ویرایش سفارش فروش: کدام تغییرات مجاز است

سفارشات فروش می‌توانند ویرایش شوند، اما میزان تغییرات مجاز بستگی به وضعیت فعلی سفارش دارد. سفارشات مرحله اولیه کاملاً انعطاف‌پذیر هستند، درحالی‌که سفارشات تأیید‌شده یا تا‌حدی اجرا‌شده محدودیت‌هایی دارند تا خطاهای حسابداری و هرج‌ومرج تحویل جلوگیری شود.

قبل از شروع

• سفارش فروش باید در سیستم شما موجود باشد.
• شما باید اجازه ویرایش سفارشات فروش را داشته باشید.
• وضعیت سفارش را بدانید (پیش‌نویس، تأیید‌شده، تا‌حدی تحویل‌داده‌شده، تکمیل‌شده).
• مرحله اجرای سفارش را بفهمید.

مراحل

1. به سفارشات فروش → نمایش/ویرایش بروید. باز کردن در Usystems

2. سفارش فروشی را که می‌خواهید تغییر دهید، پیدا کرده و باز کنید.

3. وضعیت سفارش را که در بالا یا در فیلد وضعیت نمایش داده می‌شود، بررسی کنید.

4. بسته به وضعیت، می‌توانید ویرایش کنید:

   سفارشات پیش‌نویس یا جدید:

   • نام و آدرس مشتری
   • اجناس خط، مقادیر و قیمت‌ها
   • تاریخ‌های تحویل
   • شرایط و یادداشت‌ها
   • تمام زمینه‌های دیگر قابل ویرایش هستند

   سفارشات تأیید‌شده (هنوز تحویل‌نداده‌شده):

   • تاریخ‌های تحویل و آدرس‌ها
   • مقادیر ممکن است در قسمت‌های تحویل‌نداده‌شده قابل‌تنظیم باشند
   • تغییرات نام مشتری ممکن است محدود باشد
   • قیمت‌ها معمولاً قفل شده‌اند تا از اختلافات جلوگیری شود

   سفارشات تا‌حدی تحویل‌داده‌شده:

   • تنها اجناس خط تحویل‌نداده‌شده می‌توانند تغییر کنند
   • مقادیر تحویل‌داده‌شده نمی‌توانند تغییر کنند
   • قیمت‌ها و جزئیات مشتری معمولاً قفل شده‌اند

   سفارشات تکمیل‌شده یا فاکتور‌شده:

   • ویرایش عموماً مجاز نیست؛ در عوض بازگشت یا درخواست اعتباری ایجاد کنید

5. تغییرات مطلوب خود را در زمینه‌های قابل ویرایش انجام دهید.

6. روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات ثبت شوند.

7. سیستم ویرایش‌های شما را اعتبارسنجی می‌کند. اگر تغییری مجاز نباشد، پیام خطایی دریافت می‌کنید که نشان می‌دهد چرا.

اثر حسابداری

تغییرات در سفارشات تأیید‌نشده بر حسابداری تأثیری ندارد. تغییرات در سفارشات تأیید‌شده (مثل کاهش مقدار) ممکن است تراکنش‌های قبلاً ثبت‌شده را معکوس کرده یا مبالغ در انتظار را تنظیم کند. در صورتی که تغییرات قابل‌توجهی را در سفارش تأیید‌شده انجام می‌دهید با تیم حسابداری خود مشورت کنید.

نکات و اشتباهات رایج

• وضعیت مهم‌تر از آنچه فکر می‌کنید است: تنها برای اینکه یک فیلد در صفحه ظاهر می‌شود، این بدان معنا نیست که می‌توانید آن را همیشه ویرایش کنید. به نشانه‌های قفل یا متن خاکستری‌رنگ نگاه کنید که نشان می‌دهد یک فیلد فقط‌خواندنی است.
• تغییرات مقدار بعد از تحویل نیاز به مستندات دارد: اگر مقادیر را در سفارش تحویل‌داده‌شده افزایش دهید، شما در واقع یک خط جدید اضافه می‌کنید—این را جداگانه ردیابی کنید تا فاکتور شما با تحویل مطابقت داشته باشد.
• هرگز قیمت‌ها را بعد از صدور فاکتور ویرایش نکنید: پس از صدور فاکتور، هر تغییر قیمتی باید به عنوان تخفیف، اعتبار یا اسناد جدید ثبت شود، نه ویرایش سفارش اصلی.