سوالات متداول: اساسات رسید فروش
پاسخهای سریع به سوالات متداول درخصوص رسیدهای فروش و نحوۀ کار آنها.
آیا میتوانم رسید فروش پیشنویس را حذف کنم؟
بله. رسید پیشنویس هیچ تأثیری در حسابداری ندارد، بنابراین میتوانید بدون تأثیر بر دفاتر آن را دور بریزید. بهسادگی دکمۀ حذف یا دور ریختن را بر روی رسید کلیک کنید. پس از تأیید رسید، نمیتوانید آن را حذف کنید—باید بهجای آن آن را لغو یا باطل کنید.
تفاوت رسید فروش و فاکتور چیست؟
رسید فروش برای فروش نقدی فوری است: پس از اینکه مشتری قبلاً پرداخت کرده آن را صادر میکنید. فاکتور برای فروش اعتباری است: قبل از (یا بعد از) اینکه مشتری قول پرداخت بعدی بدهد آن را صادر میکنید. فاکتورها برای پیگیری درآمدهای دریافتنی (پولی که به شما مدیون هستند) استفاده میشوند. رسیدهای فروش نقدی را که قبلاً در دست است ثبت میکند.
آیا میتوانم رسید فروش برای مشتریای که هنوز به سیستم وارد نشده صادر کنم؟
این بسته به تنظیمات شما دارد. در برخی تنظیمات، میتوانید فروش را بهعنوان «متفرقه» یا «مشتری برای تعیین شود» علامتگذاری کنید و جزئیات را بعداً پر کنید. در برخی دیگر، قبل از ایجاد رسید باید یک ثبت مشتری داشته باشید. از مدیر بپرسید یا تنظیمات سیستم خود را بررسی کنید.
اگر بهاشتباه مبلغ زیادی از مشتری دریافت کنم چه اتفاقی میافتد؟
اگر خطا را قبل از تأیید رسید متوجه شوید، بهسادگی مبلغ را ویرایش کنید و دوباره ارسال کنید. اگر قبلاً رسید را تأیید کردید و مشتری پرداخت کرده، دو گزینه دارید: ۱. مسترد (یادداشت اعتباری) برای مبلغ اضافی صادر کنید. ۲. اضافهپرداخت را بهعنوان اعتبار برای خرید بعدی مشتری اعمال کنید.
آیا میتوانم مشتری را بر روی رسید تأییدشده تغییر دهم؟
خیر. پس از تأیید رسید، فیلد مشتری قفل است. اگر مشتری اشتباه وارد کردید، باید رسید را لغو کنید و یک فاکتور جدید ایجاد کنید.
آیا باید جزئیات پرداخت را بر روی رسید ثبت کنم؟
بله. هر رسید باید نشان دهد که مشتری چگونه پرداخت کرد (نقدی، کارت، چک و غیره) و مبلغ. این برای تطبیق واریزهای بانکی شما و پیگیری جریان نقدی مهم است.
اگر مشتری بهجای رسید فاکتور بخواهد چه؟
برخی از مشتریان برای ثبت خود فاکتور رسمی را ترجیح میدهند، حتی اگر نقدی پرداخت کردند. در این صورت: ۱. رسید را بهطور عادی برای ثبت فروش نقدی صادر کنید. ۲. جداگانه، اگر حسابداری یا رابطۀ مشتری شما نیاز دارد، برای همان معاملۀ فاکتور ایجاد کنید (آن را بهعنوان پرداختشده علامتگذاری کنید).
از مدیر بپرسید اگر این در کسبوکار شما متداول است؛ شاید یک جریان کاری استاندارد برای این وضعیت وجود داشته باشد.
آیا میتوانم رسید را چاپ یا ایمیل کنم؟
بیشتر سیستمها به شما اجازه میدهند رسید را چاپ کنید یا PDF برای ایمیل تولید کنید. به دنبال دکمۀ چاپ یا صادرات بر روی صفحۀ رسید باشید. اگر نیاز به سفارشیکردن قالب چاپ دارید، با مدیر تماس بگیرید—آنها شاید نیاز داشته باشند الگوی چاپ را تنظیم کنند.
تأثیر حسابداری رسید تأییدشده چیست؟
رسید تأییدشده حساب نقد شما را (یا حساب پرداختی که تعیین کردید) افزایش میدهد و درآمد یا درآمد را ثبت میکند. اگر خطوط با حسابهای مختلف باشند (مثلاً کالاهای داروخانه در مقابل خدمات)، هر کدام ممکن است به حساب درآمد مختلفی ارسال شود. مالیه نیز ثبت میشود اگر قابلاعمال باشد. حسابدار یا مدیر سیستم شما میتوانند تأثیرات حساب خاص برای کسبوکار شما را توضیح دهند.
آیا میتوانم بخشی از رسید را مسترد کنم؟
بله. میتوانید مسترد جزئی برای کالاهای برگرداندهشده یا هزینههای مختلفالرای صادر کنید. معاملۀ مسترد برای مبلغ دریافتی مشتری ایجاد کنید، و Usystems وضعیت رسید و بیلانس مشتری را متناسباً تنظیم خواهد کرد.
چگونه میتوانم رسید ایجادشدۀ چندین هفتۀ پیش را جستجو کنم؟
به رسیدهای فروش بروید و از نوار جستجو برای فلتر بر اساس نام مشتری، شماره رسید یا بازۀ تاریخ استفاده کنید. همچنین میتوانید بر اساس تاریخ (قدیمیترین ابتدا یا جدیدترین ابتدا) مرتبسازی کنید. اگر نام مشتری یا تاریخ تقریبی را یادتان است، جستجو معمولاً سریعتر از پیمایش است. Open in Usystems
آیا این مطلب مفید بود؟