حذف سفارش فروش و اثرات زنجیرهای آن
فهمیدن آنچه اتفاق میافتد زمانی که سفارش فروش و اسناد مرتبط آن را حذف میکنید.
حذف سفارش فروش یک کار جدی است که اثرات گستردهای دارد. سیستم حذف را به اسناد مرتبط—تحویلها، فاکتورها و ورودیهای حسابداری—منتشر میکند. درک این اثرات قبل از حذف برای جلوگیری از ازدستراهرفتن داده و هرجومرج حسابداری مهم است.
قبل از شروع
- شما باید اجازه حذف سفارشات فروش را داشته باشید (معمولاً نقش مدیر یا مدیریت).
- تأیید کنید که سفارش واقعاً نیاز به حذف دارد (نه تنها بستهشدن یا بایگانی).
- درک کنید که حذف اغلب غیرقابلبرگشت است؛ به جای آن لغو یا تعلیق را در نظر بگیرید.
- بررسی کنید که آیا تحویلها یا فاکتورهایی از قبل از این سفارش ایجاد شدهاند.
مراحل
-
به سفارشات فروش → نمایش/ویرایش بروید. باز کردن در Usystems
-
سفارش فروشی را که میخواهید حذف کنید، پیدا کرده و باز کنید.
-
به دنبال دکمه حذف یا گزینه باشید، معمولاً در منو یا نزدیک سرصفحه سفارش.
-
روی حذف یا سفارش را برداشتن کلیک کنید.
-
سیستم یک پنجره تأیید نشان میدهد که فهرست میکند چه چیزی حذف میشود:
- خود سفارش فروش
- تحویلهای مرتبط که هنوز فاکتور نشدهاند
- هر فاکتور پیشنویس مرتبط به این سفارش
- ورودیهای حسابداری و تراکنشهای روزنامچه مرتبط
-
هشدار را دقیق بخوانید. اگر سفارش فاکتور شده باشد، سیستم ممکن است حذف را جلوگیری کند یا هشدار دهد که معکوسکردن فاکتورها لازم است.
-
اگر ادامه دهید، روی حذف را تأیید کنید یا بله، این سفارش را حذف کنید کلیک کنید.
-
سفارش و تمام اسناد مرتبط آن بهطور دائمی از سیستم حذف میشوند.
چه چیزهایی حذف میشوند (اثر زنجیرهای)
- تحویلهای پیشنویس: هر رکورد تحویل ایجادشده اما هنوز فاکتور نشده حذف میشود.
- فاکتورهای پیشنویس: فاکتورهای ایجادشده از این سفارش که نهاییشدهاند حذف میشوند.
- ورودیهای روزنامچه: ورودیهای حسابداری مرتبط با این سفارش معکوس میشوند (اگر به دوره قفلشده ثبت نشده باشند).
- کارهای تولیدی: برای اجناس تولیدبهسفارش، هر کار تولیدی ناتمام مرتبط به سفارش لغو میشود.
- خود سفارش فروش: رکورد سفارش، تمام اجناس خط، و دادههای مرتبط شدهاند.
چه چیزهایی حذف نمیشوند
- فاکتورهای ثبتشده: فاکتورهایی که تأییدشده و به دورههای قفلشده حسابداری ثبت شدهاند، قابل حذف نیستند. به جای آن، باید درخواست اعتباری یا بازگشت ایجاد کنید.
- اجناس تحویلدادهشده: اگر اجناس تحویل داده شده و فاکتور شده باشند، رکوردهای تحویل و فاکتور باقی میماند (سفارش نمیتواند حذف شود).
- سوابق تاریخی: سیاقهای حسابرسی یا مراجع تاریخی به سفارش حذفشده ممکن است در سیستم شما برای انطباق باقی بماند.
اثر حسابداری
حذف سفارش پیشنویس هیچ اثر حسابداری ندارد—هنوز چیزی ثبت نشده است. حذف سفارشی با فاکتورهای ثبتشده معمولاً توسط سیستم جلوگیری میشود. اگر سفارش دارای تراکنشهای ثبتنشده یا پیشنویس باشد، آن ورودیها زمانی که سفارش را حذف کنید معکوس میشوند، که ممکن است تا زمانی که تسویهحساب کنید چارت حسابات شما را بهطور موقت عدمتوازن باقی بگذارد.
نکات و اشتباهات رایج
- قبل از حذف دوبار فکر کنید: در اکثر موارد، باید سفارش را لغو کنید یا به عنوان جایگزینشده علامتگذاری کنید بجای حذف آن. حذف تمام سیاقهای حسابرسی را حذف میکند.
- ابتدا فاکتورها را بررسی کنید: اگر فاکتوری ایجاد شده و برای مشتری فرستاده شده باشد، نمیتوانید سفارش را حذف کنید. به جای آن باید درخواست اعتباری یا بازگشت ایجاد کنید.
- قبل از حذف با حسابداری مشورت کنید: اگر مبالغ قابلتوجهی درگیر باشند، از حسابدار یا کنترلکننده خود بخواهید قبل از ادامه اثر را بررسی کند.
- بجای آن بایگانی استفاده کنید: بسیاری از تیمها بیشتر سفارشات قدیمی یا لغوشده را بایگانی کنند تا حذف کنند، تاریخ را حفظ کردند و فهرست فعال را تمیز نگاه دارند.
آیا این مطلب مفید بود؟