ژورنال: ثبت قید دستی

بیشتر قیدهای حسابداری را سیستم خودش از روی اسناد (فاکتور، خرید، پرداخت) می‌سازد. اما گاهی به قید دستی نیاز دارید — اینجاست که ژورنال (Journal) به کار می‌آید.

چه وقت از ژورنال استفاده کنیم؟

• ثبت مانده‌های افتتاحیه هنگام مهاجرت از سیستم قبلی
• استهلاک دارایی‌ها، ذخیره‌ها و تعدیلات پایان دوره
• اصلاح اشتباهی که با ویرایش سند اصلی قابل رفع نیست
• معاملات خاصی که سند آماده ندارند (مثلاً تصحیح طبقه‌بندی بین دو حساب)

قاعدهٔ طلایی: اگر برای معامله سند آماده وجود دارد (فاکتور، صورتحساب، پرداخت، انتقال) از همان سند استفاده کنید، نه ژورنال. ژورنال آخرین راه است — چون انبار، بیلانس مخاطب و وضعیت اسناد را به‌روز نمی‌کند، فقط حسابات را.

ثبت قید ژورنال

از حسابات ← ژورنال ← جدید:

سربرگ

سطرهای قید

هر سطر یک طرف قید است:

قانون توازن

قید فقط وقتی ذخیره می‌شود که مجموع دبت = مجموع کریدت باشد — هم در هر ارز و هم در معادل ارز پایه. اگر پیام «قید متوازن نیست» دیدید، جمع دو ستون را کنترول کنید.

مثال — ثبت استهلاک ماهانه

مثال — ماندهٔ افتتاحیهٔ مشتری بدهکار

مشاهدهٔ قیدها

• راپورها ← راپور ژورنال — همهٔ قیدهای ثبت‌شده (دستی و خودکار) در یک بازه.
• دفتر کل (Ledger) — اثر قیدها را حساب‌به‌حساب ببینید.

نکات

• برای هر قید، در «یادداشت» بنویسید چرا ثبت شده — شش ماه بعد خودتان تشکر خواهید کرد.
• در قیدهای چندارزی، نرخ استفاده‌شده روی سطر ذخیره می‌شود؛ نرخ روز معامله را بگذارید نه نرخ امروز.
• قید ژورنال روی حساب دریافتنی/پرداختنی بدون تعیین «مخاطب مرتبط» باعث می‌شود بیلانس آن مخاطب با دفتر کل نخواند.

---

مقالهٔ قبلی: → پرداخت‌ها و رسیدها | مقالهٔ بعدی: راپورهای مالی ←