سوالات متداول: اساسات سفارش خرید
پاسخهای سریع به سوالات رایج درباره ایجاد و مدیریت سفارشات خرید.
آیا بعد از تأیید سفارش (انتقال از پیشنویس به باز) میتوانم آن را ویرایش کنم؟
خیر، بعد از تأیید نمیتوانید خطوط کالا (محصولات، مقادیر، قیمتها) را ویرایش کنید. اما میتوانید هنوز:
- تاریخ تحویل مورد انتظار را اضافه یا تغییر دهید
- یادداشتهای داخلی اضافه کنید
- جزئیات تماس فروشنده را بهروز کنید
اگر در کالاها یا قیمتها اشتباه کردید، معمولاً سفارشهای باز را لغو میکنید و یک سفارش جدید ایجاد میکنید، یا مستقیماً با فروشنده تماس میگیرید تا تغییر درخواست کنید.
تفاوت سفارش خرید و خریداری نقده چیست؟
سفارش خرید یک درخواست است—شما قبل از رسیدن کالا آن را ایجاد میکنید و به برنامهریزی و پیگیری کمک میکند. خریداری نقده (یا "خریداری") معمولاً فاکتوری یکباره است که از فروشنده میرسد و شما آن را مستقیماً ثبت میکنید.
سفارش خرید زمانی استفاده کنید که میخواهید تعهد رسمی برای خریداری از فروشنده ایجاد کنید. خریداری نقده را زمانی استفاده کنید که صرفاً فاکتوری را دریافت میکنید و به برنامهریزی پیشاپیش نیاز ندارید.
آیا میتوانم سفارش خرید برای خدمات ایجاد کنم، یا فقط برای محصولات؟
هردو. سفارش خرید میتواند محصولات (اقلام موجودی) و خدمات را شامل کند. برای مثال، میتوانید خدمات نظافت دفتر را بر روی سفارش خرید سفارش دهید، یا پشتیبانی فناوری اطلاعات، یا تعمیرات—هرچیز که قبلتر از فروشنده برای پرداخت میکنید.
اگر فروشنده بیشتر از چیزی که روی سفارش خرید سفارش دادم تحویل دهد چه؟
یوسیستمز پیگیری میکند که چه چیزی سفارش دادید در برابر آنچه دریافت کردید. اگر فروشنده بیشتر ارسال کند:
- میتوانید فقط مقداری که سفارش دادید دریافت کنید و بیشتر را رد کنید
- یا میتوانید مازاد را دریافت کنید و یادداشت کنید—سپس با فروشنده مناقشه کنید که آیا اضافه بر صورتحساب دارند یا اشتباه کردند
- وقتی فاکتور فروشنده میرسد، آن را با سفارش خرید تطابق میدهید. عدم تطابق آشکار خواهد بود
آیا میتوانم سفارش خرید را حذف کنم؟
بله، اما فقط اگر حالت پیشنویس باشد. وقتی آن را به حالت باز تأیید کنید، سیستم حذف را برای حفظ سابقه کامل جلوگیری میکند. اگر دیگر به سفارش خرید باز نیاز ندارید، آن را بهعنوان لغوشده علامتگذاری کنید (اگر این گزینه موجود باشد) یا آن را بدون دریافت کالاها بسته کنید.
چگونه کالاها را بر اساس سفارش خرید دریافت کنم؟
به سفارش خرید بروید و یک اقدام "دریافت" یا "اضافه کردن رسید" را پیدا کنید. شما مشخص میکنید کدام خطوط کالا را دریافت کردید و در چه مقادیری. حالت سفارش خرید با رسیدن کالاها بهروز میشود—از پیشنویس → باز → جزئی (یا دریافتشده اگر همه چیز یکباره برسد).
مراحل دقیق بستگی به روند دریافتپذیری شرکت شما دارد. برای دستورالعملهای دقیقتر، مقاله مرتبط را درباره [دریافت کالاها بر اساس سفارش خرید] ببینید.
اگر مبلغ فاکتور فروشنده با سفارش خرید مطابق نداشت چه؟
این یکی از دلایل اصلی برای استفاده از سفارش خرید است. وقتی فاکتور فروشنده میرسد:
- آن را خط به خط با سفارش خرید مقایسه کنید
- اگر مقادیر یا قیمتها متفاوت باشند، با فروشنده تماس بگیرید تا روشن کنید
- بعد از حل اختلافات، میتوانید فاکتور را با سفارش خرید در یوسیستمز تطابق دهید، یا تفاوت را یادداشت کنید
عدم تطابق ممکن است نشاندهنده خطای قیمتگذاری، تحویل جزئی یا تلاش برای اضافهبر صورتحساب باشد—سفارش خرید مدرکی از آنچه توافق شده است میدهد.
آیا چندین نفر میتوانند روی یک سفارش خرید کار کنند؟
این بستگی به نقشهای کاربری و صلاحیتهای شما دارد. معمولاً:
- سازنده میتواند آن را هنگام پیشنویس ویرایش کند
- وقتی باز است، فقط کاربران معین مدیر یا تدارکات میتوانند ابرداده را ویرایش کنند
- چندین نفر میتوانند آن را مشاهده کنند، یادداشتها اضافه کنند، یا اقدامهایی مانند دریافت کالاها را انجام دهند
درباره صلاحیتهای خاص خود، با مدیر خود چک کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟