ایجاد نقش (گروپ) سفارشی
یک نقش برای کسبوکار خود با انتخاب صلاحیتهای خاص درست کنید.
ایجاد نقش (گروپ) سفارشی
نقشهای پیشفرض (مدیر، مالی، عملیات) موارد رایج را پوشش میدهند، اما کسبوکار شما ممکن است به چیزی متفاوت نیاز داشته باشد. یک نقش سفارشی به شما اجازه میدهد که دقیقاً کدام صلاحیتها را باید کاربران داشته باشند انتخاب کنید. برای مثال، شاید یک نقش برای یک حسابدار جوان بسازید که میتواند فاکتور را ببیند اما نمیتواند آنها را حذف کند، یا یک کاشیر که فقط میتواند پرداختها را دریافت کند.
قبل از شروع
- شما باید دسترسی مدیر داشته باشید.
- بدانید این نقش چه کارهایی باید انجام دهد. لیستی از حوزهها (فاکتورسازی، گدام، معاشات، و غیره) را که نقش آنها را لمس خواهد کرد تهیه کنید.
- بدانید نقش باید کدام اقدامات خاص را انجام دهد یا جلوگیری کند (ایجاد، ویرایش، حذف، مشاهده، صادرات، و غیره).
مراحل
-
به تنظیمات → کاربران و نقشها → نقشها (یا گروپها) بروید. Open in Usystems
-
روی افزودن نقش، نقش جدید یا ایجاد گروپ کلیک کنید.
-
نام نقش را وارد کنید. از نام شفاف و سادهای استفاده کنید که شغل را توصیف کند (مثلاً "حسابدار جوان"، "کاشیر"، "بازرس گدام").
-
(اختیاری) توصیفی وارد کنید که این نقش برای چیست.
-
در قسمت صلاحیتها، لیستی از تمام صلاحیتهای موجود را خواهید دید که بر اساس حوزه (فاکتورسازی، گدام، معاشات، منابع بشری، گزارشها، تنظیمات، و غیره) گروپبندی شدهاند.
-
برای هر حوزه، کادرهای کنار صلاحیتهای کاری را که این نقش باید داشته باشد علامتگذاری کنید:
- مشاهده = کاربر این دادهها یا گزارش را میتواند ببیند
- ایجاد = کاربر میتواند اسناد یا فایلهای جدید ایجاد کند
- ویرایش = کاربر میتواند اسناد موجود را تغییر دهد
- حذف = کاربر میتواند اسناد را حذف کند (با احتیاط استفاده کنید)
- صادرات = کاربر میتواند دادهها را بارگیری یا صادر کند
-
تمام بخشها را مرور کنید و فقط صلاحیتهای مورد نیاز نقش را انتخاب کنید. هر صلاحیتی را که میخواهید محدود کنید بدون علامت رها کنید.
-
روی ذخیره یا ایجاد نقش کلیک کنید.
-
پیام تأیید نمایش داده میشود. نقش اکنون موجود است. اکنون میتوانید آن را به کاربران اختصاص دهید.
نکات و اشتباهات رایج
- با حذف محتاط باشید—توانایی حذف اسناد قدرتمند و پرخطر است. آن را فقط به کاربران قابل اعتماد محدود کنید. کارکنان جوانتر معمولاً نباید صلاحیت حذف داشته باشند.
- مشاهده هیچ چیز دیگری را نشامل نمیکند—کاربری که فقط صلاحیت "مشاهده فاکتور" دارد نمیتواند ایجاد، ویرایش یا حذف کند. صلاحیتها فقط برای اقداماتی اضافی هستند که بهصراحت انتخاب میکنید.
- نقش خود را آزمایش کنید—بعد از ایجاد، آن را به یک کاربر آزمایشی اختصاص دهید و بهعنوان آن کاربر وارد شوید تا بررسی کنید که فقط کارهایی که در نظر دارید میتواند انجام دهد.
- از نامهای معنیدار استفاده کنید—از نامهای مبهم مثل "کارمند" یا "کاربر" استفاده نکنید. از "حسابدار فروشنده" یا "مدیر شاخه" استفاده کنید تا مشخص شود این نقش برای چیست.
- نقشهای خود را مستند کنید—لیستی از نقشهای سفارشی و کارکرد آنها را نگاه دارید، تا مدیران آینده تنظیمات شما را درک کنند.
تأثیر حسابداری
ایجاد نقش سفارشی بر حسابات یا دادههای مالی شما تأثیری ندارد. این فقط کنترل میکند کی میتواند اسناد را ببیند و بر آنها عمل کند. با این حال، بدانید که محدود کردن صلاحیتها میتواند کارگردش را کند—برای مثال، اگر مدیر مالی را از ویرایش فاکتور جلوگیری کنید، آنها نمیتوانند اشتباهات را تصحیح کنند. تعادل ایمنی و قابل استفاده بودن را حفظ کنید.
آیا این مطلب مفید بود؟