارش نقد، سکه ها را ابتدا جداگانه بشمارید، سپس اسکناس ها را برای کاهش خطا.
• تحقیق زود: اگر بر اختلاف مشکوک هستید، فوری تحقیق کنید تا حدس در انجام روز.
• همه چیز را مستند کنید: راپور ختم روز و هر یادداشت واریانس را برای رکورد خود نگاه دارید. سازمان شما ممکن است برای اهداف حسابرسی نیاز داشته باشند.
• صندوق صغیر و پیش‌پرداخت: اگر نقد از درج برای هزینه های صغیر برداشتید یا پیش‌پرداخت داده شده است، مطمئن شوید قبل از بسته کردن در سیستم مستند شود.
• رسید های گمشده: اگر می دانید تراکنش ثبت نشده است، قبل از بسته کردن آن را پردازش کنید. تنظیمات پس از بسته بیشتر دشوار است.
• درج را محفوظ کنید: اگر راجستر بسته شد، درج نقدی را محفوظ کنید یا برای سپرده به مدیری تحویل دهید.