شماره‌گذاری سفارشات خرید: کد خودکار، پیشوند و کد دستی

هر سفارش خرید یک کد یا شماره منحصر به فرد دریافت می‌کند. می‌توانید به سیستم‌های اتوماتیک اجازه دهید این‌ها را تولید کنند، یا آن‌ها را با پیشوندها و شماره‌گذاری دستی سفارشی کنید.

روش‌های شماره‌گذاری

شماره‌گذاری خودکار (پیش‌فرض)

به‌طور پیش‌فرض، هر سفارش خرید جدید یک کد خودکار مانند PO-001، PO-002 و غیره دریافت می‌کند. سیستم آخرین شماره استفاده‌شده را یادداشت می‌کند و هر بار آن را افزایش می‌دهد. این اطمینان می‌دهد که هیچ دو سفارش کد یکسانی ندارند.

پیشوند سفارشی

می‌توانید پیشوند را برای مطابقت با روند کاری خود تغییر دهید:

• به تنظیمات → تنظیمات سفارش خرید بروید باز کردن در یوسیستمز (یا صفحه تنظیمات معادل برای شماره‌گذاری اسناد)
• فیلد پیشوند سفارش خرید یا پیشوند کد سفارش خرید را پیدا کنید
• پیشوند سفارشی خود را وارد کنید (مثلاً Q3- برای "سه‌ماهه سوم" یا VENDOR-)
• از آن پس، سفارش‌های جدید از پیشوند شما استفاده خواهند کرد: Q3-001، Q3-002 و غیره
• سفارش‌های ایجاد‌شده قبلی کدهای قدیمی خود را نگاه می‌دارند—پیشوند جدید فقط برای سفارش‌های آینده اعمال می‌شود

کدهای دستی

اگر نیاز دارید از طرح خودکار فاصله بگیرید، می‌توانید به‌صورت دستی کد وارد کنید:

1. هنگام ایجاد سفارش خرید جدید، اگر فیلد کد قابل ویرایش است (خودکار پر نشده)، روی آن کلیک کنید
2. کد سفارشی خود را بنویسید (مثلاً EMERGENCY-001، LARGE-VENDOR-JUL یا هر الگوی دیگر)
3. مطمئن شوید کد شما منحصر به فرد است—اگر با سفارش موجودی درگیری داشته باشد، یوسیستمز هشدار می‌دهد

کدهای دستی را کم استفاده کنید—تعداد زیادی کد غیرمعیاری، یافتن سفارش‌ها را سخت می‌کند.

نکات

• سازگاری: یا همه اعداد خودکار را با پیشوند انتخاب کنید، یا همه کدهای دستی. ترکیب کردن، جستجو و مرتب‌سازی را سخت‌تر می‌کند
• ایده‌های پیشوند: فروشنده، ماه، سال یا بخش را شامل کنید—هرچیزی که بعداً به شما کمک کند سفارش‌ها را پیدا کنید
• منحصر به فرد بودن: سیستم کدهای منحصر به فرد را اجرا می‌کند، بنابراین نمی‌توانید به‌طور تصادفی دو سفارش خرید با شماره یکسان ایجاد کنید
• بدون کاراکتر خاص: در کدهای خود از حروف، اعداد، خط‌چین‌ها و زیرخط استفاده کنید