فاکتور، رسید فروش یا سفارش فروش: کدام سند را استفاده کنیم

فاکتور، رسید فروش یا سفارش فروش: کدام سند را استفاده کنیم

در یوسیستمز، سه سند اصلی برای ثبت فروشات دارید. هر کدام مقصد متفاوتی دارد و قوانین حسابداری متفاوتی را دنبال می‌کند.

فاکتور چیست؟

فاکتور درخواست پرداخت از مشتری است. شما آن را هنگامی ایجاد می‌کنید که کالا یا خدمات را تحویل داده‌اید و انتظار دارید مشتری بعدها برای شما پول پرداخت کند (فروش قرضه). فاکتور مشخص می‌کند که چه چیزی فروخته شده، مبلغ مدیون و شرایط پرداخت را نشان می‌دهد.

کی استفاده کنیم: هنگامی که مشتری کالا یا خدمات را امروز دریافت می‌کند اما بعدها برای شما پول می‌پردازد، از فاکتور استفاده کنید.

رسید فروش چیست؟

رسید فروش فروشاتی را ثبت می‌کند که فوری و کاملاً پرداخت شده است. مشتری پول نقد (یا کارت، تحویل موبایلی یا هر روش پرداخت فوری دیگری) را در زمان خریداری می‌دهد. رسید برهان پرداخت است.

کی استفاده کنیم: هنگامی که مشتری فوری برای شما پول می‌پردازد و صبر برای پرداخت نیست، از رسید فروش استفاده کنید.

سفارش فروش چیست؟

سفارش فروش سند تعهد است. شما آن را برای تأیید آنچه مشتری می‌خواهد بخرد ایجاد می‌کنید، اما کالا یا خدمات هنوز تحویل نشده‌اند. بعد از تحویل، سفارش فروش را به فاکتور (یا رسید) تبدیل می‌کنید تا فروش واقعی را ثبت کنید.

کی استفاده کنیم: هنگامی که مشتری می‌خواهد کالا یا خدمات را رزرو کند یا قبل از تحویل خریداری را تأیید کند، از سفارش فروش استفاده کنید. این باعث سازمان‌دهی و کمک به برنامه‌ریزی گدام می‌شود.

چگونه در یوسیستمز کار می‌کند

هر نوع سند صفحه‌ی خود را در یوسیستمز دارد:

• به فاکتورها بروید باز کردن در یوسیستمز برای ایجاد و مدیریت فاکتورها.
• به رسیدهای فروش بروید باز کردن در یوسیستمز برای ثبت فروشات نقدی فوری.
• به سفارشات فروش بروید باز کردن در یوسیستمز برای تنظیم سفارش‌ها قبل از تحویل.

اثرات حسابداری

• فاکتورها یک حساب دریافتی (پولی که برای شما طلب است) ایجاد می‌کنند. پول فقط هنگامی در دفاتر ثبت می‌شود که آن را جمع‌آوری کنید.
• رسیدهای فروش درآمد فوری هستند. فروش در یک مرحله تکمیل می‌شود.
• سفارشات فروش هنوز درآمد ایجاد نمی‌کنند—آنها فقط یک نقشه هستند. شما درآمد را هنگامی تصدیق می‌کنید که آنها را به فاکتورها یا رسیدها تبدیل کنید.

نکات مفید

• اگر مطمئن نیستید، خود را بپرسید: آیا مشتری الان پول می‌دهد یا بعدها؟ الان = رسید. بعدها = فاکتور.
• اختلاط نکنید: مشتری نمی‌تواند همان خریداری را هم به‌عنوان فاکتور و هم به‌عنوان رسید انجام دهد.
• سفارشات فروش برای فروشات ساده اختیاری هستند، اما اگر سفارشات پیش‌پرداختی دریافت کنید یا چرخه تحویل طولانی داشته باشید، بسیار ارزشمند است.