سوالات متداول: راپور فاکتورهای باز
سوالات رایج درباره درک و استفاده از راپور فاکتورهای باز.
س: چرا برخی از فاکتورهای من در راپور فاکتورهای باز ظاهر نمیشوند؟
پ: راپور فاکتورهای باز فقط فاکتورهایی را نشان میدهد که دارای تراز پرداختنشدهای هستند. دلایل ممکن برای فاکتورهای گمشده:
- فاکتورهای پرداختشده: اگر پرداختی را ثبت کردید که فاکتور را بهطور کامل پرداخت کرد، دیگر در این راپور ظاهر نمیشود — فقط در راپور لست فاکتورها است.
- فاکتورهای پیشنویس: فاکتورهایی که هنوز ارسال نشدهاند ممکن است ظاهر نشوند. ابتدا فاکتور را ارسال کنید.
- فاکتورهایی با اعتبار کامل: اگر یادداشت اعتباری صادر کردید که تراز را به صفر رساند، فاکتور از لست "باز" حذف میشود.
- فیلترهای اعمالشده: بررسی کنید اگر فیلترها را اعمال کردهاید (بازه تاریخی، مشتری، مبلغ) که ممکن است فاکتور خود را پنهان کنند.
س: فاکتوری میگوید تاخیرانه است، اما میدانم پرداخت دریافت کردم. چرا؟
پ: اگر فاکتور هنوز بهعنوان تاخیرانه در راپور نشان داده میشود، پرداخت ممکن است در Usystems ثبت نشده باشد. برای رفع این مشکل:
- به پرداختها بروید باز کردن در Usystems و تأیید کنید پرداخت ثبت شده.
- اگر پرداخت ثبت نشده، سوابق پرداخت جدید را ایجاد کنید و آن را به فاکتور صحیح اعمال کنید.
- پس از ثبت پرداخت، راپور بهروز میشود و فاکتور از لست "باز" خارج میشود (اگر بهطور کامل پرداخت شود) یا تراز آن کاهش مییابد (اگر تاحدی پرداخت شود).
س: "روزهای تأخیر" به چه معنی است؟
پ: "روزهای تأخیر" این است که چند روز از تاریخ سررسید فاکتور گذشتهاند. برای مثال:
- فاکتوری سررسید برای 1 ژوین که 8 ژوین بررسی میشود، 7 روز تأخیر دارد.
- اگر تاریخ سررسید روی فاکتور تنظیم نشده باشد، "روزهای تأخیر" ممکن است خالی یا صفر باشد.
- این ستون را برای اولویتبندی کدام مشتریان را باید تماس بگیرید استفاده کنید — هر چه عدد بزرگتر، قدیمیتر و فوریتر تلاش جمعآوری است.
س: آیا میتوانم از این راپور برای پیشبینی جریان نقد خود استفاده کنم؟
پ: بله، تا حدی. مجموع "مبلغ بدهی" در راپور نشاندهندهی پولی است که انتظار داریم از مشتریان جمعآوری کنیم. با این حال، توجه داشته باشید:
- همه جمعآوری نمیشوند: برخی فاکتورها ممکن است هرگز پرداخت نشوند (خطر بدهی بد).
- زمانبندی پرداخت متفاوت است: مشتریان ممکن است زودتر یا دیرتر از تاریخ سررسید پرداخت کنند.
- فاکتورهای جدید: این راپور شامل فاکتورهایی نیست که پس از اجرای راپور ایجاد شوند.
برای دقیقترین پیشبینی جریان نقد، این راپور را با سابقه پرداخت و دادههای قابلاعتماد مشتری ترکیب کنید.
س: آیا میتوانم فاکتورها را از راپور فاکتورهای باز حذف یا پنهان کنم؟
پ: خیر. فاکتورها را فقط میتوان از لست "باز" با موارد زیر حذف کرد:
- پرداخت کامل آنها: پرداخت را در Usystems ثبت کنید.
- صدور یادداشت اعتباری: اگر اعتبار یا تخفیف اعطا میکنید، آن را روی فاکتور اعمال کنید.
- لغو کردن فاکتور: در موارد نادر، ممکن است فاکتور را لغو کنید (درباره سیاست با مدیر سیستم صحبت کنید).
فقط فیلتر کردن راپور فاکتورها را حذف نمیکند — فقط آنها را موقتاً روی صفحه شما پنهان میکند.
س: چرا مجموع "مبلغ بدهی" من با حسابهای دریافتی من روی ترازنامه متفاوت است؟
پ: اینها باید مطابقت داشته باشند، اما تفاوتها میتواند اگر اتفاق بیفتد:
- زمانبندی: راپور در تاریخ متفاوتی نسبت به بیاننامه مالی خود اجرا شد.
- فاکتورها در وضعیتهای مختلف: سیستم حسابداری شما ممکن است شامل فاکتورهایی باشد که هنوز در Usystems "ارسالنشده" هستند.
- ورودیهای روزنامچه: تعدیلات دستی یا حذفهای روزنامچه شما ممکن است در وضعیت فاکتور منعکس نشوند.
برای تطبیق این دو رقم با تیم حسابداری خود کار کنید.
س: آیا میتوانم تعقیبهای خودکار یا یادآورهایی را بر اساس این راپور تنظیم کنم؟
پ: این بستگی به تنظیمات Usystems و هر ادغامگری دارد که ممکن است داشته باشید. با مدیر سیستم درباره موارد زیر بررسی کنید:
- یادآورهای ایمیل برای مشتریان (مدیر سیستم ممکن است جریانهای یادآوری را پیکربندی کرده باشد).
- ادغام با ابزارهای CRM یا مدیریت وظایف خارجی.
- قوانین سفارشی یا اتوماسیونهای موجود در نسخه Usystems شما.
آیا این مطلب مفید بود؟