پرداختها و رسیدها: مدیریت جریان پول
این مقاله همهٔ راههای دریافت پول از مشتری، پرداخت به فروشنده، انتقال بین حسابات و پیشپرداختها را یکجا مرور میکند.
این مقاله همهٔ راههای ورود و خروج پول را یکجا مرور میکند: دریافت از مشتری، پرداخت به فروشنده، انتقال بین حسابات و پیشپرداختها.
نقشهٔ کلی جریان پول
| عملیات | منو | قید حسابداری |
|---|---|---|
| دریافت از مشتری | فروشات ← پرداخت مشتری | دبت صندوق/بانک — کریدت حساب دریافتنی |
| پرداخت به فروشنده | خرید ← پرداخت صورتحساب | دبت حساب پرداختنی — کریدت صندوق/بانک |
| انتقال بین حسابات | حسابات ← انتقالها (Transfers) | دبت حساب مقصد — کریدت حساب منبع |
| نوشتن چک | پرداختها ← Write Checks | دبت حساب هدف — کریدت بانک |
| پیشپرداخت کارمند | صندوقها و پیشپرداختها | دبت پیشپرداخت — کریدت صندوق |
دریافت پول از مشتری (Customer Payment)
- فروشات ← پرداخت مشتری ← جدید
- مشتری را انتخاب کنید — فاکتورهای باز او فهرست میشود.
- فیلدها: تاریخ، مبلغ، ارز، حساب نقدی/بانکی مقصد، روش پرداخت (نقد، چک، حواله).
- تخصیص (Allocation): مبلغ دریافتی را روی فاکتورهای باز تقسیم کنید — از قدیمیترین شروع کنید مگر مشتری چیز دیگری خواسته باشد.
- ذخیره کنید.
اگر مشتری بیشتر از بدهیاش پرداخت کند، اضافه بهعنوان اعتبار/پیشدریافت مشتری ثبت میشود و در فاکتورهای بعدی قابل استفاده است (تخصیص بیلانس).
پرداخت به فروشنده (Pay Bills)
مشابه دریافت از مشتری، اما معکوس — تفصیل در مقالهٔ ۷.
استفاده از بیلانس مخاطب (Balance Allocation)
اگر مخاطب نزد شما اعتبار/پیشپرداخت دارد، هنگام ساختن فاکتور یا صورتحساب جدید میتوانید بهجای پول نقد، از بیلانس موجود او تسویه کنید. سیستم مبلغ را از اعتبار مخاطب کم کرده و سند را (کاملاً یا قسماً) پرداختشده علامه میزند.
انتقال بین حسابات (Account Transfer)
برای جابهجایی پول بین صندوق و بانک یا بین دو صندوق:
- حسابات ← انتقالها ← جدید
- حساب منبع، حساب مقصد، مبلغ و تاریخ را وارد کنید.
- اگر دو حساب ارز متفاوت دارند، نرخ تبادله را هم وارد کنید — سیستم معادل را محاسبه میکند.
پول خرد (Petty Cash) و پیشپرداختها
از منوی صندوقها و پیشپرداختها (Funds & Advances):
- پول خرد (Petty Cash) — مصارف خرد روزمره از یک صندوق کوچک.
- پیشپرداخت (Advance) — پول پیشکی به کارمند؛ بعداً با معاش یا اسناد مصرف تسویه میشود.
- قرضهها (Loans) — مدیریت قرضهٔ کارمندان و اقساط بازپرداخت.
کنترول روزانه
- راپور پرداخت/رسید (Payment Receipt Report) — همهٔ دریافتها و پرداختهای یک بازه.
- تجزیهٔ نقدی (Cash Breakdown) — موجودی لحظهای هر صندوق و بانک.
- در پایان روز، موجودی فزیکی صندوق را با راپور مطابقت دهید.
نکات
- همیشه ارز پرداخت را با ارز فاکتور/صورتحساب هدف مطابقت دهید؛ تسویهٔ بینارزی نرخ تبادله میخواهد و ممکن است سود/زیان ارزی ایجاد کند (سلسلهٔ چندارزی).
- پرداختی را که به سند تخصیص یافته حذف نکنید مگر اینکه بخواهید سند دوباره «باز» شود.
مقالهٔ قبلی: → خرید و صورتحساب | مقالهٔ بعدی: ژورنال (قید دستی) ←
آیا این مطلب مفید بود؟