فاکتور فروش: ایجاد، تخفیف، مالیه و دریافت پول
این مقاله مراحل ایجاد فاکتور فروش، محاسبهٔ تخفیف و مالیه و دریافت پول در مقابل فاکتور را گامبهگام شرح میدهد.
فاکتور (Invoice) پرکاربردترین سند سیستم است: فروش به مشتری را ثبت میکند، موجودی انبار را کم میکند و اگر نسیه باشد، بدهی مشتری را در حساب دریافتنی بالا میبرد.
ایجاد فاکتور جدید
از منوی فروشات ← فاکتورها ← فاکتور جدید:
۱. سربرگ فاکتور
| فیلد | لازمی؟ | توضیح |
|---|---|---|
| کد (Code) | خودکار | شمارهٔ فاکتور — سیستم خودش تولید میکند |
| تاریخ (Date) | بلی | تاریخ فاکتور (هجری شمسی) |
| مشتری (Contact) | بلی | از فهرست مخاطبین انتخاب کنید |
| حساب (Account) | بلی | حساب دریافتنی — معمولاً خودکار از تنظیمات مشتری/پیشفرض پر میشود |
| انبار (Inventory) | بلی | مال از کدام انبار خارج شود |
| ارز (Currency) | بلی | ارز فاکتور — پیشفرض: ارز مشتری یا ارز پایه |
| نرخ (Rate) | ارزی | نرخ تبادله، فقط اگر ارز فاکتور با ارز پایه فرق داشته باشد |
| پروژه (Project) | نه | تخصیص به پروژه برای راپوردهی |
| تخفیف (Discount) | نه | تخفیف کلی فاکتور (مبلغ یا فیصدی) |
| تحویل شده (Is Delivered) | نه | پیشفرض: بلی — تعیین میکند مال همین حالا از انبار خارج شود یا نه |
۲. اقلام فاکتور (Line Items)
برای هر قلم:
| ستون | توضیح |
|---|---|
| محصول/خدمت (Item) | با تایپ چند حرف جستجو و انتخاب کنید |
| لات (Lot) | در صورت فعالبودن ردیابی لات — یا بگذارید سیستم خودش انتخاب کند |
| مقدار (Quantity) | تعداد فروش |
| واحد اندازهگیری | واحد فروش (قطی، کارتن...) |
| قیمت فی (Unit Price) | خودکار از قیمت فروش محصول؛ قابل تغییر |
| قیمت مجموعی (Total Price) | مقدار × قیمت فی — خودکار |
۳. محاسبات پایانی
- جمع جزء (Subtotal) — مجموع اقلام
- تخفیف — کسر از جمع جزء
- مالیه (Tax) — در صورت تنظیم، بر جمع اعمال میشود
- مجموع (Total) — مبلغ نهایی قابل پرداخت
۴. ذخیره
روی ذخیره کلیک کنید. سیستم بهصورت خودکار:
- قید حسابداری میسازد: دبت حساب دریافتنی مشتری، کریدت عواید فروش.
- اگر قلم محصول انبارگی باشد: خروج انبار ثبت و بهای تمامشده (COGS) را قید میکند (دبت COGS، کریدت موجودی انبار).
- اگر همان لحظه پول دریافت شود (فروش نقدی)، پرداخت را نیز ثبت میکند.
دریافت پول در مقابل فاکتور
اگر فاکتور نسیه بود و مشتری بعداً پول آورد:
- به فروشات ← پرداخت مشتری (Customer Payment) بروید.
- مشتری را انتخاب کنید — فهرست فاکتورهای باز او نمایش داده میشود.
- مبلغ، ارز و حساب نقدی/بانکی مقصد را وارد کنید.
- مبلغ را روی فاکتور(های) باز تخصیص دهید.
- ذخیره کنید — قید: دبت صندوق/بانک، کریدت حساب دریافتنی مشتری.
وضعیت فاکتور به «پرداختشده» یا «قسماً پرداختشده» تغییر میکند.
استرداد فاکتور (Refund)
اگر مشتری مال را پس آورد، از پرداختها ← استرداد پرداخت فاکتور (Invoice Refund Payment) استفاده کنید — مال به انبار برمیگردد و قیدهای معکوس ثبت میشود.
نکات
- پیش از ذخیره، انبار درست را انتخاب کنید — بعد از خروج مال، تغییر انبار مستلزم اصلاح سند است.
- اگر «تخفیف» صفر است، فیلد را خالی بگذارید یا صفر — هر دو قابل قبول است.
- فاکتورهایی که پرداخت دارند را حذف نکنید؛ اول پرداخت را لغو کنید.
- برای فروش نقدی سریع بدون انتخاب مشتری، از رسید فروش/POS استفاده کنید ← مقالهٔ ۶.
مقالهٔ قبلی: → محصولات و خدمات | مقالهٔ بعدی: رسید فروش و کاسه (POS) ←
آیا این مطلب مفید بود؟