سفارش خرید چیست و چه وقت استفاده میشود
بفهمید چطور سفارشات خرید به شما برای مدیریت ارتباطات فروشندگان و پیگیری موجودی کمک میکند.
سفارش خرید یک درخواست رسمی برای خریداری کالا یا خدمات از فروشنده است. این سند مشخص میکند که چه چیزی میخواهید خریداری کنید، چه مقدار، با چه قیمتی، و چه وقت نیاز دارید—قبل از اینکه کالا را دریافت یا پول پرداخت کنید.
اهمیت سفارشات خرید
سفارشات خرید یک سند رسمی بین شما و فروشنده ایجاد میکنند. این سفارشات به شما کمک میکنند:
- برنامهریزی موجودی: بدانید که چه کالایی چه وقت میرسد و نتوانید از کالا کم نشود
- کنترل هزینهها: قیمتها و مقادیر توافقشده را از قبل قفل کنید
- تطابق فاکتورها: وقتی فاکتور فروشنده میرسد، میتوانید تأیید کنید که با آنچه سفارش دادید همخوانی دارد
- پیگیری مخارج: تمام تعهدات باز برای فروشندگان را در یک نگاه ببینید
بدون سفارش خرید، شاید شفاهی یا از طریق ایمیل سفارش دهید، سپس فاکتوری با مقدار یا قیمت متفاوت دریافت کنید.
نحوه کار در یوسیستمز
وقتی سفارش خرید در یوسیستمز ایجاد میکنید:
- فروشنده را انتخاب کنید و خطوط کالا را اضافه کنید (کالاها/خدمات، مقادیر و قیمتها)
- سفارش را ذخیره کنید—به حالت پیشنویس میرود
- وقتی آماده هستید، سفارش را تأیید کنید (به حالت باز میرود)—این نشان میدهد که ارسال یا تأیید شده است
- با دریافت کالاها، سفارش به سمت دریافتشده و سرانجام تکمیلشده حرکت میکند
میتوانید ببینید که از هر کالا چه مقدار دریافت شده است، و سیستم پیگیری میکند کدام فاکتورها با سفارش تطابق داشتهاند.
کی از سفارش خرید استفاده کنید
از سفارش خرید زمانی استفاده کنید که:
- کالای موجودی (کالایی که دوباره میفروشید یا در تولید استفاده میکنید) را خریداری میکنید
- میخواهید تعهد رسمی به خریداری با فروشنده ایجاد کنید
- نیاز دارید که از قبل برنامهریزی کنید—فروشنده به زمان برای آمادهسازی نیاز دارد
نیازی به سفارش خرید نیست وقتی:
- کالای کوچک و گاهیگاهی از تامینکننده خریداری میکنید (اگرچه ممکن است تمایل داشته باشید)
- فاکتورهای فروشندهای که در جا پرداخت میکنید
برای شروع، به سفارشات خرید → سفارش خرید جدید بروید باز کردن در یوسیستمز
آیا این مطلب مفید بود؟