خرید و صورتحساب: Purchase، Bill و سفارش خرید
این مقاله تفاوت خرید نقدی، صورتحساب نسیه و سفارش خرید و همچنین روند ثبت و پرداخت صورتحساب را بررسی میکند.
سمت خرید سیستم، آیینهٔ سمت فروش است. منوی خرید (Purchase) شامل: خریدها، صورتحسابها، سفارش خرید، درخواست خرید و پرداخت صورتحساب.
سه سند خرید — کدام را استفاده کنم؟
| سند | چه وقت | اثر مالی |
|---|---|---|
| خرید (Purchase) | خرید نقدی — پول همان لحظه پرداخت میشود | دبت موجودی/مصرف، کریدت صندوق |
| صورتحساب (Bill) | خرید نسیه — بعداً پرداخت میکنید | دبت موجودی/مصرف، کریدت حساب پرداختنی |
| سفارش خرید (Purchase Order) | تعهد خرید آینده — هنوز مال نیامده | بدون قید مالی تا رسیدن مال |
جریان کامل تدارکات: درخواست خرید ← سفارش خرید ← دریافت انبار ← صورتحساب ← پرداخت. برای کسبوکار کوچک میتوانید مستقیم از «خرید» یا «صورتحساب» شروع کنید.
ثبت صورتحساب (Bill)
از خرید ← صورتحسابها ← جدید:
سربرگ
| فیلد | لازمی؟ | توضیح |
|---|---|---|
| تاریخ | بلی | تاریخ صورتحساب فروشنده |
| فروشنده (Vendor) | بلی | از فهرست مخاطبین |
| حساب (Account) | بلی | حساب پرداختنی — خودکار از تنظیمات فروشنده/پیشفرض |
| انبار | نه | مال به کدام انبار داخل شود |
| نمبر مرجع (Reference No) | نه | شمارهٔ صورتحساب فروشنده یا سفارش |
| ارز و نرخ | بلی/ارزی | ارز سند و نرخ تبادله در صورت ارز خارجی |
| تخفیف | نه | تخفیف فروشنده |
اقلام
| ستون | توضیح |
|---|---|
| محصول | قلم خریداریشده |
| مقدار و واحد | تعداد و واحد خرید (مثلاً کارتن) |
| قیمت فی (Unit Price) | قیمت خرید — خودکار از «آخرین قیمت خرید» محصول پر میشود |
| قیمت فروش (Sale Price) | اختیاری — میتوانید همینجا قیمت فروش جدید تعیین کنید |
پس از ذخیره
- حساب پرداختنی فروشنده بالا میرود.
- در صورت انتخاب انبار و علامت «دریافتشده»، مال داخل انبار میشود و آخرین قیمت خرید محصول بهروز میگردد.
- منبع قیمتگذاری (Costing Source) برای محاسبهٔ FIFO/LIFO ساخته میشود.
پرداخت صورتحساب (Pay Bills)
وقتی پول فروشنده را میدهید:
- خرید ← پرداخت صورتحساب (یا پرداختها ← Pay Bills).
- فروشنده را انتخاب کنید — صورتحسابهای باز نمایش داده میشود.
- مبلغ، ارز و حساب نقدی/بانکی منبع را وارد کنید.
- مبلغ را روی صورتحسابها تخصیص دهید و ذخیره کنید.
قید: دبت حساب پرداختنی، کریدت صندوق/بانک.
پیشپرداخت به فروشنده (Vendor Advance)
اگر پیش از رسیدن مال پول دادهاید، بهعنوان پیشپرداخت ثبت میشود. هنگام ثبت خرید نقدی بعدی، سیستم بهصورت خودکار پیشپرداخت موجود را اعمال میکند؛ در صورتحساب هم میتوانید از باقیماندهٔ پیشپرداخت برای تسویه استفاده کنید (تخصیص بیلانس).
نکات
- قیمت خرید را کنترول کنید: فورم خرید «آخرین قیمت خرید» را میآورد، نه قیمت فروش را — اگر عدد عجیب دیدید، سابقهٔ خرید محصول را ببینید.
- سفارش خرید برای مال در راه است؛ در راپور «مال در راه» (Goods on the Way) قابل پیگیری است.
- وضعیت بدهیهای شما در گزارش عمر پرداختنیها (AP Aging) به تفکیک مدت دیده میشود.
مقالهٔ قبلی: → رسید فروش و POS | مقالهٔ بعدی: پرداختها و رسیدها ←
آیا این مطلب مفید بود؟