وارد کردن محصولات از اکسل/CSV

وارد کردن محصولات از اکسل/CSV

وارد کردن محصولات از یک صفحهٔ گسترده سریع‌ترین روش برای پرکردن سیستم گدام خود با تعداد زیادی محصول در یک‌جا است. به جای ایجاد هر محصول جداگانه، می‌توانید داده‌های خود را در اکسل یا CSV آماده کنید و آن‌ها را در چند گام بارگذاری کنید.

قبل از شروع

• باید صلاحیت ادمین داشته باشید یا به شما صلاحیت وارد کردن محصول داده شده باشد
• داده‌های محصول خود را در قالب اکسل (.xlsx) یا CSV آماده کنید
• تمام واحدهای اندازه‌گیری‌ای که استفاده می‌کنید باید از قبل در سیستم موجود باشند (اگر نیاز باشد از ادمین خود بخواهید آن‌ها را در تنظیمات اضافه کند)
• کودهای محصول باید منحصر به فرد باشند — محصولاتی که کود یا نام تکراری دارند رد می‌شوند
• اطلاعات محصول خود را آماده کنید: کود (SKU)، نام، قیمت تمام‌شد، قیمت فروش، و اختیاری: نقطه سفارش مجدد و موجودی افتتاحیه

مراحل

1. به محصولات → تمام محصولات بروید. باز کن در Usystems

2. دکمهٔ وارد کردن را در صفحهٔ محصولات پیدا کنید. آن را کلیک کنید تا درشؤ وارد کردن باز شود.

3. فایل خود را بارگذاری کنید (مرحلهٔ 1 از 3):

   • نمونهٔ فایل (اکسل یا CSV) را دانلود کنید تا نام‌های ستون‌ و قالب مورد انتظار را ببینید.
   • فایل خود را با همان ستون‌ها یا بخشی از آن‌ها آماده کنید.
   • فایل خود را بر روی ناحیهٔ بارگذاری بکشید یا برای انتخاب کلیک کنید.
   • سیستم فایل شما را خواهد خواند و پیش‌نمایشی را نشان خواهد داد.

4. ستون‌های خود را تطبیق دهید (مرحلهٔ 2 از 3):

   • سیستم تطبیق‌های پیشنهادی را بین ستون‌های فایل شما و فیلدهای محصول بیان می‌کند (مثلاً "نام محصول"، "قیمت تمام‌شد"، "قیمت فروش").
   • هر تطبیق را بررسی کنید. اگر یک ستون به‌درستی تطبیق نشده است، بر روی آن کلیک کنید و فیلد درست را از فهرست انتخاب کنید.
   • کود (SKU محصول)، نام محصول و واحد اهم‌ترین فیلدها هستند.
   • فیلدهای اختیاری (مانند نقطهٔ سفارش مجدد و موجودی افتتاحیه) می‌توانند بدون تطبیق رها شوند اگر آن‌ها را ندارید.
   • ادامه را کلیک کنید تا وارد کردن را پیش‌نمایش دهید.

5. بررسی و وارد کردن (مرحلهٔ 3 از 3):

   • سیستم داده‌های شما را اعتبار‌سنجی خواهد کرد و خلاصه‌ای نشان خواهد داد: چند محصول ایجاد، به‌روزرسانی یا رد خواهند شد.
   • خلاصه را برای خطاها یا هشدارها بررسی کنید.
   • اگر همه‌چیز درست است، وارد کردن را کلیک کنید تا نهایی‌سازی کنید.
   • سیستم تایید‌ی را با تعداد نهایی محصولات ایجاد‌شده، به‌روزرسانی‌شده و رد‌شده نشان خواهد داد.
   • اگر خطاهایی وجود دارد، می‌توانید گزارش خطا را دانلود کنید که نشان می‌دهد کدام ردیف‌ها ناکام شده‌اند و چرا.

موارد وارد‌شده

• کود محصول — شناسهٔ منحصر به فرد برای هر محصول. اگر خالی باشد، سیستم خودکار آن را ایجاد می‌کند.
• نام محصول — در فرم‌ها، جستجو‌ها و راپورها نمایش داده می‌شود.
• واحد اندازه‌گیری — باید با یک واحد موجود تطابق داشته باشد (مثلاً "عدد"، "کیلوگرم").
• قیمت تمام‌شد — قیمت خریداری برای محاسبهٔ COGS و ردیابی هزینه.
• قیمت فروش — قیمت فروش پیش‌فرض برای مشتریان.
• نقطهٔ سفارش مجدد — سطح موجودی کمینه که هشدار سفارش مجدد را فعال می‌کند (اختیاری).
• موجودی افتتاحیه (مقدار موجود) — موجودی اولیهٔ محصول (اختیاری).

مدیریتِ موارد تکراری

• اگر محصولی با کود یا نام یکسان در سیستم موجود باشد، آن ردیف به‌طور پیش‌فرض رد خواهد شد.
• می‌توانید گزینهٔ "به‌جای رد کردن، رکوردهای موجود به‌روزرسانی شوند" را انتخاب کنید تا محصولات موجود به‌روزرسانی شوند (اگر سیستم شما این امکان را پشتیبانی کند).
• ردیف‌های تکراری در درون یک فایل نیز رد می‌شوند — اگر فایل شما دو ردیف با کود یا نام یکسان داشته باشد، فقط اولی وارد خواهد شد.

تاثیر حسابداری

هر محصول وارد‌شده به حساب‌های پیش‌فرض برای بهای تمام‌شد (COGS) و ردیابی دارایی اختصاص داده می‌شود. مقادیر قیمت تمام‌شد و قیمت فروش پایهٔ محاسبات سود و ارزیابی موجودی هستند.

نکات و اشتباهات رایج

• ابتدا نمونه را دانلود کنید — برای دیدن دقیق کدام ستون‌ها و در چه قالبی سیستم انتظار دارد، نمونهٔ اکسل یا CSV را استفاده کنید.
• کود محصول کلید شناسایی شما است — کودها را منحصر به فرد، به‌یادماندنی و سازگار نگه دارید. سیستم کود را برای تشخیص موارد تکراری استفاده می‌کند.
• از قبل اطمینان حاصل کنید که واحدها موجودند — اگر فایل شما به واحدی مانند "متر" یا "کیلوگرم" اشاره کند و در تنظیمات موجود نیست، از ادمین خود بخواهید قبل از وارد کردن آن را ایجاد کند.
• داده‌های خالی یا نامعتبر رد می‌شوند — ردیف‌های بدون نام محصول یا مقادیر نامعتبر در خلاصهٔ خطا گزارش شده و رد خواهند شد. اگر برخی محصولات وارد نشدند، گزارش خطا را بررسی کنید.
• بدون نگرانی می‌توانید دوباره وارد کنید — اگر کود محصول از قبل موجود باشد، دوباره وارد نخواهد شد. این وارد کردن را ایمن می‌سازد در صورتی که برخی ردیف‌ها ناکام شوند.