حالت‌های رسید فروش و معنای هر کدام

هر رسید فروش در Usystems از یک حیات می‌گذرد که در وضعیت آن منعکس شده است. درک هر وضعیت کمک می‌کند تا بدانید که با یک نگاه چه اتفاقی برای رسید رخ داده و چه اقدامی—اگر لازم باشد—سپس نیاز است.

پیش‌نویس شما هنوز در حال ویرایش رسید هستید. هیچ تأثیری در حسابداری ندارد. می‌توانید هر فیلد را تغییر دهید، خطوط را اضافه یا حذف کنید، و آن را کاملاً بدون تأثیر بر دفاتر حذف کنید. فقط شما (و مدیران) می‌توانند رسیدهای پیش‌نویس را ببینید.

تأیید‌شده شما رسید را نهایی‌کردید و پرداخت را ثبت کردید. پس از تأیید، رسید در برابر ویرایش قفل است—نمی‌توانید خطوط، مجموع‌های کل یا نام مشتری را بدون لغو‌کردن آن ابتدا تغییر دهید. سیستم این را به عنوان درآمد ثبت می‌کند: نقد دریافت شده و معاملۀ کامل است. رسید اکنون در گزارش‌های فروش و ثبت‌های درآمد شما ظاهر می‌شود.

تحویل‌شده (اگر قابل اعمال باشد) کالاها یا خدمات به مشتری تحویل داده شده‌اند. این وضعیت اختیاری است و بستگی به جریان کار کسب‌وکار شما دارد. رسید می‌تواند تأیید‌شده و تحویل‌شده جداگانه باشد، یا این دو می‌توانند با هم اتفاق بیفتند. رسید تحویل‌شده تأیید می‌کند که تکمیل پذیری کامل است.

مسترد (اگر قابل اعمال باشد) مشتری کالاها را برگرداخته یا درخصوص هزینه اعتراض کرده است، و مسترد صادر شده است. رسید اصلی در ثبت‌های شما برای اهداف تدقیق قابل مشاهده باقی‌می‌ماند، و مسترد جداگانه پیگیری می‌شود. می‌توانید مسترد جزئی (برای بخشی از خرید) یا مسترد کامل (برای کل رسید) صادر کنید.

لغو‌شده (اگر قابل اعمال باشد) رسید توسط مدیر یا از طریق فرآیند لغو رسمی لغو شده است. دیگر بر دفاتر تأثیر نمی‌گذارد. رسیدهای لغو‌شده در گزارش‌ها برای اهداف تدقیق قابل مشاهده‌اند اما به عنوان غیرفعال علامت‌گذاری شده‌اند.

چرا وضعیت مهم است:

• پیش‌نویس: ویرایش یا حذف شما ایمن است.
• تأیید‌شده: نقد ثبت‌شده است؛ معاملۀ «زنده» است.
• تحویل‌شده: تکمیل پذیری کامل است؛ هیچ تغییر موجودی دیگری انتظار نمی‌رود.
• مسترد: معکوس جزئی یا کامل؛ برای کالاهای برگردانده‌شده یا یادداشت‌های اعتباری هشیار باشید.
• لغو‌شده: برای اهداف حسابداری، انگار که هیچ‌وقت اتفاق نیفتاده است.

هنگامی که کار می‌کنید، Usystems به‌طور خودکار وضعیت را بر اساس اقدامات انجام‌شدۀ شما به‌روزرسانی می‌کند. شما می‌توانید در برخی موارد وضعیت را به‌صورت دستی تغییر دهید (برای مثال، تأیید کردن یک پیش‌نویس یا مسترد کردن یک رسید تأیید‌شده)، بسته به صلاحیت‌های شما.