بل، خریداری نقده یا سفارش خرید: کدام سند را استفاده کنیم
سه سند خریداری اصلی را درک کنید و هر یک را برای شرایط خریداری مختلف استفاده کنید.
این اسناد چیستند
یوسیستمزِ سه سند اصلی برای ثبت خریداریها از فروشندگان (متفرقهها) ارائه میدهد:
- بل — فروشنده برای شما صورتحساب ارسال میکند و شما بعداً (بر اساس اعتبار) آنها را پرداخت میکنید
- خریداری نقده — شما اقلام را خریداری میکنید و بلافاصله در زمان خریداری پرداخت میکنید
- سفارش خرید — شما از فروشنده اقلام درخواست میکنید قبل از تحویل (تعهد خریداری قبل از تحویل)
هر کدام یک سناریوی خریداری متفاوت را پوشش میدهند و سوابق متفاوتی در سیستم حسابداری شما ایجاد میکنند.
چرا تفاوت مهم است
نوع سند انتخابشدۀ شما بر موارد زیر تأثیر میگذارد:
- هنگام ثبت مصرف — در تاریخ خریداری، در تاریخ پرداخت، یا هنگام سفارش
- نحوۀ ردیابی نقدینگی و حسابات پرداختنی — خریداریهای اعتباری بدهی به فروشندگان ایجاد میکنند؛ خریداریهای نقده نقد را بلافاصله خرج میکنند
- زمانبندی موجودی — اینکه اقلام وقتی سفارش داده میشوند، دریافت میشوند یا برای آنها پرداخت میشود
- جریانهای تصویب — سفارشهای خرید ممکن است قبل از تعهد بودجه نیاز به تصویب داشته باشند
انتخاب سند صحیح اطمینان میدهد که سوابق مالی شما نحوۀ انجام کار واقعی شما را منعکس میکند و حسابداری شما دقیق میماند.
چگونه هر کدام در یوسیستمزِ کار میکند
بل
یک بل (که به آن صورتحساب متفرقه نیز گفته میشود) وقتی ایجاد میشود که صورتحساب رسمی از فروشنده دریافت کنید. آنچه بابت آن مدیون هستید را ثبت میکنید و یوسیستمزِ بدهی را تا زمان پرداخت ردیابی میکند.
- چه وقت استفاده کنیم: شما کالا یا خدمات را از فروشنده دریافت کردهاید و آنها برای شما صورتحساب ارسال کردند
- زمانبندی پرداخت: شما بعداً، براساس شرایطی که با فروشنده توافق کردید (Net 30، Net 60، و غیره) پرداخت میکنید
- اثر حسابداری: در روزی که بل را ثبت میکنید بدهی (پول مدیون) ایجاد میکند، صرفنظر از اینکه کی پرداخت کنید
- جریان کاری: دریافت کالا → دریافت صورتحساب از فروشنده → ثبت بل در یوسیستمزِ → پرداخت بل هنگام سررسید
برای رفتن به خریداری → بلها → بل جدید
باز کردن در یوسیستمزِ
خریداری نقده
یک خریداری نقده برای خریداری فوری و از جیب خود است. شما فروشنده را در لحظۀ خریداری (یا خیلی زود پسازآن) پرداخت میکنید.
- چه وقت استفاده کنیم: شما نقد یا معادل آن (کارت اعتباری، انتقال بانکی) را بلافاصله برای کالا یا خدمات پرداخت میکنید
- زمانبندی پرداخت: در آنجا یا در چند روز پرداخت میشود
- اثر حسابداری: مصرف را ثبت میکند و نقد را در همان روز کاهش میدهد؛ هیچ حساب پرداختنی ایجاد نمیشود
- جریان کاری: شناسایی آنچه نیاز دارید → فروشنده را بلافاصله پرداخت کنید → خریداری نقده را در یوسیستمزِ ثبت کنید
برای رفتن به خریداری → خریداریهای نقده → خریداری نقده جدید
باز کردن در یوسیستمزِ
سفارش خرید
یک سفارش خرید درخواست رسمی برای کالا یا خدمات از فروشنده است. قبل از دریافت کالا و قبل از اینکه برای فروشنده صورتحساب ایجاد کنید، ایجاد میشود.
- چه وقت استفاده کنیم: میخواهید اقلام از فروشنده درخواست کنید و شرایط سفارش (مقدار، قیمت، تاریخ تحویل) را قبل از تحویل یا صورتحساب مستند کنید
- زمانبندی پرداخت: معمولاً تا زمان دریافت بل از فروشنده پرداختنشده است
- اثر حسابداری: سفارش خرید هیچ مصرف یا بدهی فوری ایجاد نمیکند. این تعهد برای خریداری است، نه خریداری. تنها وقتی که کالا دریافت کنید یا بل دریافت کنید، مصرف واقعی در حسابات شما ظاهر میشود
- جریان کاری: سفارش خرید را با فروشنده و اقلام درخواستشده ایجاد کنید → فروشنده کالا را تحویل دهد → صورتحساب از فروشنده دریافت کنید (بل) → بل را در یوسیستمزِ ثبت کنید → بل را وقتی سررسید شد پرداخت کنید
برای رفتن به خریداری → سفارشهای خرید
باز کردن در یوسیستمزِ
مقایسۀ سه سند
| جنبه | بل | خریداری نقده | سفارش خرید |
|---|---|---|---|
| چه وقت آن را استفاده میکنید | فروشنده بعد از تحویل برای شما صورتحساب ارسال میکند | شما فوری برای کالا/خدمات پرداخت میکنید | شما قبل از دریافت اقلام درخواست میکنید |
| زمانبندی پرداخت | بعداً (براساس شرایط اعتباری) | فوری یا خیلی زود | معمولاً تا زمان دریافت بل پرداختنشده است |
| اثر حسابداری | حسابات پرداختنی ایجاد میکند (بدهی) | کاهش مصرف و نقد در همان روز | هنوز مصرفی نیست؛ فقط تعهد |
| اثر موجودی | اقلام زمانی که بل را ثبت میکنید به موجودی اضافه میشوند | اقلام زمانی که خریداری نقده ثبت میشود به موجودی اضافه میشوند | اقلام هنوز موجودی نیستند؛ وقتی بل ثبت شود اضافه میشوند |
| سناریوی معمول | رستوران غذا سفارش میدهد، بعداً صورتحساب دریافت میکند | تاکسی در پمپ بنزین برای سوخت پرداخت میکند | کارخانه 1000 قطعه سفارش میدهد، تاریخ تحویل را تنظیم میکند |
جایی که این اسناد را در یوسیستمزِ میبینید
-
بلها: برای مشاهدۀ، ایجاد و مدیریت تمام بلها به خریداری → بلها بروید.
باز کردن در یوسیستمزِ -
خریداریهای نقده: برای مشاهدۀ، ایجاد و مدیریت تمام خریداریهای نقده به خریداری → خریداریهای نقده بروید.
باز کردن در یوسیستمزِ -
سفارشهای خرید: برای مشاهدۀ، ایجاد و مدیریت تمام سفارشهای خرید به خریداری → سفارشهای خرید بروید.
باز کردن در یوسیستمزِ
هر سه در راپورها (مانند راپورهای سن برای بلها و خریداریهای نقده، و راپورهای سفارش خرید معلق) ظاهر میشوند.
آیا این مطلب مفید بود؟