انتخاب حساب نقده و حساب قابل دریافت

هنگام ایجاد رسید فروش، باید مشخص کنید کدام حساب نقدی (یا حساب پرداخت کارتی) پول را دریافت می‌کند، و به‌طور اختیاری کدام حساب قابل دریافت برای فروش استفاده می‌شود. در اکثر موارد، یوسیستمز بر اساس تنظیم چارت حسابات این حساب‌ها را به‌طور پیش‌فرض قرار می‌دهد، اما در صورت نیاز می‌توانید آنها را تغییر دهید. درک این انتخاب‌های حساب برای حسابداری و مدیریت نقد دقیق مهم است.

پیش از شروع

• باید اجازه ایجاد رسید فروش داشته باشید.
• تفاوت بین حساب‌های نقدی (بانک، صندوق) و حساب‌های قابل دریافت (اعتبار مشتری) را درک کنید.
• بدانید کدام حساب بانکی، صندوق یا روش پرداختی مشتری استفاده می‌کند.
• اگر در مورد حساب‌های صحیح برای کسب‌وکار شما مطمئن نیستید، با سرپرستتان تماس بگیرید.

مراحل

1. در فرم رسید فروش، فیلد حساب نقدی را پیدا کنید (اغلب در سربرگ یا بخش حسابداری).

2. برای مشاهدهٔ حساب‌های دسترس‌پذیر روی فیلد حساب نقدی کلیک کنید.

3. حسابی را انتخاب کنید که پول را دریافت می‌کند (مثلاً "بانک - حساب اصلی"، "صندوق 1"، "پردازندهٔ کارت").

4. به‌طور اختیاری، فیلد حساب قابل دریافت را پیدا کنید (این ممکن است برچسب متفاوتی داشته باشد بسته به تنظیم شما).

5. در صورت نیاز برای لغو پیش‌فرض حساب قابل دریافت را انتخاب کنید. در اکثر موارد برای رسیدهای فروش، این خودکار است و می‌توانید آن را به‌طور پیش‌فرض بگذارید.

6. انتخاب‌ها را بررسی کنید و با بقیهٔ رسید ادامه دهید (مشتری، خط‌ها، گدام، و غیره).

7. رسید را ذخیره کنید. پرداخت به حسابی که انتخاب کردید ارسال می‌شود.

تأثیر حسابداری

• حساب نقدی (بدهکار): حسابی که پول را دریافت می‌کند. برای رسید نقدی، این معمولاً حساب بانک یا صندوق است.
• حساب قابل دریافت (معمولاً برای رسیدها استفاده نمی‌شود): برای رسیدهای فروش، اقلام معمولاً فوراً پرداخت می‌شوند، بنابراین بیلانس قابل دریافت ایجاد نمی‌شود. این حساب بیشتر برای فاکتورها مربوط است.

نکات و اشتباهات معمولی

• روش پرداخت را تطابق دهید. اگر مشتری با انتقال بانکی پرداخت کرده، حساب بانک را انتخاب کنید. اگر نقد، صندوق را انتخاب کنید. اگر کارت، حساب پردازندهٔ کارت را انتخاب کنید.
• یک حساب برای هر رسید. تمام پرداخت‌های یک رسید باید به یک حساب نقدی برسند. اگر نیاز دارید پرداخت را تقسیم کنید (مثلاً بخشی نقد، بخشی کارت)، رسیدهای جداگانه ایجاد کنید.
• پیش‌فرض‌ها را بررسی کنید. سیستم شما ممکن است حساب‌های پیش‌فرضی برای رسیدها تنظیم کرده باشد. تأیید کنید که پیش‌فرض‌ها برای کسب‌وکار شما صحیح هستند.
• تسویهٔ حساب اهمیت دارد. انتخاب حساب صحیح تسویهٔ بانک را آسان‌تر می‌کند و گزارش‌های مالی شما دقیق‌تر می‌شود.
• پس از ذخیره تغییر ندهید. پس از ذخیره‌سازی رسید، از تغییر حساب نقدی پرهیز کنید، زیرا ممکن است ریکوردهای حسابداری را پیچیده کند. اگر باید تغییر دهید، با حسابدار یا سرپرستتان تماس بگیرید.