ویرایش و حذف مسترد
مسترد را براساس وضعیت فعلی آن اصلاح یا حذف کنید.
این کار چه میکند
شما میتوانید یک مسترد را ویرایش کنید تا اقلام مستردشده، مقادیر یا مبالغ را تغییر دهید—اما تنها زمانی که در حالت مسوده یا در انتظار است. هنگامی که یک مسترد تکمیل شود، باید لغو شود نه ویرایش. شما میتوانید یک مسترد را تنها درصورتی حذف کنید که در حالت مسوده باشد.
قبل از شروع
- اجازه ویرایش یا حذف مستردها (اگر مطمئن نیستید از سرپرستِ سیستم بپرسید)
- مسترد باید در حالت مسوده باشد تا آن را حذف کنید
- مستردهای تکمیلشده نمیتوانند حذف یا ویرایش شوند—آنها باید لغو شوند
- اگر جریان تأیید فعال است، ممکن است بتوانید یک مسترد در انتظار را ویرایش کنید (بستگی به نقش شما دارد)
ویرایش یک مسترد در حالت مسوده
-
به لیست مستردها بروید.
مستردها را در Usystems باز کنید -
مسترد مورد نظر را پیدا کنید و روی آن کلیک کنید.
-
روی ویرایش کلیک کنید (یا برای یک نماد مداد بگردید).
-
اقلام مستردشده، مقادیر یا دلیل را به صورت لازم تغییر دهید.
-
روی ذخیره کلیک کنید تا تغییرات شما ذخیره شود.
مسترد تا زمانی که آن را برای تأیید ارائه دهید یا علامتگذاری کنید که تکمیل شده است در حالت مسوده باقی میماند.
ویرایش یک مسترد در حالت در انتظار
-
به مستردها بروید و مسترد در انتظار را باز کنید.
-
اگر نقش شما اجازه میدهد، روی ویرایش کلیک کنید.
-
تغییرات خود را انجام دهید و روی ذخیره کلیک کنید.
اگر گزینه ویرایش را نمیبینید، نقش شما ممکن است اجازه ویرایش مستردهای در انتظار را نداده باشد. با سرپرستِ خود تماس بگیرید تا تأیید درخواست کنید یا از آنها بخواهید مسترد را باز کند.
حذف یک مسترد مسوده
-
به مستردها بروید و مسترد مسوده را پیدا کنید.
-
روی آن کلیک کنید تا نمای جزئیات را باز کنید.
-
روی حذف کلیک کنید (معمولاً نماد سطل زباله یا متن قرمز).
-
هنگام درخواست حذف را تأیید کنید.
مسترد به طور دائمی حذف میشود و در گزارشها یا تاریخ مسترد ظاهر نمیشود.
لغو یک مسترد تکمیلشده
اگر یک مسترد تکمیلشده باید لغو شود، سعی نکنید آن را حذف کنید—بجای آن، آن را لغو کنید:
-
مسترد تکمیلشده را باز کنید.
-
روی لغو کلیک کنید (یا یک گزینه مشابه).
-
لغو را تأیید کنید.
مسترد علامتگذاری لغوشده است. تأثیر حسابداری آن معکوس میشود و بدهی فاکتور مشتری بهطور مناسب تعدیل میشود. سند مسترد اصلی برای اهداف حسابرسی در تاریخ شما باقی میماند.
تأثیر حسابداری
- ویرایش یک مسترد مسوده: هیچ تأثیر حسابداری تا زمانی که ارائه شود.
- ویرایش یک مسترد در انتظار: بستگی به قوانین جریان کار شما دارد (ممکن است فوراً به GL ارسال یا منتظر تأیید).
- حذف یک مسترد مسوده: هیچ تأثیر حسابداری.
- لغو یک مسترد تکمیلشده: ورودیهای GL اصلی مسترد را معکوس میکند و بدهی مشتری را بازیابی میکند.
نکات و اشتباهات رایج
- مسوده در مقابل در انتظار: یک مسترد مسوده هنوز ارائه نشده است. اگر میخواهید تغییرات بزرگ ایجاد کنید و نیازی به تأیید ندارید، آن را در مسوده نگه دارید. هنگامی که ارائه میشود (در انتظار)، ممکن است قفل شود.
- نمیتواند یک مسترد در انتظار را ویرایش کند؟ نقش و صلاحیات خود را بررسی کنید. برخی جریانهای کار اسناد در انتظار را تا تأیید قفل میکنند.
- حذف در مقابل لغو: حذف را تنها برای مستردهای مسوده ای که اشتباهاً ایجاد کردید استفاده کنید. لغو را برای مستردهای تکمیلشده استفاده کنید که نیاز به معکوسسازی دارند.
- آزمایشات: مستردهای لغوشده در گزارشها قابلرؤیت باقی میمانند تا شما یک سابقه کامل از تمام فعالیت مسترد داشته باشید.
آیا این مطلب مفید بود؟