سوالات متداول: عیبیابی سفارشات خرید
پاسخهای سریع به سوالات متداول درباره مشکلات و راهحلهای سفارش خرید.
س: آیا میتوانم سفارش خرید را بعد از ایجاد حذف کنم؟
ج: به وضعیت سفارش خرید بستگی دارد:
- پیشنویس: بله، میتوانید پیشنویسی را حذف کنید که ارسال نشده است.
- ارسالشده/تأییدشده: خیر، بعد از تأیید یا ارسال به فروشنده نمیتوانید حذف کنید. بجایش، میتوانید آن را بسته یا بایگانی کنید، یا یادداشت لغو ایجاد کنید اگر سیستم شما از آن پشتیبانی کند. اگر نیاز به حذف سفارش تأییدشده دارید، با مدیر خود تماس بگیرید.
س: چرا کل قیمت سفارش خرید من بهطور مداوم تغییر میکند؟
ج: چندین چیز میتواند این را باعث شود:
- بهروزرسانی نرخ تبادل: اگر کالا را به ارز خارجی میخرید و نرخ تبادل بهروزرسانی شده است، کل خودکار محاسبه دوباره میشود.
- محاسبهی مالیه دوباره: اگر مالیه برای محاسبه خودکار تنظیم شده باشد، تغییر ردیفهای کالا یا نرخ مالیه کل را بهروزرسانی میکند.
- تغییرات تخفیف: اگر تخفیف اضافه یا حذف کنید، کل دوباره محاسبه میشود.
- ویرایش مقدار یا قیمت واحد: اگر مقادیر یا قیمتها را پس از محاسبه اولیه ویرایش کنید، کل بهروزرسانی میشود.
ردیفهای کالا و تنظیمات را بررسی کنید تا تأیید کنید محاسبه صحیح است.
س: آیا میتوانم سفارش خرید را بعد از تأیید تحویل فروشنده ویرایش کنم؟
ج: خیر، بعد از دریافت یا تبدیل به صورتحساب نمیتوانید ویرایش کنید. سفارش قفل است تا ردپای حسابی حفظ شود. اگر نیاز به تصحیح اطلاعات دارید:
- سفارش خرید جدیدی با جزئیات تصحیحشده ایجاد کنید.
- یا، اگر قبلاً صورتحسابشده باشد، سند تنظیم یا اعتباری ایجاد کنید.
برای گزینههای خاص گردش کار خود با مدیر تماس بگیرید.
س: اگر سفارش خرید من وضعیت "تأیید در انتظار" نشان دهد، چه معنی دارد؟
ج: سفارش خرید شما منتظر بررسی و تأیید توسط شخصی مجاز قبل از اینکه بتوان آن را به فروشنده ارسال یا به صورتحساب تبدیل کرد. گردشهای تأیید براساس سازمان متفاوت است. با مدیر تماس بگیرید تا:
- بفهمید چه کسی باید این سفارش را تأیید کند.
- وضعیت تأیید را بررسی کنید.
- اگر تأیید تأخیر دارد، آن را بالا بردید.
س: آیا میتوانم سفارش خرید پیشنویس را مستقیماً بدون ارسال به فروشنده به صورتحساب تبدیل کنم؟
ج: بله، در بسیاری از موارد. اگر تجارت شما بدون برقراری ارتباط رسمی با فروشنده (برای مثال، سفارشهای داخلی یا دائمی) کار میکند، میتوانید پیشنویس یا سفارش خرید تأییدشده را مستقیماً به صورتحساب تبدیل کنید. به صفحه سفارش خرید بروید و برای دکمه یا گزینه تبدیل به صورتحساب بگردید. مدیر شما ممکن است این را بر اساس قوانین تجاری محدود کند.
س: چرا نمیتوانم فروشنده را در سفارش خرید موجود تغییر دهم؟
ج: بعد از ذخیره سفارش خرید با فروشنده، فیلد فروشنده معمولاً قفل است تا از اشتباهات جلوگیری شود. برای خرید از فروشنده دیگری:
- سفارش خرید جدیدی ایجاد کنید و فروشنده جدید را انتخاب کنید.
- پیشنویس موجود را حذف کنید (اگر تأیید نشده باشد).
اگر نیاز به تغییر فروشنده در سفارش ارسالشده دارید، با مدیر تماس بگیرید.
س: اگر فروشنده من از ارزی متفاوت از تجارت من استفاده کند چه میشود؟
ج: Usystems میتواند خریدهای چند ارزی را انجام دهد. وقتی فروشندهای را با ارز متفاوت انتخاب میکنید:
- سیستم مقدار خریداری را در هر دو ارز فروشنده و ارز پایه نشان میدهد.
- نرخ تبادل خودکار اعمال میشود اگر تنظیم شده باشد.
- هر سود یا ضرر تبادل به حساب تبادل مشخصشده ثبت میشود.
اطمینان حاصل کنید که مدیر شما نرخهای تبادل و حسابات را برای اسعاری که استفاده میکنید تنظیم کرده است.
س: آیا میتوانم یادداشت یا نظر به سفارش خرید برای فروشنده اضافه کنم؟
ج: بله. اکثر سفارشهای خرید دارای بخش یادداشتها یا اظهارات هستند جایی که میتوانید دستورالعملهای فروشنده اضافه کنید. این فیلد اغلب در فرم و نسخههای چاپی یا ایمیل قابل مشاهده است. از آن برای برقراری ارتباط درخواستهای خاص، دستورالعملهای تحویل، یا سایر جزئیات مهم استفاده کنید.
س: چگونه میدانم سفارش خرید دریافت شده است؟
ج: وقتی کالا از سفارش خرید میرسد، شما یا کارکنان انبار معمولاً:
- رسید کالا یا فاکتور دریافتشده مرتبط با سفارش خرید ایجاد میکنید.
- یا، سفارش خرید را به صورتحساب تبدیل میکنید وقتی فاکتور از فروشنده میرسد.
وضعیت سفارش خرید تغییر میکند تا نشان دهد دریافت شده یا صورتحسابشده است. اگر درباره فرایند دریافت مطمئن نیستید، با مدیر تماس بگیرید.
س: اگر من تصادفاً سفارش خرید را به فروشنده اشتباه ارسال کردم چه کنم؟
ج:
- اگر تازه ارسال شده است (هنوز تأیید نشده): اگر سیستم ایمیل شما اجازه میدهد پیام را لغو کنید. سپس در سیستم، سفارش خرید را بستهشده یا پسگرفته شده علامتگذاری کنید. سفارش خرید جدیدی برای فروشنده صحیح ایجاد کنید.
- اگر قبلاً صورتحسابشده است: نمیتوانید این را برگردانید. بجایش، اعتباری یا بازگشتی ایجاد کنید تا فاکتور اشتباه را برگردانید. سپس، سفارش خرید و صورتحساب جدیدی با فروشنده صحیح ایجاد کنید.
برای راهنمایی در خصوص برگرداندن سفارشها در سیستم خود با مدیر تماس بگیرید.
س: چرا وقتی سفارش خرید را چاپ میکنم در مقابل وقتی که روی صفحه مشاهده میکنم، کلهای متفاوتی میبینم؟
ج: این میتواند اتفاق بیفتد اگر:
- الگوی چاپ قدیمی است: الگوی چاپ ممکن است تغییرات اخیر را در سفارش منعکس نکند.
- بزرگنمایی مرورگر یا گردکردن: برخی مرورگرها مقادیر نمایششده را متفاوت از خروجی چاپ گردمیکنند.
- مسئله تازهکردن: صفحه ممکن است بعد از تغییرات تازه نشده باشد. صفحه را دوباره بارگزاری کنید و دوباره بررسی کنید.
مرورگر خود را تازه کنید و دوباره سفارش را مشاهده کنید. اگر عدم تطابق ادامه دارد، با مدیر تماس بگیرید.
آیا این مطلب مفید بود؟