مخاطبین: مشتری و فروشنده
این مقاله ثبت مشتری و فروشنده بهعنوان مخاطب، تنظیم حد اعتبار و حسابات دریافتنی/پرداختنی مرتبط را شرح میدهد.
هر معاملهٔ نسیه یک طرف دارد: مشتری (که از شما میخرد) یا فروشنده/تأمینکننده (که شما از او میخرید). در USystems هر دو زیر مفهوم واحد مخاطب (Contact) مدیریت میشوند و از منوهای «مشتریان» و «فروشندگان» قابل دسترساند.
ثبت مخاطب جدید
از منوی مشتریان (یا فروشندگان) روی جدید کلیک کنید:
| فیلد | لازمی؟ | توضیح |
|---|---|---|
| نام (Name) | بلی | نام مشتری/فروشنده (حداقل ۲ حرف) |
| اجازهٔ فروش نسیه (Allow Credit Sales) | نه | آیا به این مخاطب میتوان نسیه فروخت؟ |
| حد اعتبار (Credit Limit) | نه | سقف بدهی مجاز مشتری — سیستم فروش نسیهٔ بیش از این حد را کنترل میکند |
| تنظیمات حسابداری ارزی | نه | حساب دریافتنی/پرداختنی مشخص برای هر ارز (پایین را ببینید) |
حسابات دریافتنی و پرداختنی مخاطب
نکتهٔ قدرتمند USystems: برای هر مخاطب میتوانید مشخص کنید که معاملاتش به کدام حساب دریافتنی (AR) و کدام حساب پرداختنی (AP) ثبت شود — و این تنظیم به تفکیک هر ارز انجام میشود:
| ارز | حساب دریافتنی | حساب پرداختنی |
|---|---|---|
| افغانی | حساب دریافتنی — افغانی | حساب پرداختنی — افغانی |
| دالر | حساب دریافتنی — دالر | حساب پرداختنی — دالر |
اگر تنظیم نکنید، سیستم از حسابات پیشفرض استفاده میکند. این قابلیت زمانی اهمیت پیدا میکند که با چند ارز کار کنید (مقالهٔ تنظیمات ارزی مخاطبین).
ماندهٔ ابتدایی مخاطب
اگر مشتری از قبل به شما بدهکار است (یا شما به فروشنده)، ماندهٔ ابتدایی را ثبت کنید تا حساب دریافتنی/پرداختنی از روز اول درست باشد. راه معیاری:
- مشتری بدهکار: یک فاکتور به تاریخ آغاز دوره با مبلغ بدهی ثبت کنید، یا از قید ژورنال استفاده کنید (دبت: حساب دریافتنی، کریدت: سرمایه/ماندهٔ افتتاحیه).
- بدهی شما به فروشنده: صورتحساب (Bill) افتتاحیه یا قید ژورنال معکوس.
حد اعتبار در عمل
وقتی «اجازهٔ فروش نسیه» فعال و «حد اعتبار» تعیین شده باشد:
- هنگام ثبت فاکتور نسیه، سیستم ماندهٔ فعلی مشتری + مبلغ فاکتور جدید را با حد اعتبار مقایسه میکند.
- اگر از حد بگذرد، هشدار میدهد یا مانع ثبت میشود (بسته به تنظیمات).
این ابزار سادهٔ کنترل ریسک، جلوی انباشت بدهیهای وصولناشدنی را میگیرد.
مشاهدهٔ وضعیت حساب مخاطب
برای دیدن وضعیت هر مخاطب:
- راپورها ← خلاصهٔ بیلانس مشتری (Customer Balance Summary) — ماندهٔ کل هر مشتری
- راپورها ← تفصیل بیلانس مشتری (Customer Balance Detail) — فاکتور به فاکتور
- صورتحساب مخاطب (Statement of Account) — کشف حساب کامل یک مخاطب برای یک بازهٔ تاریخ؛ مناسب برای ارائه به خود مشتری
- گزارش عمر دریافتنیها (AR Aging) — بدهیها به تفکیک مدت معطلی (مقالهٔ راپورها)
نکات
- از ثبت مخاطب تکراری خودداری کنید؛ پیش از ایجاد، با جستجو مطمئن شوید مخاطب قبلاً ثبت نشده.
- یک مخاطب میتواند هم مشتری باشد هم فروشنده — لازم نیست دو بار ثبت شود.
- برای مشتریان نقدی گذری، نیازی به ثبت مخاطب جداگانه نیست؛ از رسید فروش/POS استفاده کنید (مقالهٔ ۶).
مقالهٔ قبلی: → چارت حسابات | مقالهٔ بعدی: محصولات و خدمات ←
آیا این مطلب مفید بود؟