خواندن و تفسیر راپور فاکتورهای باز
درک آنچه راپور نشان میدهد و چگونه با مدیریت جریان نقد و اعتبار کمک میکند.
راپور فاکتورهای باز چیست
راپور فاکتورهای باز یک نمای فیلترشده از راپور لست فاکتورهای شما است که فقط فاکتورهایی با تراز پرداختنشده را نشان میدهد. اینها فاکتورهایی هستند که هنوز پرداخت کامل از مشتری دریافت نکردید. راپور فاکتورهای پرداختشده را حذف میکند و تمرکز بر آنچه هنوز نیاز دارید جمعآوری کنید را ممکن میسازد.
چرا اهمیت دارد
فاکتور باز نشاندهندهی پولی است که مشتریان بدهیاشاند — این دارایی در ترازنامه شما است بهنام "حسابهای دریافتی". مدیریت فاکتورهای باز حیاتی است زیرا:
- جریان نقد: باید بدانید چه مقدار پول در انتظار است تا جریان نقد موجود خود را پیشبینی کنید.
- تصمیمات اعتباری: تعداد و اندازه فاکتورهای باز به شما کمک میکنند تصمیم بگیرید که آیا برای مشتری اعتبار بدهید یا محدودیت اعتباری آن را محدود کنید.
- جمعآوری: میتوانید اولویتبندی کنید کدام مشتریان را برای تقاضای پرداخت تماس بگیرید بر اساس بزرگی تراز آنها و قدمت فاکتور.
- خطر بدهی ناپذیری: فاکتورهای بسیار قدیم، پرداختنشده ممکن است نیاز به حذف بهعنوان بدهی غیرقابلجمعآوری داشته باشند، که صورتهای مالی شما را تأثیر میگذارد.
چگونه در Usystems کار میکند
هنگامی که فاکتوری ایجاد میکنید و بلافاصله پرداخت کامل دریافت نمیکنید، آن فاکتور در راپور فاکتورهای باز ظاهر میشود. هنگامی که مشتری پرداختهای جزئی یا کامل انجام میدهد، آن پرداختها را در Usystems ثبت میکنید. پس از پرداخت کامل فاکتور، بهطور خودکار از لست "باز" خارج میشود و در این راپور ظاهر نمیشود.
راپور همیشه بهروز است — فاکتورهای باز جدید بهطور خودکار ظاهر میشوند و فاکتورها بهطور فوری به وضعیت پرداختشده منتقل میشوند وقتیکه آنها را بهعنوان پرداختشده علامتگذاری کنید یا پرداخت کامل ثبت کنید.
جایی که میبینید و چه نشان میدهد
به راپورها بروید باز کردن در Usystems، سپس راپورهای فروشات و راپور فاکتورهای باز را انتخاب کنید. راپور نشان میدهد:
- تمام فاکتورها (از تمام مشتریان، مگراینکه فیلتر کنید) با تراز پرداختنشده.
- برای هر فاکتور: شماره فاکتور، نام مشتری، مبلغ بدهی، مبلغ اصلی فاکتور، تاریخ سررسید و گاهی "روزهای تأخیر" (اگر تاریخ سررسید گذشته باشد).
- مجموع تمام مبالغ بدهی در تمام فاکتورهای باز (مفید برای دانستن کل دریافتهای معلق شما).
نحوه استفاده برای جمعآوری و جریان نقد
-
مشتریان را اولویتبندی کنید: براساس "مبلغ بدهی" (بزرگترین اول) یا "روزهای تأخیر" (قدیمیترین اول) مرتب کنید تا ببینید کدام مشتریان بیشتر بدهی دارند یا چقدر از پرداخت عقباند.
-
جریان نقد را پیشبینی کنید: مجموع ستون "مبلغ بدهی" تقریباً به شما میگوید چه مقدار پول انتظار داریم در هفتهها یا ماههای آتی جمعآوری کنیم.
-
برای بدهی بد جداگانه کنید: اگر فاکتورهای بسیار قدیمی وجود دارند (مثلاً بیش از 90 روز)، در نظر بگیرید که آیا ممکن است هرگز پرداخت نشوند و آیا باید برای بدهی احتمالی بد بودجهای کنار گذاشت.
-
پیگیری کنید: از اطلاعات تاریخ سررسید و روزهای تأخیر استفاده کنید تا بدانید کدام مشتریان را باید تماس بگیرید. مشتری با فاکتور 30 روز تأخیر سریعتر نیاز به توجه دارد تا یکی با فاکتور 5 روزه.
آیا این مطلب مفید بود؟