حالت‌های سفارش فروش و معنای هر کدام

بررسی کلی

حالت سفارش فروش به شما می‌گوید در کجای چرخه‌ی زندگی‌اش قرار دارد. با ایجاد، تأیید، تحویل و صدور فاکتور سفارش فروش، حالت آن بطور خودکار یا بر اساس اقدامات شما تغییر می‌یابد.

حالت‌ها

پیش‌نویس (Draft)

• معنی: شما هنوز سفارش فروش را ویرایش می‌کنید؛ هنوز با مشتری تأیید نشده است.
• آنچه می‌توانید انجام دهید: کالاها را اضافه، حذف یا ویرایش کنید؛ قیمت‌ها را تغییر دهید؛ جزئیات مشتری یا تحویل را تغییر دهید.
• مرحله بعد: سفارش را زمانی تأیید کنید که آماده باشد.

تأیید‌شده (Confirmed)

• معنی: سفارش فروش بطور رسمی پذیرفته‌شده و برای تحویل آماده است.
• آنچه می‌توانید انجام دهید: سفارش را پردازش کنید (انتخاب/بسته‌بندی/حمل از گدام)، اما از تغییر جزئیات اساسی مانند مقادیر یا قیمت‌ها خودداری کنید مگر اینکه با مشتری تماس بگیرید.
• مرحله بعد: فاکتوری یا یادداشت تحویل ایجاد کنید. همچنین ممکن است به پیش‌نویس برگردید تا تغییراتی انجام دهید.

تکمیل‌شده (Completed)

• معنی: سفارش فروش فاکتورشده (یا به نحو دیگری به‌عنوان تحویل‌شده بسته شده) است.
• آنچه می‌توانید انجام دهید: سفارش را مشاهده کنید، اما معمولاً ویرایش‌های بیشتری مجاز نیستند.
• اهمیت: سفارشات تکمیل‌شده در سوابق شما آرشیو می‌شوند؛ آنها در فهرست‌های "سفارشات باز" ظاهر نمی‌شوند.

لغو‌شده (Cancelled)

• معنی: سفارش فروش لغو‌شده و تحویل نخواهد داد.
• آنچه می‌توانید انجام دهید: تنها سفارش را مشاهده کنید؛ تغییرات دیگری مجاز نیستند.
• اهمیت: سفارشات لغو‌شده موجودی را مسدود نمی‌کنند و تحویل را منجر نمی‌شوند؛ آنها به‌عنوان ثبتی از آنچه وعده داده‌شده اما تحویل نداده‌شده عمل می‌کنند.

انتقال‌های حالت و قوانین

• پیش‌نویس → تأیید‌شده: شما سفارش را بطور صریح تأیید می‌کنید.
• تأیید‌شده → تکمیل‌شده: معمولاً زمانی آغاز می‌شود که فاکتوری ایجاد کنید یا سفارش را به‌عنوان تحویل‌شده علامت‌گذاری کنید.
• تأیید‌شده یا پیش‌نویس → لغو‌شده: اگر مشتری سفارش را لغو کند یا دیگر نیازی به تحویل ندارید، سفارش را لغو می‌کنید.
• هر یک → پیش‌نویس: در برخی موارد، ممکن است یک سفارش تأیید‌شده را به پیش‌نویس برگردانید تا تغییراتی انجام دهید.

تأثیر بر حسابداری و موجودی

• سفارشات پیش‌نویس بر موجودی یا حسابداری تأثیر نمی‌گذارند.
• سفارشات تأیید‌شده ممکن است بر موجودی تأثیر بگذارند (موجودی رزرو‌شده) اگر سیستم شما برای رزرو کردن کالاها در لحظه تأیید پیکربندی‌شده باشد.
• سفارشات تکمیل‌شده برای اهداف بازرسی قفل شده‌اند؛ فاکتورها و سایر تراکنش‌ها نهایی هستند.
• سفارشات لغو‌شده هر گونه رزرو را آزاد می‌کنند و به‌عنوان تحویل‌های انجام‌نشده ثبت می‌شوند.